Jak bez wysiłku planować sesje coachingowe z klientami

Masz klientów. Masz solidne umiejętności coachingowe. Ale planowanie spotkań? Ta część może być zaskakująco frustrująca. Niezależnie od tego, czy spotykasz się z jedną osobą, czy prowadzisz sesję grupową, planowanie, wysyłanie zaproszeń, pobieranie opłat i ustalanie szczegółów organizacyjnych może zająć wiele godzin. Ale nie musi tak być.

Dzięki odpowiedniej organizacji i kilku sprytnym nawykom planowanie spotkań może stać się jedną z najłatwiejszych części Twojej pracy jako coacha. Oto jak to zrobić.

Zacznij od Booking Page dla sesji indywidualnych

Jeśli pracujesz z klientami indywidualnymi, a Booking Page to twój najlepszy przyjaciel. Dzięki niemu możecie wybrać termin, który pasuje wam obojgu — bez ciągłej wymiany e-maili i bez nieporozumień.

Oto, co należy umieścić na tej stronie:

• Tytuł sesji (np. „Coaching kariery – 60 min”)

• Twoja dostępność w tym tygodniu

• Pytania mające na celu zebranie ważnych informacji, np.:

  • „Na czym chcesz się skupić?”

  • „Czy to twoja pierwsza współpraca z trenerem?”

• Czy jest dostępna lokalizacja lub link do nagrania z sesji?

Zanim udostępnisz link, wyświetl podgląd zaproszenia. Dzięki temu będziesz mógł dostrzec ewentualne braki w treści i zobaczyć je dokładnie tak, jak zobaczy je Twój klient.

W przypadku zajęć grupowych należy korzystać z Sign-up Sheet

Organizujesz warsztaty grupowe lub wydarzenie stacjonarne? Przejdź na Sign-up Sheet. Pomaga to uporządkować listę uczestników i ustalić ograniczenia, jeśli miejsce jest ograniczone.

Oto przykładowa konfiguracja:

Możesz nawet zdecydować, w jaki sposób uczestnicy będą płacić — z góry za pośrednictwem Stripe lub ręcznie na miejscu podczas wydarzenia.

Spraw, by każde zaproszenie było bardziej przejrzyste

Niezależnie od formatu, Twoje zaproszenie powinno odpowiadać na pytania, o których Twój klient nawet nie wiedział, że je ma. Postaraj się uwzględnić:

• Cel lub główny temat sesji

• Co zabrać lub przygotować

• Jak będzie przebiegać sesja (np. „Omówimy temat X, potem Y, a na koniec odbędzie się sesja pytań i odpowiedzi”)

• Gdzie i jak dołączyć

• Sposób płatności

Zajmuje to zaledwie kilka dodatkowych minut, ale ma ogromny wpływ na postrzeganie profesjonalizmu i budowanie zaufania.

Wybierz, w jaki sposób i kiedy klienci będą dokonywać płatności

Doodle umożliwia automatyczne pobieranie płatności za pośrednictwem Stripe, możesz jednak obsługiwać płatności ręcznie, jeśli takie rozwiązanie lepiej pasuje do Twojej konfiguracji.

Od samego początku jasno określ warunki — aby później nie musieć domagać się zapłaty.

Warto rozważyć dostosowanie kalendarza

Czasami Twój kalendarz wydaje się być wypełniony — ale nie sesjami coachingowymi. Być może masz elastyczne „wolne” przedziały czasowe lub zadania osobiste, które mógłbyś przełożyć, aby zwolnić więcej terminów.

Zadaj sobie pytanie:

• Czy mogę przełożyć zadania, które nie są niezbędne?

• Czy zablokowałem zbyt wiele prywatnych przedziałów czasowych?

• Czy dodanie jednej lub dwóch dodatkowych sesji pomogłoby mi w utrzymaniu rytmu pracy w tym tygodniu?

Ale może być też odwrotnie. Być może Twój kalendarz jest zbyt wypełniony sesjami, a czas dla siebie coraz bardziej się kurczy. Tak nie da się długo wytrzymać. Zarezerwuj czas na regenerację, dbanie o zdrowie psychiczne, zajęcia rodzinne i wszystko, co pozwala ci zachować równowagę. Możesz nawet zablokować te godziny w kalendarzu, aby przypadkowo ich nie poświęcić. To, że dany termin jest wolny, nie oznacza, że musisz go wypełnić.

Wyznacz swoje granice

Klienci cenią sobie jasne zasady dotyczące odwoływania i zmiany terminów. Oto, co warto uwzględnić w zaproszeniu:

• „W przypadku anulowania rezerwacji w ciągu 24 godzin może zostać naliczona opłata”.

• „Jeśli spóźnisz się o więcej niż 15 minut, sesja może zostać skrócona”.

• „Proszę przyjść z przygotowanymi notatkami lub dziennikiem”.

Nie chodzi o to, żeby być surowym. Chodzi o to, żeby jasno określić oczekiwania, tak aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Spójrz na to oczami klienta

Przed wysłaniem zaproszenia sprawdź jego podgląd. Zwróć uwagę na:

• Czy instrukcje są jasne?

• Czy wygląda to na dopracowane i przyjazne?

• Czy dostosowałeś to doświadczenie do indywidualnych potrzeb tam, gdzie było to możliwe?

Te dodatkowe 30 sekund sprawia, że Twoje sesje wydają się bardziej przemyślane.

Pozwól, by Doodle ułatwiło Ci planowanie

Niezależnie od tego, czy organizujesz sesje indywidualne, warsztaty grupowe, czy też coś pomiędzy, Doodle zapewnia narzędzia, dzięki którym planowanie spotkań staje się dziecinnie proste. Udostępnij swój Booking Page, pobieraj opłaty za pomocą Pasek, zarządzaj rejestracjami za pomocą limity miejsc, i zgromadzić to wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu będziesz mógł poświęcić mniej uwagi kwestiom logistycznym, a więcej – pracy trenerskiej.