Kantoorcultuur: alles wat je altijd al wilde weten

Heb je vragen over de bedrijfscultuur? Doodle heeft de antwoorden!

Het is die hippe uitdrukking die op de werkvloer de ronde doet – maar wat houdt het precies in? is Kantoorcultuur? Hoe kun je die opbouwen, veranderen of voor je laten werken? In onze diepgaande analyse van de kantoorcultuur kijken we verder dan de hype…

Dus… wat is die kantoorcultuur nou eigenlijk precies?

Het is vast wel eens ter sprake gekomen tijdens je vergaderingen of in je bedrijfsbrede communicatie, maar misschien weet je nog steeds niet precies wat ‘bedrijfscultuur’ nu eigenlijk is. Dat geeft niet! Het is eigenlijk best een lastig begrip om precies te definiëren, en op verschillende werkplekken kan het begrip verschillende betekenissen hebben. Maar kort gezegd is bedrijfscultuur de persoonlijkheid van je werkplek – de gedeelde overtuigingen, waarden, doelen, ethiek, verwachtingen en houdingen: het zijn de gedragingen die een bedrijf aanmoedigt en accepteert.

Bij Doodle zitten we bijvoorbeeld in Zürich en hebben we ook kantoren in Berlijn, Belgrado en Atlanta. Maar hoewel elk van onze kantoren anders is, zijn het allemaal plekken waar energie en innovatie hoog in het vaandel staan. Als we op kantoor zijn, of we nu in Zwitserland of Servië zitten, hebben we één gemeenschappelijk doel: vergaderingen mogelijk maken – zo eenvoudig, intuïtief en effectief mogelijk.

Waarom is de bedrijfscultuur zo belangrijk?

Laten we eens kijken op welke manieren! Een positieve bedrijfscultuur bevordert de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers, stimuleert hecht teamwerk, zorgt voor betere aanwervingen en een lager personeelsverloop, en – dit is het belangrijkste – legt de basis voor uitzonderlijke prestaties van medewerkers.

Waarom zou ik de bedrijfscultuur moeten omschrijven?

Dus, dit is het punt met bedrijfscultuur: je werkplek heeft er al een, of je er nu wel of niet over nagedacht hebt of geprobeerd hebt om ‘m te definiëren. Zelfs als er geen duidelijk concept voor bedrijfscultuur is, ontstaat er vanzelf een cultuur. Dat is op zich niet per se slecht, maar geloof ons: als je je bedrijfscultuur niet hebt gedefinieerd, loop je belangrijke kansen mis om de waarden en sfeer vorm te geven die je graag op je werkplek zou willen zien.  Zonder een duidelijk omschreven bedrijfscultuur loop je het risico medewerkers aan te nemen die niet bij je bedrijf passen, of managementstijlen en werkprocessen te accepteren die niet ideaal zijn.

Hoe kan ik de bedrijfscultuur omschrijven?

Hoe je de bedrijfscultuur vormgeeft, zal er voor elke werkplek en in elke fase van de bedrijfsontwikkeling anders uitzien.

Als je een start-up bent die het op eigen kracht heeft gered en op het punt staat je eerste medewerkers aan te nemen, dan is het misschien wel makkelijk om een definitie te bedenken. Ga er eens rustig voor zitten en bedenk een missieverklaring voor je bedrijfscultuur. Die verklaring ziet er voor elke werkplek anders uit, maar hier zijn een paar dingen waar je volgens ons over na zou moeten denken:

Doelstellingen Wat is het gezamenlijke doel op jouw werkplek?

Waarden Welke kernwaarden liggen ten grondslag aan het werk dat je doet?

Management Welke managementstijl streef je na?

Team Welke vaardigheden, houdingen en eigenschappen vind je belangrijk bij medewerkers?

Oefeningen Denk maar eens aan: onboarding, offboarding, verlof, secundaire arbeidsvoorwaarden…

Beleid Hebben jullie vaste werktijden? Een kledingvoorschrift?

Milieu Is je ruimte informeel en kleurrijk? Strak en professioneel?

Als je een gevestigd bedrijf bent zonder Als er geen duidelijke bedrijfscultuur is, kan het wat lastiger worden. Misschien moet je dan omgaan met verschillende – of zelfs tegenstrijdige – opvattingen over de bedrijfscultuur binnen je team. Probeer iedereen op één lijn te krijgen door feedback te vragen en medewerkersenquêtes te houden over de bedrijfscultuur en werkplezier. En toen Je kunt een duidelijke bedrijfscultuur neerzetten.

Als er op jouw werk al een duidelijk omschreven bedrijfscultuur is, is dat geweldig! Maar zorg ervoor dat die omschrijving meer is dan alleen een afdrukje in je welkomstpakket. Kijk regelmatig even hoe het ervoor staat, om er zeker van te zijn dat de bedrijfscultuur die je willen is niet anders dan de bedrijfscultuur die je hebben.

Hoe bouw ik een bedrijfscultuur op?

Definieer Als je goed hebt opgelet, heb je de eerste stap naar het opbouwen van een positieve bedrijfscultuur al gezet: het daadwerkelijk definiëren ervan.

Wervingsmedewerker Neem mensen niet alleen aan vanwege hun vaardigheden en ervaring – neem ze aan vanwege wat ze aan je bedrijfscultuur kunnen bijdragen. Beschouw culturele fit als een van de belangrijkste selectiecriteria voor nieuwe kandidaten. Gebruik het sollicitatieproces als een kans om te bepalen of een kandidaat wel of niet in het team past. Als je bedrijfscultuur initiatief en zelfstandig werken beloont, heeft het geen zin om iemand aan te nemen die graag wordt verteld wat hij of zij moet doen – zelfs al is zijn of haar cv het meest indrukwekkende dat op je bureau belandt.

Behouden Als je eenmaal de juiste mensen hebt aangenomen, zorg dan dat je ze behoudt! Een laag personeelsverloop is beter voor het moreel, de prestaties en de winst. Een flexibele, positieve en respectvolle werkomgeving draagt er in hoge mate toe bij dat je medewerkers lang bij je blijven. Een goede sfeer is een uitstekende indicator voor goede prestaties en tevredenheid onder het personeel.

Samenwerken Iedereen draagt bij aan het vormgeven en in stand houden van de bedrijfscultuur – daarom moet teamwork centraal staan in jouw bedrijf. Stimuleer een gevoel van samenwerking en betrokkenheid – benadruk dat je medewerkers deel uitmaken van een team, en niet zomaar radertjes in een machine zijn.

Hoe kan ik de bedrijfscultuur verbeteren?

Soms raakt je bedrijfscultuur een beetje uit koers, maar met wat inspanning kun je die weer bijsturen en verbeteren. Hier zijn een paar dingen die je kunt proberen als je het gevoel hebt dat je bedrijfscultuur gewoon niet goed werkt

Wees open Zorg ervoor dat je bedrijfscultuur transparantie en vertrouwen bevordert. Houd de communicatielijnen open via Slack-kanalen, regelmatige vergaderingen en een open-deurbeleid.

Belonen en waarderen Een werkplek kan niet zomaar zeg maar Ze hechten waarde aan bepaald gedrag, bepaalde houdingen en resultaten: ze moeten hun woorden in daden omzetten. Erken en beloon het gedrag dat je in theorie aanmoedigt, wanneer je het in de praktijk ziet. Hoe je dat doet, is aan jou – dat kan een promotie of een bonus zijn, of gewoon een publieke erkenning voor uitstekend werk.

Houd je waarden in het oog Zorg ervoor dat je bedrijfscultuur op elk niveau aansluit bij de kernwaarden van je bedrijf. Is je bedrijf ‘gezinsvriendelijk’? Geweldig! Zorg er dan voor dat je beleid rond gezinsverlof en flexibele werktijden dat ook weerspiegelen.

Consistente feedback Op een goed functionerende werkplek moet er voortdurend feedback zijn tussen leidinggevenden en medewerkers en binnen de teams. Zorg ervoor dat de bedrijfscultuur niet over het hoofd wordt gezien tijdens je feedbackgesprekken.

Geef prioriteit aan cultuur Je bedrijfscultuur ontstaat niet zomaar vanzelf. En als je die eenmaal hebt opgebouwd, mag je die niet verwaarlozen. Maak er een prioriteit van om je bedrijfscultuur voortdurend in de gaten te houden, bij te sturen en te verbeteren.

Hoe kan ik de bedrijfscultuur beoordelen?

Weet je nog dat we zeiden dat je bedrijfscultuur bepalend moet zijn voor je wervingsbeleid? Nou, hetzelfde geldt als je zelf wordt geworven: je moet peilen of je toekomstige werkplek en de bedrijfscultuur daar goed bij je passen. Maar hoe doe je dat? Tijdens het sollicitatiegesprek krijg je misschien wel een glimp te zien van de bedrijfscultuur van je potentiële nieuwe baan, maar het is lastig om een volledig beeld te krijgen. Met een paar slimme vragen kun je echter wel een idee krijgen van hoe het eraan toe gaat. Hier zijn een paar vragen die elke sollicitant zou moeten stellen:

Hoe lang werk je al bij het bedrijf?

Deze vraag is een handige manier om een idee te krijgen van de retentiepercentages.

Wordt risicovol gedrag aangemoedigd?

Het is goed om te weten of je beloond wordt als je het initiatief neemt.

Hoe wordt goed werk gevierd? Hoe wordt er met fouten omgegaan?

De antwoorden op deze vraag geven een kort en bondig inzicht in de managementstijl en de feedbackprocessen.

Hoe worden hier beslissingen genomen?

Door de besluitvormingsprocessen stap voor stap te doorlopen, kun je de mate van samenwerking en de organisatiestructuur beter inschatten.

Wat was de laatste grote uitdaging waar het bedrijf/de afdeling mee te maken had? Hoe is die aangepakt?

Het is belangrijk om te weten hoe je toekomstige werkgever problemen aanpakt.

Wat voor soort flexibele werkregelingen zijn hier van kracht?

Vraag niet wat voor soort flexibele regelingen er zijn aangeboden – vraag eens welke flexibele regelingen er nu eigenlijk zijn geïmplementeerd.

Hoe ziet een typische lunchpauze hier eruit?

Een momentopname van de lunchpauze geeft je een goed beeld van de sfeer in het team.

Kun je me even rondleiden?

Als je een rondleiding door het kantoor krijgt, krijg je een nog beter beeld van hoe de bedrijfscultuur eruitziet.

Hoe kan ik me aanpassen aan een nieuwe bedrijfscultuur?

Misschien ben je overgestapt van een werkplek waar iedereen in hoodies en sneakers rondloopt naar een baan waar ze niet eens ‘casual Fridays’ hebben. Of misschien kom je uit een kantoor waar iedereen om 17.00 uur uitklokt, naar een kantoor waar om de dag een borrel na het werk wordt gehouden. Naast het leren van nieuwe taken en werkprocessen, betekent een nieuwe baan vaak ook dat je je weg moet vinden in een compleet nieuwe kantoorcultuur. Dus hoe pak je dat aan?

Wees allereerst goed oplettend. Kijk naar je collega’s – als zij openhartige feedback geven aan het management, kun je dat waarschijnlijk ook gerust doen. Als iedereen in je team om 9 uur ’s ochtends al achter zijn bureau zit, kun je misschien beter nog even nadenken voordat je om 10.30 uur binnenkomt. En maak je geen zorgen als je een fout maakt – je bent nieuw, en iedereen zou je wel wat Slack moeten geven.

Sta open voor nieuwe dingen. Als je uit een werkomgeving komt waar bepaalde soorten gedrag en werkstijlen worden aangemoedigd, kan het lastig zijn om je aan te passen aan een omgeving waar juist ander gedrag wordt beloond. Maar dat betekent niet dat je oude bedrijfscultuur beter was, of dat je nieuwe bedrijfscultuur geen voordelen heeft. Stort je erop en ontdek hoe je dingen op een nieuwe manier kunt aanpakken; misschien kom je er wel achter dat het toch voordelen heeft.

Stel vragen. Wees niet bang om te vragen waarom dingen in een bepaalde volgorde gebeuren, of waarom sommige zaken voorrang krijgen boven andere – begrijpen waarom je nieuwe werkplek op deze manier werkt, is cruciaal om je aan te passen aan de cultuur daar.

Moet ik me aanpassen aan de cultuur op mijn werk?

Nou, het korte antwoord is ja. Als je op kantoor bent, doe je al mee – hetzij op een positieve manier of op een negatieve manier – in de cultuur van je kantoor. Het langere antwoord is ja, maar probeer mee te doen op een manier die bij je past. Je hoeft je niet volledig in te zetten voor elk aspect van de cultuur op je werk. Stel dat je kantoor heel gezellig is – het kan geen kwaad om af en toe eens langs te gaan bij de gezamenlijke lunches of de pingpongavonden op vrijdag, maar het is ook prima om deze uitnodigingen beleefd af te slaan. Maar als meer cruciale aspecten van de bedrijfscultuur je tegen de haren in gaan – misschien ben je het fundamenteel oneens met de managementstijl, of kun je je niet volledig vinden in de bedrijfsdoelstellingen – dan is het misschien tijd om je af te vragen of de bedrijfscultuur moet veranderen, of dat jij wel bij het bedrijf past.

Help! Ik heb een hekel aan de sfeer op mijn werk!

Dit kan best lastig zijn! En het is ook een volkomen legitieme reden om op zoek te gaan naar een andere baan bij een ander bedrijf. Neem geen genoegen met een bedrijfscultuur die je ervan weerhoudt om optimaal te presteren als dat niet nodig is: het is namelijk zo dat als je een teamspeler bent in een bedrijf dat een zelfstandige werkstijl waardeert, je waarschijnlijk niet je volledige professionele potentieel benut. Maar wat als opzeggen geen optie is? Of als je van het werk houdt, maar een hekel hebt aan de bedrijfscultuur? Het is tijd om eerlijk tegen jezelf te zijn. Is je open kantoorruimte gewoon iets wat je irriteert? Of beïnvloedt het je vermogen om je werk goed te doen? Door de ongemakken te onderscheiden van de echte problemen, krijg je een duidelijker beeld van waar je op je werk wel en niet mee kunt leven. Het slechte nieuws is: tenzij je bij een klein bedrijf werkt of een hoge managementfunctie hebt, zit je misschien niet in de positie om de aspecten van de kantoorcultuur te veranderen die je lastig vindt. Wat je wel kunt proberen, is de cultuur in je team te veranderen door positievere werkprocessen, werkwijzen en gewoontes te introduceren.

Wat maakt een bedrijfscultuur kapot?

Tot nu toe hebben we geprobeerd om ons op het positieve te richten. Maar je kunt het niet anders zeggen: deze schadelijke praktijken maken gegarandeerd een einde aan een goede bedrijfscultuur. Pas op voor

Te veel regels! Een gedragscode is handig, maar alleen als de regels die erin staan logisch of echt nodig zijn. Strenge regels staan flexibiliteit en creativiteit in de weg en kunnen vervelend zijn als ze te streng worden toegepast. Probeer je regels af te stemmen op je doelen en doelstellingen, en verwar richtlijnen niet met regels die koste wat kost moeten worden nageleefd.

Micromanagement Er is een verschil tussen een hands-on managementstijl en micromanagement. Micromanagers remmen de groei van medewerkers af en zorgen ervoor dat ze geen gevoel van eigenaarschap – of zelfs maar trots – op hun werk kunnen ontwikkelen. In extreme gevallen zijn micromanagers zo gefocust op het werk van anderen dat ze hun eigen leidinggevende taken verwaarlozen. Vermijd deze managementstijl ten koste van alles!

Tegenintuïtieve communicatie Ingewikkelde communicatiekanalen zorgen alleen maar voor verwarring, misverstanden en verkeerde informatie. Zorg ervoor dat iedereen op je werk op één lijn zit door duidelijk te maken welke communicatiekanalen en -stijlen je verkiest.

Een omgeving zonder gevolgen In elke professionele omgeving moeten acties consequenties hebben. Laat fouten of overtredingen niet onopgemerkt blijven – gebruik ze als een kans om bij te sturen en feedback te geven. Omgekeerd zullen medewerkers snel hun motivatie verliezen als goed werk niet wordt erkend. Niemand wil het gevoel hebben dat hij of zij in een vacuüm werkt!

Is de bedrijfscultuur op mijn werk inclusief?

Een positieve bedrijfscultuur is er een waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt en zijn of haar mening kan geven. En als we zeggen ‘iedereen’, dan bedoelen we iedereen: daarom is het belangrijk om de vooroordelen in je bedrijfscultuur onder de loep te nemen. Als er op je werk veel waarde wordt gehecht aan vroeg komen, laat doorwerken en veel aanwezig zijn bij evenementen buiten kantooruren, kan dat bijvoorbeeld voor werkende ouders niet echt uitnodigend aanvoelen. Het loont de moeite om je bedrijfscultuur eens onder de loep te nemen, om er zeker van te zijn dat deze medewerkers met verschillende achtergronden ondersteunt en verwelkomt.

Oké, maar ik werk op afstand: hoe kan ik meedoen aan de bedrijfscultuur?

Steeds meer werkplekken doen een beroep op thuiswerkers. En alleen omdat ze niet op kantoor zijn, betekent dat nog niet dat het niet belangrijk is dat ze zich onderdeel voelen van de bedrijfscultuur. Sterker nog, een van de grootste uitdagingen bij het aansturen van teams op afstand is het creëren van een gevoel van collegialiteit en een cultuur die net zo samenhangend en betekenisvol is als voor medewerkers op kantoor. Weet je nog wat we allemaal hebben gezegd over hoe belangrijk de bedrijfscultuur is voor de tevredenheid en prestaties van medewerkers? Dat geldt net zo goed voor teams op afstand. Dus, wat kun je doen om ervoor te zorgen dat je team op afstand betrokken en gemotiveerd blijft?

Houd regelmatig teamvergaderingen met je team op afstand, net zoals je dat op kantoor zou doen. En als je team bestaat uit een mix van medewerkers op afstand en medewerkers op kantoor, zorg er dan voor dat de medewerkers op afstand ook een betrouwbare videoverbinding hebben bij al je teamvergaderingen op kantoor. Het is niet zo dat ‘uit het oog, uit het hart’ geldt!

Spreek regelmatig momenten af voor feedback met medewerkers die op afstand werken – het feit dat ze niet op kantoor zijn, betekent niet dat ze niet verantwoordelijk moeten worden gehouden voor fouten of dat hun successen niet moeten worden erkend. Probeer een feedbackcultuur te bevorderen die zowel formeel als spontaan is, door naast de geplande sessies ook informele feedback binnen het team aan te moedigen.

Maak gebruik van chatplatforms zoals Slack – een Slack-chat kan efficiënter en intuïtiever zijn dan een e-mailwisseling. En zorg ervoor dat je Slack een speciaal ‘watercooler’-kanaal heeft, waar medewerkers even van het onderwerp kunnen afwijken: deze informele gesprekken zijn geweldig voor teambuilding.

Zorg er als onderdeel van je inwerkproces voor nieuwe medewerkers op afstand voor dat ze een één-op-één-gesprek hebben met iedereen in hun team en met alle andere relevante contactpersonen binnen het bedrijf.

Als het budget het toelaat, kan een teamuitje op een plek die voor iedereen goed bereikbaar is allerlei mogelijkheden bieden voor teambuilding en netwerken.

Welke toffe ideeën kan ik stelen – *ahem*, lenen – van andere bedrijven?

Zappos neemt de culturele fit serieus. Nieuwe medewerkers krijgen $2000 aangeboden om verlof na hun eerste week, als ze het gevoel hebben dat het bedrijf niet bij hen past.

Google staat erom bekend dat het mentale en creatieve topresultaten van zijn medewerkers eist. Maar wist je dat ze ook veel waarde hechten aan het fysieke welzijn van hun personeel? Medewerkers van Google kunnen elke dag rekenen op gratis, voedzame maaltijden en tussendoortjes, en ze mogen vrij gebruikmaken van de fitnessfaciliteiten op de Google-campus.

Voor Squarespace, samenwerking is een kernwaarde: en dat blijkt wel uit hun platte hiërarchie! Het bedrijf heeft maar heel weinig mensen in leidinggevende functies – alle anderen staan op hetzelfde niveau.

Op Warby Parker, ze nemen de bedrijfscultuur zo serieus dat er zelfs een speciaal team is dat zich bezighoudt met het bevorderen en verbeteren van de cultuur op hun werkplek.

Airbnb Ze vinden het zo belangrijk om al hun duizenden medewerkers wereldwijd op de hoogte te houden, dat ze om de twee weken een wereldwijde vergadering houden!

Firma die outdooruitrusting maakt REI beloont zijn medewerkers zelfs voor hun outdooravonturen door ze de nieuwste outdoor- en sportuitrusting cadeau te doen.