Zorg dat je functioneringsgesprek een succes wordt: een gids voor beoordeelden en beoordelaars

Het einde van het jaar kan specifieke werkgerelateerde stressfactoren met zich meebrengen. Sommige daarvan, zoals meedoen aan de Secret Santa op kantoor, zijn makkelijk te hanteren — iedereen is dol op een leuke koffiemok! Andere vragen wat meer tact. Neem bijvoorbeeld je eindejaarsbeoordeling. Als je beoordeeld wordt, kan het vooruitzicht dat je prestaties onder de loep worden genomen behoorlijk zenuwslopend zijn. Als je iemand anders beoordeelt, vind je het misschien lastig om feedback te geven die relevant, motiverend en bruikbaar is. Het is een uitdaging om een positief en productief beoordelingsgesprek te voeren, en dat geldt net zo goed voor degene die de beoordeling geeft als voor degene die hem krijgt. Daarom hebben we een aantal tips op een rijtje gezet met best practices voor prestatiebeoordelingen voor medewerkers en voor managers. Prestatiegesprekken hoeven niet stressvol te zijn: met de juiste strategie kun je er zelfs een geweldige bijeenkomst van maken!

Als je wordt beoordeeld

1. Doe een zelfevaluatie

Neem alvast een voorsprong op je functioneringsgesprek door een zelfevaluatie te doen. Op sommige werkplekken hoort een zelfevaluatie bij het formele beoordelingsproces; op andere niet. Of je er nu wel of niet een moet doen, een zelfevaluatie geeft je een duidelijk beeld van wat je goed doet en waar je je kunt verbeteren. Wees eerlijk over tegenslagen en mislukkingen die je hebt meegemaakt, maar wees niet verlegen om de eer voor je successen op te eisen. Door de tijd te nemen voor een grondige zelfevaluatie, ben je goed voorbereid om tijdens het beoordelingsgesprek heldere, weloverwogen antwoorden te geven op de punten die je leidinggevende aan de orde stelt.

2. Verzamel bewijsmateriaal

Noem als onderdeel van je zelfevaluatie een paar concrete voorbeelden van dingen die je het afgelopen jaar goed hebt gedaan. Heb je vorige week een lastige klant met zelfvertrouwen afgehandeld? Schrijf het op. Heb je in februari een nieuwe klant binnengehaald? Zet het op de lijst. Je manager kan zich misschien niet alles herinneren wat je het afgelopen jaar hebt bereikt, vooral als je deel uitmaakt van een groot team. Met je lijstje in de hand kun je hem of haar er specifiek aan herinneren hoe je de afgelopen 12 maanden je waarde hebt bewezen.

3. Neem geen genoegen met vage complimenten

Wees eerlijk tegen jezelf: hoe ziet een goed functioneringsgesprek er volgens jou uit? Is het een gesprek waarin je leidinggevende je vertelt hoe goed je het doet? Of is het een gesprek waar je na afloop een duidelijk beeld hebt van wat je volgende stappen zijn om verder te komen op je werk? Als het dat laatste is, laat je manager je dan niet afschepen met lovende maar vage feedback. Wees proactief in het vragen om opbouwende kritiek. Het is leuk om te horen dat je uitstekend presteert. Maar het is veel constructiever om te horen dat je je op een specifiek gebied moet bijscholen als je die promotie wilt. Dring aan op opbouwende feedback en concrete doelen, niet alleen maar lof.

4. Omgaan met negatieve feedback

Natuurlijk zijn de meeste functioneringsgesprekken niet alleen maar lovend. Als je leidinggevende zijn of haar werk goed doet, zal hij of zij het gesprek aangrijpen om je opbouwende kritiek te geven. Misschien ben jij wel een van die zeldzame mensen die negatieve feedback rustig en met waardigheid kunnen accepteren. Maar als je net als de rest van ons bent, weet je dat kritiek, hoe terecht ook, best wel kan steken. Zorg ervoor dat je niet overdreven reageert en de kern van de kritiek uit het oog verliest. Luister zonder te onderbreken terwijl je manager zijn of haar kritiek geeft. Probeer de feedback te verduidelijken zodra hij of zij klaar is met praten zonder Het analyseren ervan – voorlopig moet je je vooral richten op het begrijpen van het standpunt van je manager. Probeer de feedback eens anders te formuleren: ‘Dus je bedoelt dat ik taken niet altijd binnen de gestelde termijn afkrijg?’ – en vraag om concrete voorbeelden – ‘Kun je me een voorbeeld geven van een keer dat ik te laat was met het afronden van een belangrijke taak?’ Als je de kritiek van je manager nog steeds niet begrijpt, of als je het er niet mee eens bent, vraag dan om wat tijd om te reageren.

Als jij de beoordeling doet

1. Kom regelmatig even langs

Als je je team goed aanstuurt, zou geen enkele feedback – positief of negatief – die je tijdens functioneringsgesprekken geeft, als een verrassing moeten komen voor je directe ondergeschikten. Het moet aansluiten bij de feedback die je het afgelopen jaar, formeel of informeel, al hebt gegeven. Zorg ervoor dat je regelmatig even kort bij je medewerkers informeert, hun harde werk en successen erkent en aangeeft waar nog aan gewerkt moet worden. Probeer de nieuwe één-op-één-functie van Doodle eens om deze feedbackgesprekken makkelijk in te plannen: want regelmatige, eerlijke feedback gedurende het hele jaar vormt de beste basis voor een soepel verloop van je functioneringsgesprek.

2. Begin met een samenvatting

Begin je beoordeling met een algemeen overzicht van de prestaties uit je rapport, waarbij je ook aangeeft of ze aan je verwachtingen voldoen of deze zelfs overtreffen. Het kan verleidelijk zijn om je beoordeling punt voor punt door te nemen, maar zonder dit overzicht zal je gesprekspartner tijdens de sessie waarschijnlijk nerveus op zoek zijn naar signalen die wijzen op een over het algemeen positieve of negatieve beoordeling, in plaats van je feedback tot zich te nemen. Dit geldt vooral als er een bonus, loonsverhoging of promotie op het spel staat. De Harvard Business Review adviseert Ik ben ertegen om gesprekken over salaris of promotie in een functioneringsgesprek op te nemen, maar als je geen andere keuze hebt, maak dan van tevoren duidelijk wat je ondergeschikte kan verwachten.

3. Geef verschillende soorten feedback

Iedereen heeft zijn eigen manier om feedback te geven. Misschien geef je graag positieve feedback die je team motiveert. Misschien heb je gemerkt dat negatieve feedback, mits op een constructieve manier gegeven, tot betere prestaties leidt. De waarheid is, zowel positieve als negatieve feedback kan effectief en motiverend zijn. Daarom kun je het beste verschillende soorten feedback geven. Als je hier wat extra hulp bij nodig hebt, probeer dan eens de Stop, Start, Doorgaan kader. Vraag je medewerker om te stoppen met iets wat zijn of haar prestaties negatief beïnvloedt (zoals slecht omgaan met tijd), te beginnen met iets wat zijn of haar prestaties zal verbeteren (zoals de leiding nemen over een nieuw project), en door te gaan met iets waar hij of zij uitblinkt (zoals het bedenken en uitvoeren van een geweldige socialmediastrategie). Dit raamwerk zorgt er niet alleen voor dat je gevarieerde feedback geeft, maar door je kritiek in de vorm van ‘actiepunten’ te geven, stel je automatisch doelen vast die je medewerker makkelijk kan begrijpen en waar hij of zij naartoe kan werken.

4. Doe eens iets anders

Zorg dat je wat tijd inplant om je ondergeschikte te vragen om wat feedback te geven over jouw prestaties. Wat vinden ze leuk aan je manier van leidinggeven? Wat zou je beter kunnen doen? Hoe kun je ze helpen hun prestatiedoelen te halen? Door om dit soort feedback te vragen, creëer je een cultuur van gezonde, constructieve kritiek tussen jou en de rest van je team.

Als je wordt beoordeeld of jij bent degene die de beoordeling doet

Onthoud: niemand hoeft op te zien tegen het geven of krijgen van een functioneringsgesprek. Zie je aanstaande beoordeling als een kans om je relatie met je leidinggevende of je ondergeschikte te versterken, je prestaties te verbeteren en een plan uit te stippelen om je werkdoelen te halen, zowel individuele als gezamenlijke. Als je dit in gedachten houdt, zul je merken dat je minder tijd kwijt bent aan stress over je beoordeling — waardoor je meer tijd overhoudt om na te denken over wat je voor Secret Santa moet kopen.