Een korte geschiedenis van vergaderingen | Doodle

Door Michael Clarke

We hebben ze allemaal, elke dag weer.

Soms kan het de vorm aannemen van een ochtendvergadering, waarin de agenda van vandaag wordt besproken. Het kan gewoon een lunch zijn met oude vrienden. Of het kan een gesprek zijn met de CEO van het bedrijf waar je hoopt die nieuwe baan te krijgen.

Vergaderingen zijn een vast onderdeel dat in ieders leven verweven is. Het is dan ook lastig om precies te zeggen waar het begrip ‘vergadering’ precies vandaan komt. We kunnen wel achterhalen hoe het belang van vergaderingen door de geschiedenis heen is gegroeid en hoe ze hun huidige vorm hebben gekregen.

Het oude Griekenland

Vanaf het moment dat mensen meer dan 12.000 jaar geleden (en zelfs al eerder) begonnen met het opbouwen van een beschaving en het stichten van dorpen, weten we dat er al bijeenkomsten plaatsvonden.

Het oude Griekenland is echter altijd een goed startpunt om te ontdekken hoe het idee van de moderne vergadering vorm kreeg.

De oude Grieken hebben een aantal dingen bedacht die we in de moderne wereld als vanzelfsprekend beschouwen.

Eigenlijk zijn het er niet zomaar een paar: democratie, de wekker, de Olympische Spelen, de moderne wiskunde, de geneeskunde, de katapult en de automaat. En nog heel, heel veel meer dingen… Eigenlijk is het geen verrassing dat de oude Grieken een vorm van vergadering hebben uitgevonden.

De oude Grieken heeft de Agora uitgevonden, een ruimte die speciaal was gereserveerd en gebruikt werd om bijeenkomsten te houden. In deze ruimte, vaak in het centrum van de stad, werd er over politiek gediscussieerd, werden zaken geregeld, werd er door de grote denkers van die tijd diep over filosofie nagedacht en traden de artiesten, eh, nou ja, ik denk, op.

Deze plek werd de bakermat van de moderne vergadering, en de regels en structuur die we tegenwoordig met vergaderingen associëren, zijn terug te voeren op de manier waarop de Grieken bijeenkwamen.

Het oude Rome

En dan zijn de Romeinen aan de beurt! Deze imperiumbouwers hebben een belangrijke rol gespeeld bij het vormgeven van de bijeenkomst, en bovendien (als je in Europa woont) hebben ze waarschijnlijk de weg aangelegd die je naar je bijeenkomst brengt.

De Agora veranderde in de Romeins forum, een woord dat tegenwoordig nog steeds vaak wordt gebruikt om een virtuele ruimte aan te duiden waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en over een onderwerp kunnen praten.

Roman heeft omgangsvormen voor vergaderingen opgesteld die vandaag de dag nog steeds gelden. Zo ontstond de Curia, een ruimte waar senatoren bijeenkwamen om de politieke kwesties van die tijd te bespreken en wetten vast te stellen ten behoeve van het Romeinse volk.

Net als bij een moderne agenda voor een vergadering zou er een vaste volgorde zijn, en aan het eind zou er gestemd kunnen worden om tot een akkoord te komen. Deze opzet weerspiegelt hoe veel moderne parlementen en regeringen volgens ons werken, en deze taakgerichte structuur om tot een oplossing te komen zou ook prima passen bij veel zakelijke vergaderingen die we tegenwoordig zien.

De opkomst van het kantoor

Toen de 20e eeuw begon, het kantoor werd een plek met culturele betekenis. De verstedelijking was al in volle gang en zorgde ervoor dat een groot deel van de wereldbevolking naar de steden trok om te werken, in plaats van op het platteland te blijven wonen.

Door de vooruitgang in de architectuur ontstonden er ook nieuwe kantoorruimtes. De uitvinding van de tandwielloze elektrische lift legde de basis voor kantoren in wolkenkrabbers. De skylines over de hele wereld begonnen drastisch te veranderen.

In 1906, de Larkin-administratiegebouw werd geopend in New York. Architect Lloyd Wright stelde zich een kantoor voor dat leek op een open fabrieksruimte met weinig muren. Dit idee heeft het moderne open kantoor beïnvloed.

En op kantoor waren er altijd vergaderingen.

Grote vergaderzalen met lange tafels en veel stoelen werden ingericht voor belangrijke werkvergaderingen en hebben het beeld gevormd dat meteen in ons opkomt als iemand het over een vergadering heeft.

Vergaderingen in deze grote kantoorgebouwen verliepen vaak volgens een hiërarchische, aan de agenda gebonden structuur die ook in het oude Rome niet zou misstaan.

Technologie

Voordat de beschikbare technologie en de noodzaak als gevolg van de pandemie ons dwongen om het anders aan te pakken, werd geschat dat 90.000 uur van je leven zou op kantoor doorgebracht kunnen worden.

Technologie heeft ertoe bijgedragen dat de manier waarop vergaderingen plaatsvinden, zich heeft ontwikkeld, ingrijpend is veranderd en een nieuwe vorm heeft gekregen. In 2022 is het heel gewoon om vanuit elke uithoek van de wereld in te loggen op een vergadering. Deze ontwikkeling heeft ook de traditionele werkplekken op hun kop gezet. Tot voor een paar jaar geleden waren kantoren nog beïnvloed door de Oudgriekse manier om een ruimte speciaal voor vergaderingen in te richten.

Dankzij het internet kunnen vergaderingen nu overal en op elk moment plaatsvinden.

Het feit dat de vergaderingen niet meer fysiek plaatsvinden, heeft ook invloed gehad op de opzet ervan. Medewerkers moeten nu virtuele handjes gebruiken om het woord te vragen, digitaal samenwerken aan projecten en hun scherm delen om te laten zien hoe ver ze zijn.

Zelfs in tijden van technologische, architectonische, filosofische en politieke veranderingen zijn de basisregels en de structuur van de bijeenkomst vrijwel hetzelfde gebleven. De moderne videogesprekken van vandaag zien er misschien heel anders uit dan de bijeenkomsten in het oude Griekenland, maar het kernprincipe – het uitwisselen van ideeën – is hetzelfde gebleven.

Nu we het toch over vergaderingen hebben: wist je dat je je dag met Doodle in een paar muisklikken kunt automatiseren? Organiseer je vergaderingen en bespaar tijd met Doodle vandaag.