Wat is een voorbereidend gesprek?

Wat is een voorbereidend telefoongesprek?

Een prep call, ook wel voorbereidingsgesprek of pre-meeting genoemd, is een kort gesprek dat plaatsvindt vóór een langere, formelere vergadering.

Het doel van een voorbereidend gesprek is om iedereen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat belangrijke vragen al voor de hoofdvergadering worden beantwoord. Als er bijvoorbeeld meerdere mensen een presentatie geven, is het handig om van tevoren even af te stemmen, zodat iedereen weet wat hij of zij wanneer moet doen.

Hoewel we het een voorbereidend gesprek noemen, kan het zowel persoonlijk als virtueel via videoconferencing plaatsvinden.

Voordelen van voorbereidende telefoongesprekken

Het gebruik van voorbereidingsgesprekken biedt veel voordelen, zoals:

Hogere productiviteit: Voorbereidingsgesprekken kunnen de productiviteit van je vergaderingen verhogen door ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er gaat gebeuren, de benodigde informatie doorleest of meeneemt naar de vergadering, en minder tijd kwijt is aan vragen die je van het onderwerp afleiden. Uit onderzoek blijkt dat 38 procent van de medewerkers zich ergert aan mensen die onvoldoende of helemaal niet voorbereid naar vergaderingen komen.

Betere communicatie: Als je met je klanten of collega’s praat, ben je gegarandeerd productiever en boek je betere resultaten. Neem even de tijd om met ze te kletsen voordat de hoofdvergadering begint, dan krijg je een beter beeld van hun behoeften en verwachtingen. Dit kan op allerlei manieren helpen – bijvoorbeeld doordat iedereen zich gehoord voelt en meer betrokken raakt bij het project.

Minder stress: In maart 2023 zei 89 procent van de Amerikanen dat ze het afgelopen jaar last hadden gehad van een burn-out. Voorbereidingsgesprekken zijn maar één manier om stress te verminderen, doordat je zo de kans krijgt om je van tevoren goed te organiseren en voor te bereiden. Hierdoor voel je je tijdens de vergadering zelfverzekerder en heb je meer grip op de situatie.

Hoe plan je een succesvol voorbereidingsgesprek?

Hier zijn een paar tips om een goed voorbereidend gesprek te plannen:

Stel een duidelijke agenda op: neem, voordat je het gesprek begint, even de tijd om na te denken over wat je wilt bespreken. Zo blijf je bij de kern van de zaak en haal je het meeste uit je tijd.

Nodig de juiste mensen uit: Nodig alleen de mensen uit die echt belangrijk zijn voor het gesprek. Zo blijft het gesprek doelgericht en efficiënt.

Begin en eindig op tijd: respecteer ieders tijd door je gesprek op tijd te beginnen en te beëindigen. Zo laat je zien dat je de vergadering serieus neemt en dat je ieders tijd waardeert.

Maak aantekeningen: Maak tijdens het gesprek wat aantekeningen, zodat je de belangrijkste punten die aan bod zijn gekomen beter onthoudt. Dit komt goed van pas als je je voorbereidt op de eigenlijke vergadering.

Opvolging: Stuur na je telefoontje een vervolg-e-mail Aan iedereen die erbij was. Dit is een geweldige manier om de belangrijkste punten die aan bod zijn gekomen nog eens te herhalen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.

Hoe plan je een voorbereidend gesprek in met Doodle?

Doodle is een geweldige tool om voorbereidende gesprekken in te plannen.

Met een van de populairste planningstools ter wereld kun je een poll maken en die naar je deelnemers sturen. Zij kiezen dan het tijdstip dat hen het beste uitkomt en binnen enkele minuten heb je een afspraaktijd.