Czym jest rozmowa przygotowawcza?

Czym jest rozmowa przygotowawcza?

Rozmowa przygotowawcza, znana również jako rozmowa przed spotkaniem, to krótkie spotkanie odbywające się przed dłuższym, bardziej formalnym spotkaniem.

Celem rozmowy przygotowawczej jest uzgodnienie wspólnego stanowiska i upewnienie się, że przed głównym spotkaniem uzyskano odpowiedzi na najważniejsze pytania. Na przykład, jeśli prezentację prowadzi kilka osób, warto wcześniej się skoordynować, aby każdy wiedział, co ma robić i kiedy.

Chociaż nazywamy to rozmową przygotowawczą, może ona odbyć się osobiście lub wirtualnie za pośrednictwem wideokonferencji.

Korzyści płynące z rozmów przygotowawczych

Korzystanie z rozmów przygotowawczych ma wiele zalet, między innymi:

Wzrost wydajności: Rozmowy przygotowawcze mogą pomóc zwiększyć wydajność spotkań, gwarantując, że wszyscy wiedzą, o co chodzi, zapoznają się z niezbędnymi materiałami lub przyniosą je na spotkanie, a także poświęcają mniej czasu na zadawanie pytań, które mogą odciągać uwagę od tematu. Badania pokazują, że 38 procent pracowników denerwuje się na osoby, które przychodzą na spotkania niedostatecznie przygotowane lub w ogóle nieprzygotowane.

Lepsza komunikacja: Rozmawiając z klientami lub współpracownikami, z pewnością zwiększysz swoją produktywność i osiągniesz lepsze wyniki. Poświęć chwilę na rozmowę z nimi przed głównym spotkaniem, a lepiej zrozumiesz ich potrzeby i oczekiwania. Może to pomóc na wiele sposobów – między innymi sprawi, że wszyscy poczują się wysłuchani i będą bardziej zaangażowani w projekt.

Mniejszy stres: W marcu 2023 roku 89 procent Amerykanów przyznało, że w ciągu ostatniego roku doświadczyło wypalenia zawodowego. Rozmowy przygotowawcze to tylko jeden ze sposobów na zmniejszenie stresu, ponieważ dają one możliwość wcześniejszego uporządkowania spraw i przygotowania się. Dzięki temu podczas spotkania można czuć się pewniej i mieć większą kontrolę nad sytuacją.

Jak zaplanować udaną rozmowę przygotowawczą

Oto kilka wskazówek dotyczących planowania udanej rozmowy przygotowawczej:

Ustal jasny plan rozmowy: zanim zaczniesz rozmowę, poświęć chwilę na przemyślenie, o czym chcesz porozmawiać. Pomoże ci to trzymać się tematu i jak najlepiej wykorzystać czas.

Zaproś odpowiednie osoby: Zapraszaj wyłącznie osoby, których udział w dyskusji jest niezbędny. Dzięki temu rozmowa będzie przebiegać w sposób ukierunkowany i efektywny.

Rozpoczynaj i kończ rozmowę punktualnie: Szanuj czas wszystkich uczestników, rozpoczynając i kończąc rozmowę o wyznaczonej godzinie. W ten sposób pokażesz, że traktujesz spotkanie poważnie i cenisz czas wszystkich uczestników.

Rób notatki: Podczas rozmowy telefonicznej rób notatki, które pomogą Ci zapamiętać najważniejsze omówione kwestie. Będzie to przydatne podczas przygotowań do właściwego spotkania.

Dalsze działania: Po rozmowie telefonicznej wyślij e-mail z dalszymi informacjami wszystkim uczestnikom. To świetny sposób, by jeszcze raz przypomnieć najważniejsze omówione kwestie i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco.

Jak umówić się na rozmowę przygotowawczą za pomocą serwisu Doodle

Doodle to świetne narzędzie do planowania rozmów przygotowawczych.

Jako jedno z najpopularniejszych na świecie narzędzi do planowania spotkań, możesz utworzyć ankietę i wysłać ją do uczestników. Następnie wybierają oni dogodny dla siebie termin, a Ty w ciągu kilku minut znasz już godzinę spotkania.