¿Qué es una llamada de preparación?

¿Qué es una llamada de preparación?

Una llamada preparatoria, también conocida como llamada de preparación o llamada previa a una reunión, es una reunión breve que tiene lugar antes de una reunión más larga y formal.

El propósito de una llamada preparatoria es poner a todos de acuerdo y asegurarse de que se responden las preguntas esenciales antes de la reunión principal. Por ejemplo, si son varias las personas que se van a presentar, conviene sincronizarse antes para que cada uno sepa qué va a hacer y cuándo.

Aunque la llamemos "llamada preparatoria", puede tener lugar en persona o virtualmente por videoconferencia.

Ventajas de las llamadas de preparación

Utilizar las llamadas preparatorias tiene muchas ventajas, entre ellas:

Aumento de la productividad: Las convocatorias preparatorias pueden contribuir a aumentar la productividad de las reuniones, ya que garantizan que todo el mundo sepa lo que está ocurriendo, lea o lleve a la reunión lo que necesita y dedique menos tiempo a hacer preguntas que pueden desviarle del tema. Los estudios demuestran que el 38% del personal se frustra con las personas que acuden a las reuniones con poca preparación o sin ella.

Mejora la comunicación: Cuando hablas con tus clientes o compañeros, seguro que eres más productivo y obtienes mejores resultados. Dedique tiempo a charlar con ellos antes de la reunión principal y podrá conocer mejor sus necesidades y expectativas. Esto puede ayudar de muchas maneras, como que todos se sientan escuchados y participen más en el proyecto.

Menos estrés: En marzo de 2023, el 89% de los estadounidenses afirmaron haber sufrido agotamiento en el último año. Las llamadas de preparación son sólo una manera de ayudar a reducir el estrés, ya que te dan la oportunidad de organizarte y prepararte de antemano. Esto puede ayudarle a sentirse más seguro y con más control durante la reunión.

Cómo planificar con éxito una reunión preparatoria

He aquí algunos consejos para planificar con éxito una reunión preparatoria:

Establezca una agenda clara: Antes de empezar, tómese un tiempo para pensar de qué quiere hablar. Esto le ayudará a no desviarse del tema y a aprovechar el tiempo al máximo.

Invite a las personas adecuadas: Invite sólo a las personas esenciales para el debate. Esto ayudará a que la llamada sea eficaz y esté bien enfocada.

Empiece y termine a tiempo: Respeta el tiempo de todos empezando y terminando la reunión a la hora prevista. Esto demostrará que te tomas en serio la reunión y que valoras el tiempo de todos.

Toma notas: Durante la llamada, toma notas que te ayuden a recordar los puntos clave tratados. Te será útil para preparar la reunión.

Seguimiento: Después de la reunión, envíe un correo electrónico de seguimiento a todos los asistentes. Esta es una buena manera de reiterar los puntos clave que se trataron y de asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.

Cómo programar una llamada de preparación con Doodle

Doodle es una herramienta estupenda para programar reuniones preparatorias.

Como una de las herramientas de programación favoritas del mundo, puedes crear una encuesta y enviarla a tus asistentes. Ellos seleccionan la hora que más les convenga y tú tienes la hora de la reunión en cuestión de minutos.