प्रेप कॉल क्या है?

प्रीप कॉल क्या है?

एक प्रीप कॉल, जिसे तैयारी कॉल या प्री-मीटिंग कॉल भी कहा जाता है, एक संक्षिप्त बैठक होती है जो किसी लंबी, अधिक औपचारिक बैठक से पहले होती है।

तैयारी कॉल का उद्देश्य सभी को एक ही पृष्ठ पर लाना और मुख्य बैठक से पहले आवश्यक प्रश्नों के उत्तर सुनिश्चित करना है। उदाहरण के लिए, यदि कई लोग प्रस्तुति दे रहे हैं तो पहले समन्वय करना अच्छा होता है ताकि प्रत्येक व्यक्ति जान सके कि वह क्या कर रहा है और कब कर रहा है।

हालांकि हम इसे एक पूर्व-तैयारी कॉल कहते हैं, यह व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से आभासी रूप में हो सकती है।

तैयारी कॉल का उपयोग करने के लाभ

प्रीप कॉल्स का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:

बढ़ी हुई उत्पादकता: तैयारी कॉल आपकी बैठकों की उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकती हैं, क्योंकि इससे यह सुनिश्चित होता है कि सभी को पता हो कि क्या होने वाला है, वे बैठक के लिए आवश्यक सामग्री पढ़कर या साथ लेकर आएँ, और वे ऐसे प्रश्न पूछने में कम समय व्यतीत करें जो आपको विषय से भटका सकते हैं। अध्ययनों से पता चलता है कि 38 प्रतिशत कर्मचारी उन लोगों से निराश होते हैं जो बैठक में कम तैयार या पूरी तरह तैयार नहीं होते।

बेहतर संचार: जब आप अपने ग्राहकों या सहकर्मियों से बात करते हैं, तो आप अधिक उत्पादक होते हैं और बेहतर परिणाम प्राप्त करते हैं। मुख्य बैठक से पहले उनके साथ बातचीत करने के लिए समय निकालें, जिससे आप उनकी जरूरतों और अपेक्षाओं को बेहतर ढंग से समझ सकें। यह कई तरीकों से मददगार हो सकता है – जैसे कि सभी को सुना हुआ महसूस होना और परियोजना में अधिक रुचि लेना।

तनाव में कमी: मार्च 2023 में, 89 प्रतिशत अमेरिकियों ने दावा किया कि उन्होंने पिछले वर्ष में बर्नआउट का अनुभव किया था। तैयारी कॉल तनाव कम करने का सिर्फ एक तरीका है, क्योंकि यह आपको पहले से व्यवस्थित और तैयार होने का मौका देती है। इससे आपको बैठक के दौरान अधिक आत्मविश्वासी और नियंत्रण में महसूस करने में मदद मिल सकती है।

एक सफल प्रेप कॉल की योजना कैसे बनाएं

एक सफल तैयारी कॉल की योजना बनाने के लिए यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं:

एक स्पष्ट एजेंडा तय करें: अपनी कॉल शुरू करने से पहले, इस बारे में सोचने के लिए कुछ समय निकालें कि आप क्या चर्चा करना चाहते हैं। इससे आपको सही राह पर बने रहने और अपने समय का अधिकतम उपयोग करने में मदद मिलेगी।

सही लोगों को आमंत्रित करें: केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जो चर्चा के लिए आवश्यक हैं। इससे कॉल केंद्रित और कुशल बनी रहेगी।

समय पर शुरू करें और समय पर समाप्त करें: समय पर कॉल शुरू करके और समाप्त करके सभी के समय का सम्मान करें। इससे यह दिखाएगा कि आप बैठक को लेकर गंभीर हैं और आप सभी के समय का महत्व जानते हैं।

नोट्स लें: अपनी कॉल के दौरान चर्चा किए गए मुख्य बिंदुओं को याद रखने में मदद के लिए कुछ नोट्स लें। यह वास्तविक बैठक की तैयारी करते समय सहायक होगा।

अनुवर्ती कार्रवाई: आपकी कॉल के बाद, एक भेजें अनुवर्ती ईमेल सभी उपस्थित लोगों के लिए। यह चर्चा किए गए मुख्य बिंदुओं को दोहराने और यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।

Doodle के साथ एक प्रीप कॉल कैसे शेड्यूल करें

Doodle तैयारी कॉल शेड्यूल करने के लिए यह एक बेहतरीन टूल है।

दुनिया के पसंदीदा शेड्यूलिंग टूल्स में से एक के रूप में, आप एक पोल बना सकते हैं और उसे अपने प्रतिभागियों को भेज सकते हैं। वे फिर अपने लिए सबसे उपयुक्त समय चुनते हैं और आपको मिनटों में बैठक का समय मिल जाएगा।