Vad är ett förberedelsessamtal?

Vad är ett förberedelsessamtal?

Ett förberedelsemöte, även kallat förberedelsesamtal eller samtal inför mötet, är ett kort möte som äger rum före ett längre och mer formellt möte.

Syftet med ett förberedelsemöte är att se till att alla är på samma våglängd och att viktiga frågor besvaras innan huvudmötet. Om det till exempel är flera personer som ska hålla presentationer är det bra att samordna sig i förväg så att alla vet vad de ska göra och när.

Även om vi kallar det för ett förberedelsemöte kan det äga rum antingen på plats eller virtuellt via videokonferens.

Fördelarna med att använda förberedande samtal

Det finns många fördelar med att använda förberedande samtal, bland annat:

Ökad produktivitet: Förberedande samtal kan bidra till att öka produktiviteten i era möten genom att se till att alla vet vad som ska hända, läser igenom eller tar med sig det de behöver till mötet och lägger mindre tid på att ställa frågor som kan leda er bort från ämnet. Studier visar att 38 procent av personalen blir frustrerade på personer som kommer till möten utan att vara tillräckligt förberedda eller inte alls förberedda.

Förbättrad kommunikation: När du pratar med dina kunder eller kollegor blir du garanterat mer produktiv och uppnår bättre resultat. Ta dig tid att prata med dem innan det egentliga mötet, så får du en bättre förståelse för deras behov och förväntningar. Detta kan bidra på många sätt – bland annat genom att alla känner sig lyssnade på och blir mer engagerade i projektet.

Mindre stress: I mars 2023 uppgav 89 procent av amerikanerna att de hade drabbats av utbrändhet under det senaste året. Förberedande samtal är bara ett av flera sätt att minska stressen genom att ge dig möjlighet att organisera dig och förbereda dig i förväg. Detta kan hjälpa dig att känna dig mer säker och ha bättre kontroll under mötet.

Så här planerar du ett framgångsrikt förberedelsemöte

Här är några tips för att planera ett lyckat förberedelsemöte:

Ställ upp en tydlig dagordning: Innan du inleder samtalet bör du ta dig tid att fundera över vad du vill ta upp. Det hjälper dig att hålla dig till ämnet och utnyttja tiden på bästa sätt.

Bjud in rätt personer: Bjud endast in de personer som är nödvändiga för diskussionen. Detta bidrar till att samtalet förblir fokuserat och effektivt.

Börja och avsluta i tid: Visa respekt för allas tid genom att börja och avsluta samtalet i tid. Det visar att du tar mötet på allvar och att du värdesätter allas tid.

Gör anteckningar: Under samtalet bör du göra några anteckningar för att lättare komma ihåg de viktigaste punkterna som diskuterats. Det kommer att vara till hjälp när du förbereder dig inför själva mötet.

Uppföljning: Efter samtalet ska du skicka ut ett uppföljningsmejl till alla som deltog. Det här är ett utmärkt sätt att sammanfatta de viktigaste punkterna som diskuterades och se till att alla är överens.

Så här bokar du ett förberedelsemöte med Doodle

Doodle är ett utmärkt verktyg för att boka förberedande samtal.

Med ett av världens mest populära schemaläggningsverktyg kan du skapa en omröstning och skicka den till dina deltagare. De väljer sedan den tid som passar dem bäst, och inom några minuter har du en mötes tid fastställd.