Hoe je afspraken voor online lessen plant en beheert

Jij geeft online les, je studenten leren online, dus waarom plan je je lessen nog steeds alsof het 2005 is?

Heen en weer mailen om tijden af te stemmen. 's Avonds laat e-mails versturen. Nagaan wie er naar een groepssessie komt. Dat is tijd die je zou kunnen besteden aan lesvoorbereiding, een pauze tussen twee gesprekken door, of gewoon even op adem komen.

Het goede nieuws? Er is een simpele manier om je rooster net zo modern te maken als je lessen.

Laat zien wanneer je beschikbaar bent en laat studenten zelf een afspraak boeken

Als studenten een sessie willen boeken, zouden ze je niet eerst een bericht moeten sturen en op een antwoord moeten wachten. Met een Boekingspagina kunnen ze je beschikbare tijdvakken zien, een geschikt tijdvak kiezen en direct bevestigen.

Jij houdt de touwtjes in handen wat je agenda betreft. Zij krijgen duidelijkheid en vertrouwen. Je stuurt gewoon een link via e-mail, WhatsApp of plaatst hem zelfs op sociale media, en de rest gaat vanzelf.

Laat de leerlingen van tevoren vragen insturen

Als iemand een sessie boekt, kan hij of zij een kort berichtje achterlaten waarin staat waar hij of zij hulp bij nodig heeft. Zo kom je goed voorbereid aan. Je verspilt geen tijd met uitzoeken waar je je op moet richten, en de klant haalt meer uit de sessie.

Of het nu gaat om een wiskundeprobleem waar ze niet uitkomen of een grammaticaregel die wat meer uitleg nodig heeft, je hebt de kans om je al voor het gesprek begint voor te bereiden.

Gebruik inschrijflijsten voor groepssessies

Misschien geef je één keer per week les over hetzelfde onderwerp aan een groep. Of bied je herhalingssessies aan voor examens. Je kunt een Inschrijflijst gebruiken om een sessie met een beperkt aantal plaatsen (laten we zeggen 20) te organiseren en je studenten uitnodigen om een tijdstip te kiezen.

Als de plekken op zijn, zijn ze op. Geen overboeking. Geen eindeloos heen-en-weer-gemail om te kijken wie er meedoet. Iedereen die zich aanmeldt, krijgt meteen de info die hij of zij nodig heeft.

Je geeft online les, dus je rooster moet ook online staan

Je gebruikt Zoom, Google Meet of Teams al om les te geven. Het is dus logisch om een tool te gebruiken die daar naadloos bij aansluit.

Als je leerlingen nog jong zijn, stuur dan gewoon de link naar hun ouders. Zij kunnen de sessie dan namens hun kind boeken. Geen verwarring. Geen eindeloze discussies om uit te zoeken wie er komt en wanneer.

Geen herinneringen meer, geen achtervolging meer

Als je ooit hebt meegemaakt dat een leerling een les vergat of te laat kwam, weet je hoe frustrerend dat kan zijn.

Met automatische herinneringen krijgen je leerlingen (of hun ouders) van tevoren een berichtje. Je hoeft geen berichten te sturen of de aanwezigheid nog eens te controleren. Als iemand afzegt, komt de plek weer vrij en kan iemand anders die boeken, zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen.

Deel je link waar je maar wilt

Of je nu één-op-één lesgeeft of in een groep, je hoeft je link maar één keer aan te maken. Daarna kun je:

• Stuur het per e-mail naar je huidige studenten

• Deel het in een WhatsApp-groep, zodat je er snel bij kunt

• Zet het op je website of sociale media, zodat ook nieuwe studenten bij jou kunnen boeken

Het is de deur van je digitale klaslokaal. Jij bepaalt wie er doorheen komt en wanneer.

Kies tools die goed aansluiten bij je agenda

Je lesrooster moet niet op een eilandje staan, los van de rest van je leven.

Kies een tool die koppelt aan je bestaande agenda, zodat al je afspraken op één plek te zien zijn. Zo voorkom je dat je dubbele afspraken inplant, pauzes mist of te laat komt bij je eigen sessies.

Doodle werkt samen met de tools die je al gebruikt. Het synchroniseert met je agenda, helpt overlappingen te voorkomen en maakt het hele proces makkelijker te beheren.