Hoe een federale overheidsinstantie honderden subsidiegesprekken versnelde met Doodle

Wanneer overheidsinstanties met lokale gemeenschappen werken, is goede samenwerking cruciaal. Darion Mayhorn van een overheidsinstantie binnen het Amerikaanse ministerie van Binnenlandse Zaken vertelde ons hoe Doodle de vergaderingen stroomlijnt die lokale milieu-initiatieven van de grond krijgen.

Een grote stroom externe vergaderingen plannen is lastig

Elk jaar ontvangt de instantie tot 70 miljoen dollar aan federale middelen, die ze vervolgens verdeelt onder lokale subsidieaanvragers. Aanvragers die worden goedgekeurd, moeten een startbijeenkomst over de financiële steun bijwonen. En de instantie vindt het belangrijk om ook afgewezen aanvragers een terugkoppeling te geven.

Darion: ‘we hebben wat wij debriefings noemen. We bellen ze op, nemen de aanvraag met ze door en laten zien waar ruimte voor verbetering zit.’ Zoveel externe 1:1-gesprekken inplannen was een enorme hoofdpijn, totdat de instantie met Doodle begon.

Organiseer honderden vergaderingen in enkele minuten

Vóór Doodle Premium, regelde de instantie haar vergaderingen nog op de ouderwetse manier: ‘...iemand keek in onze agenda’s, bedacht een hele reeks tijdstippen en mailde die dan naar iedereen... Het was gewoon volstrekt omslachtig, die e-mailpingpong die we speelden.’

Met de tijd die Doodle Premium oplevert, kan het team van de instantie zich richten op het echte werk: samen met lokale gemeenschappen milieu-initiatieven uitvoeren. Darion: ‘Het stelt ons in staat om ons te richten op de dingen waar we ons écht op moeten richten.’

Doodle 1:1 versnelt gesprekken met externe partners en klanten

Of ze een goedgekeurde aanvrager nu door de praktische kant van de subsidie loodsen of een afgewezen aanvrager adviseren over het verbeteren van de financieringsaanvraag: de meeste vergaderingen van de instantie zijn 1:1-gesprekken met externe partijen. Met Doodle 1:1 kan de instantie meerdere externe 1:1-afspraken eenvoudig en flexibel inplannen. Volgens Darion: ‘...de 1:1-functie is eigenlijk de beste... die werkt echt heel goed.’

Toepassingen: Teamvergaderingen, externe partijen, 1:1-gesprekken, afspraken