Hoe de gemeente Arvada haar vergaderplanning verbeterde om een groeiende stad te bedienen
Doodle helpt hen vergaderingen met wel 70 deelnemers te organiseren voor het Complete Count Committee, zodat de volkstelling een succes wordt.
Klaar om meer uit je tijd te halen? Bespreek het met een Doodle-expert.
Een onderzoek naar de gebruikerservaring van Doodle
Het kleine team van de gemeenteraad van Arvada, Colorado, moet voorzien in de uiteenlopende gemeentelijke behoeften van de ruim 100.000 inwoners van Arvada: van politiediensten tot duurzaamheidsinitiatieven. Toen we spraken met Charise Canales, verantwoordelijk voor buurtparticipatie bij het kantoor van de gemeentesecretaris van Arvada, was ze er meteen duidelijk over hoe belangrijk vergaderingen zijn in haar dagelijkse werk.
Ze vertelde ons dat haar functie ‘meestal draait om het coördineren van heel veel vergaderingen – zoals bij elke baan bij een gemeente’. Daar komt bij dat veel van die vergaderingen met externe partijen zijn, of dat nu zakelijke partners of inwoners zijn.
Vaak vergaderen met wisselende groepen externe genodigden zorgt al snel voor planningsproblemen. Maar de gemeente Arvada stroomlijnt haar planning met Doodle Premium. "We gebruiken Doodle constant.", zei Charise.
Doodle zorgt voor soepel plannen tussen verschillende agenda’s bij externe vergaderingen
Interne vergaderingen bij de gemeente Arvada zijn makkelijk in te plannen, omdat iedereen op kantoor dezelfde agenda gebruikt. Charise legt uit: ‘we kunnen gewoon ieders agenda erbij pakken en een leeg tijdslot zoeken’. Vergaderingen met externe partijen waren vroeger lastiger.
Charise herinnert zich hoe ze grote externe vergaderingen via e-mail probeerde te organiseren: ‘het was eindeloos heen en weer gemail: dit tijdstip past mij wel, maar die persoon niet. Dat waren donkere tijden.’ En nu? ‘Als het om externe partijen gaat,’ zegt Charise, ‘dan gebruiken we Doodle.’.
Met Doodle Premium wordt het gekozen tijdstip, zodra een snelle Doodle-poll het heeft bepaald, automatisch in de agenda’s van de deelnemers gezet. Charise schat dat haar team 3 uur per week bespaart nu ze externe vergaderingen via een Doodle Team-abonnement inplannen.
De aftrap van de volkstelling van 2020
Hoe groter het project, hoe lastiger het plannen van vergaderingen. En veel groter dan een volkstelling worden projecten niet! Op het kantoor van de gemeentesecretaris bereidt het team zich voor op de volkstelling van 2020. Om te beginnen stellen ze een Complete Count Committee samen met zo’n 70 lokale leiders, om in Arvada aandacht te vragen voor de telling.
Charise geeft toe: ‘zoveel mensen in één ruimte krijgen is een uitdaging’. Maar dankzij Doodle Premium konden ze snel aan de slag en hebben ze de eerste trainingssessie van het comité al ingepland en gehouden. Als het tijd is om weer samen te komen met het Complete Count Committee, hoeven ze er niet over na te denken: ze gebruiken gewoon weer Doodle.
Herinneringen maken het verschil
Als deelnemers niet reageren op een uitnodiging, kost het veel werk om ze allemaal apart achterna te zitten. Voor Charise was mensen eraan herinneren hun beschikbaarheid door te geven vroeger een tijdrovende, frustrerende klus.
‘Zeker,’ zegt ze, ‘als we hele grote vergaderingen hadden en ik maar een paar mensen zover kreeg om te reageren.’ Maar met Doodle Premium kan ze bij elke uitnodiging een deadline instellen en automatische herinneringen sturen naar iedereen die de poll nog niet heeft ingevuld – zonder extra werk voor haarzelf.
Toepassingen: Teamvergaderingen, externe partijen, 1:1's, trainingssessies
