7 consigli per mantenere i membri della facoltà in carreggiata

Onestamente, ho sempre immaginato che i professori e i docenti conducano una vita accademica facile. Entrano in un'aula e tengono una lezione di prim'ordine. Si aggirano per i corridoi facendo battute con gli altri membri della facoltà. Condividono un drink informale con alcuni dei loro studenti preferiti, mentre parlano del ruolo del postmodernismo in Il pendolo di Foucault e poi trascorrono le ore di ufficio a coltivare una mente brillante ma incompresa.

Ok, quindi gran parte della mia visione del corpo docente si basa sul personaggio di Robin Williams in Good Will Hunting. Non è la prima volta che sembra che Hollywood abbia sbagliato qualcosa. [Una ricerca (https://www.insidehighered.com/news/2014/04/09/research-shows-professors-work-long-hours-and-spend-much-day-meetings#:~:text=Per%20l'intero%2Dtempo%20dei%20membri%20della%20facoltà,su%20compiti%20amministrativi%20e%20altri%20compiti.) condotta per anni alla Boise State ha rivelato che i membri della facoltà lavorano in media più di 60 ore alla settimana, di cui 10 ore il sabato e la domenica. Meno della metà di questo tempo è dedicato all'insegnamento, mentre altri compiti amministrativi si accumulano.

Questo non è un problema di Boise e nemmeno americano. [Più della metà (https://www.dovepress.com/a-research-on-sources-of-university-faculty-occupational-stress-a-chin-peer-reviewed-fulltext-article-PRBM) dei docenti delle università cinesi è soggetta a una forte pressione occupazionale, con gli assistenti e i professori associati ancora più stressati di quelli di ruolo.

I membri della facoltà affondano in un mare di lezioni, gruppi, orari di ricevimento, riunioni amministrative, preparazione, correzione di documenti, pubblicazione delle loro ricerche e partecipazione a eventi professionali. Cosa possono fare per ridurre il carico di lavoro?

1: Dedicare tempo alla pianificazione del proprio tempo

I professori dedicano ore e ore alla settimana per preparare le lezioni e i corsi. Dovrebbero fare lo stesso con le loro agende.

• Utilizzate un'ora ogni fine settimana per pianificare la settimana successiva.

• Fate amicizia con il blocco del tempo. Ogni giorno segnate sul calendario il tempo da dedicare alle e-mail, al pranzo, alla pausa caffè, all'orario d'ufficio e ad altri impegni.

• Date la stessa priorità al tempo libero, al relax e allo sviluppo personale, e bloccate il tempo nel vostro calendario anche per questi aspetti.

• Tenete una lista dettagliata delle cose da fare per il giorno, la settimana e il semestre.

Programmare e bloccare questi spazi di tempo aiuta a proteggere il vostro tempo da altre richieste e riduce la fatica decisionale che si prova quando ci si adatta costantemente a compiti nuovi e inaspettati.

2: Concentrarsi sui gruppi

Un vantaggio di un programma dettagliato è che vi permette di guardare indietro alle settimane passate e di analizzare con precisione come avete impiegato il vostro tempo. Per esempio, quante ore avete trascorso in incontri individuali, sia con studenti laureati che con altri membri della facoltà? Alcuni di questi incontri potrebbero essere organizzati in piccoli gruppi?

L'orario di ricevimento è diventato una parte standard della vita universitaria. Tuttavia, è sempre più evidente che i piccoli gruppi forniscono molti degli stessi benefici degli incontri individuali e incoraggiano una maggiore discussione. Se i docenti organizzano in modo proattivo sessioni di gruppo con un numero di studenti compreso tra cinque e otto, possono evitare gran parte del tempo e delle ripetizioni dei colloqui individuali.

La stessa logica si applica agli incontri con altri docenti. Una piccola riunione di dipartimento regolare o un incontro settimanale a pranzo potrebbero evitare molti incontri individuali casuali e visite a sorpresa che si verificano durante la settimana?

Naturalmente, trovare un orario conveniente per tutti per partecipare a una riunione di gruppo può essere più impegnativo, ma un software di programmazione può aiutare a pianificare queste sessioni in modo rapido e semplice.

3: Appoggiarsi alla tecnologia

Parlando di strumenti online, i professori che adottano la tecnologia vedranno il loro tempo allungarsi molto di più.

• Utilizzate un software di programmazione per organizzare in modo semplice e immediato le riunioni individuali e di gruppo, evitando le ore perse per il solito ping-pong di e-mail che occorre per organizzare anche la riunione più semplice.

• Il blocco del coronavirus ha portato alla ribalta i metodi che, anche una volta tornati alla normalità, dovrebbero continuare a svolgere un ruolo significativo nella vita accademica. Le grandi riunioni di facoltà, ad esempio, sono più facili da programmare quando i partecipanti non devono essere fisicamente presenti e non si perde tempo a correre da un luogo all'altro.

• Utilizzate una piattaforma di comunicazione, come Slack, per interagire e trasmettere messaggi essenziali ai vari gruppi di studenti e di facoltà. Rispondere alle domande in modo che tutti possano vederle significa evitare di sentirsi chiedere 40 volte la scadenza di *quell'elaborato. Avere un collegamento di comunicazione aperto in tempo reale tra studente e professore significa che è probabile che vengano date più risposte alle domande online che non a lunghi incontri individuali, mentre gli studenti ricevono le risposte quando ne hanno bisogno.

• Registrate le vostre sessioni chiave in modo che gli studenti possano rivederle durante il ripasso per gli esami, recuperarle se le hanno perse la prima volta e persino utilizzare le registrazioni per i gruppi futuri piuttosto che ripetere vecchi argomenti.

Un avvertimento: non fate un uso eccessivo della tecnologia e non passate ore e ore a cercare di capire le complessità dei diversi strumenti, perché non è questo il punto. Cercate gli strumenti più facili da usare e con un ROI immediato in termini di risparmio di tempo.

#4: Identificare le trappole del tempo

Provate a registrare (onestamente) tutto il vostro tempo in un'applicazione gratuita come Toggl o Clockify per un paio di settimane, per identificare con precisione il modo in cui trascorrete il vostro tempo, rispetto a come pensate o progettate di trascorrerlo. Questo aiuterà a identificare e creare strategie per eliminare i tipici ladri di tempo, come ad esempio:

• Socializzare ogni volta che si va a prendere un caffè

• Rispondere alle telefonate

• Procrastinare

• Cercare oggetti, libri o file (reali e virtuali) a causa di una scarsa organizzazione

• Rispondere alle domande dopo le lezioni e i corsi

• Trattare con i visitatori occasionali

5: Imparare a stabilire le priorità

All'imprenditore Ryan Blair è attribuita la citazione Instagrammable: "Se è importante, troverai un modo. Se non lo è, troverai una scusa". In una grande ovvietà si nasconde una grande verità.

Quanto siete bravi a stabilire le priorità? Le ricerche dimostrano che la maggior parte di noi tende a dare priorità a ciò che è urgente piuttosto che a ciò che è importante. Se non avete un talento naturale per l'arte di stabilire le priorità, è fondamentale avere un sistema per stabilire le priorità tra le due cose. Senza priorità, tutto diventa necessario ed è così che i livelli di stress aumentano e l'equilibrio tra lavoro e vita privata diventa un ricordo del passato.

Un metodo molto diffuso è la Matrice di Eisenhower, resa popolare dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D Eisenhower. In questo metodo, tutti i compiti rientrano in una delle quattro categorie:

• Importanti con scadenza:

  Hanno un impatto significativo e devono essere affrontati per primi.

• Importante senza scadenza

  Anche questi hanno un impatto significativo, create una tempistica e programmate un momento per completarli.

• Non importante con una scadenza

  Cercate di delegare questi compiti a qualcun altro.

Un altro trucco che vi farà risparmiare un sacco di tempo, una volta imparato a fondo, è ancora più semplice. Imparate a dire "no".

6: Massimizzare l'efficienza della pianificazione

I docenti dedicano circa il 12% della loro settimana - più di sette ore - alla preparazione di lezioni e lezioni. Alcuni accorgimenti di produttività possono facilmente far risparmiare un paio di ore ogni settimana, che si sommano a 60 ore di una settimana lavorativa completa nel corso di un anno.

• Stabilite un limite di tempo per la preparazione di una lezione. Se si considera anche il tempo per le discussioni, la quantità di contenuti che si può inserire in un'ora o due è limitata. Un'eventuale preparazione eccessiva rischia di andare persa piuttosto che passare alla lezione successiva.

• Se la vostra scuola non fornisce modelli per le note didattiche, le presentazioni o l'impostazione dei compiti, dedicate qualche ora prima di ogni semestre a crearne di vostri. Poi usateli fedelmente durante l'anno.

• Non pensateci troppo. Se avete già tenuto un corso in passato, o se avete anche del materiale di un altro professore che ha tenuto quel corso, usate con orgoglio il materiale esistente. Non dovete reinventare solo per il gusto di sembrare originali.

• Scaglionate le date degli esami e dei compiti nel corso del semestre, in modo da non rimanere bloccati nell'inferno della correzione per settimane.

• Programmate l'inserimento di alcune lezioni indolori in tutti i corsi che insegnate. Potrebbero essere registrazioni di lezioni precedenti, la visione di materiale video o discussioni generali sull'argomento. Prevedere una settimana di preparazione "facile" qua e là vi dà un po' di spazio per respirare.

7: Diventare un guru della gestione del tempo

Siete già un esperto della materia, ed è per questo che siete un membro della facoltà in un istituto di istruzione superiore. Ma aggiungete un'altra specializzazione: la gestione del tempo. Alcuni semplici consigli e trucchi faranno aumentare la vostra efficienza quasi da un giorno all'altro:Fare più riunioni online.

• Fate più riunioni online. Di solito sono più concisi e si risparmia il tempo che spesso si passa a camminare tra una riunione e l'altra.

• Quando si svolgono attività che richiedono una concentrazione profonda, spegnere tutte le notifiche e gli avvisi di posta elettronica. Utilizzate applicazioni come Freedom, Mindful Browsing o RescueTime per bloccare i siti web non rilevanti o per riportarvi al lavoro.

• Fate riunioni in piedi](https://doodle.com/en/resources/research-and-reports/state-of-meetings-in-q2-2020/), soprattutto quelle improvvisate. In questo modo le riunioni saranno più brevi.

• Riducete al minimo gli spostamenti. In questi tempi post-COVID, molte conferenze offrono versioni online.

Forse essere un membro di facoltà sarà sempre una questione di destrezza tra lezioni, preparazione, ricerca, benessere degli studenti e amministrazione. Nemmeno il dottor Sean Maguire di Robin Williams ha avuto vita facile. Tuttavia, grazie a qualche lezione di produttività tratta dal mondo aziendale, gli accademici possono iniziare a recuperare alcune di quelle 60 ore settimanali. E magari anche un occasionale fine settimana libero.

Leggi il nostro white paper, "Storie di successo con Doodle, " per scoprire come college e università hanno usato Doodle per migliorare le loro capacità di gestione del tempo.