7 consigli per prenotare più appuntamenti con i clienti per la vostra azienda

Come disse una volta la grande filosofa Dory a Marlin in Alla ricerca di Nemo: "Continua a nuotare". È una guida che non solo ci fa superare una giornata difficile, ma potrebbe anche essere il motto di quasi tutte le organizzazioni B2B.

Il successo aziendale è combattuto e di breve durata e, per quanto la vostra azienda possa avere successo in questo momento, l'unico modo per continuare a crescere e prosperare è aumentare i ricavi ricorrenti mensili (MRR). Per la stragrande maggioranza delle organizzazioni B2B, ciò significa ottenere un maggior numero di incontri con i decisori chiave. In altre parole, continuare a nuotare.

Naturalmente, non esiste una pallottola d'argento per prenotare più appuntamenti, ma ci sono alcuni risultati facili che possono essere afferrati con entrambe le mani e alcuni errori evidenti che molte aziende commettono e che possono essere evitati con un po' di lavoro. Qui di seguito, ci immergiamo in alcuni suggerimenti e trucchi che faranno sì che le vostre agende siano piene di riunioni in breve tempo.

1: Rendete più facile per i clienti fissare gli appuntamenti

Cominciamo con il frutto più piccolo: il sito web della vostra azienda. Molte organizzazioni si concentrano sulla creazione di grandi liste di chiamate. Spendono ingenti somme in strategie di inbound marketing per riscaldare i contatti. Investono ore in chiamate di ruolo con i rappresentanti per lo sviluppo delle vendite (SDR). Eppure, nonostante siano necessarie una media di 18 chiamate per entrare in contatto con un acquirente, rendono troppo difficile fissare un appuntamento per i potenziali clienti che visitano il loro sito web desiderosi di entrare in contatto.

Possiamo chiamare i taxi con la semplice pressione di un tasto; ordiniamo e paghiamo il cibo senza mai parlare con una persona; organizziamo vacanze senza mai parlare con l'hotel. Siamo una generazione di "fai da te" e un terzo di noi preferisce fissare un appuntamento da solo piuttosto che chiamare un venditore o compilare un modulo. Queste persone si servono da sole su un piatto d'argento e il vostro compito è quello di renderglielo il più semplice possibile.

2: Effettuare un maggior numero di chiamate e chiamate migliori

Ok, forse è un po' ovvio, ma più chiamate fate, più possibilità avete di prenotare più appuntamenti con i clienti per la vostra azienda. Le vendite sono, in un certo senso, un gioco di numeri. Ma questo vale solo se le chiamate sono già eccellenti. Come potete assicurarvi che valga la pena rispondere alle chiamate?

Innanzitutto, assicuratevi che non siano ripetitive. I copioni funzionano fino a un certo punto, ma possono far sembrare i responsabili delle vendite stanchi e poco entusiasti, oltre che poco interessati. Dedicate tempo alla scoperta prima di ogni telefonata. Cercate su Google notizie, interessi o informazioni sulla persona che state chiamando. Date un'occhiata al loro profilo LinkedIn per avere un'idea del loro percorso professionale e delle aziende per cui hanno lavorato; controllate quali post hanno apprezzato o condiviso. Tutto ciò contribuirà a rendere la telefonata più personale e interessante per l'interlocutore.

Una volta ottenute queste informazioni, usatele per avviare una conversazione piuttosto che una vendita. Stabilite una relazione e poi passate a porre domande che vi aiuteranno a qualificare il lead e a suscitare il suo interesse per i vostri prodotti o servizi. Le ricerche dimostrano una connessione diretta tra il numero di domande poste da un venditore e il successo dell'interazione.

Infine, durante la telefonata, chiacchierate come vecchi amici e avete valutato che si tratta di un buon potenziale cliente. Allora assicuratevi di non riagganciare finché l'appuntamento non è stato fissato. Lo stesso vale per tutti i futuri incontri o dimostrazioni; assicuratevi sempre che l'appuntamento successivo sia programmato durante la telefonata, per ridurre il ritardo tra le sessioni e assicurarvi che il prossimo faccia a faccia avvenga.

3: Vendete l'appuntamento, non il prodotto

Probabilmente l'errore più grande che commettono gli SDR è dimenticare cosa stanno cercando di vendere. Sono talmente presi dalla soluzione e da tutti i modi in cui essa può migliorare l'attività di un potenziale cliente, che si presentano in modo troppo forte, come se stessero cercando di vendere la loro soluzione proprio durante la telefonata.

Pensate alla telefonata come al trailer di un film. Presentate i personaggi principali (ad esempio, un giovane pesce e suo padre), poi introducete un po' di tensione (il pesce viene portato via dall'altra parte del mondo e suo padre deve ritrovarlo) e aggiungete magari una o due battute. Quanto basta per invogliare le persone a saperne di più e a comprare il biglietto per l'evento principale: l'appuntamento.

I modi per farlo sono:

4: Utilizzate un software per la pianificazione delle riunioni

Lo ammettiamo: probabilmente questo dovrebbe essere il punto numero uno, ma, come Dory che aiuta Marlin a trovare Nemo, volevamo mostrare un po' di umiltà. Siamo stati tutti in un negozio in procinto di fare un acquisto, ma poi abbiamo messo giù l'articolo perché non c'è nessuno che assiste alla cassa o c'è una coda più lunga di una fila di tartarughe che cavalcano la corrente dell'Australia orientale. Frustrante.

Dopo aver fatto il duro lavoro di far interessare le persone al vostro prodotto e portarle sul vostro sito web, di catturare la loro attenzione con le vostre e-mail o di conquistarle con una telefonata, è fondamentale rendere il processo di prenotazione degli appuntamenti privo di attriti. Il software per la programmazione degli appuntamenti viene in soccorso.

Scegliete uno strumento che si colleghi direttamente all'agenda dei vostri responsabili commerciali. Noi chiamiamo questa funzione Pagina di prenotazione. Significa che i professionisti delle vendite possono condividere la loro disponibilità direttamente con i potenziali clienti, impostando le regole di incontro desiderate, come l'orario di lavoro disponibile, la durata dell'incontro, il periodo minimo di preavviso e il tempo cuscinetto. Il tutto viene visualizzato tramite un URL unico, che può essere aggiunto a siti web, e-mail, messaggi diretti e persino post sui social media. Gli interessati possono prenotare l'appuntamento quando preferiscono; possono anche scegliere con quale responsabile delle vendite parlare, se necessario, ed entrambi gli interlocutori ricevono automaticamente nella loro casella di posta elettronica un invito al calendario completo di link a Zoom, se questa integrazione con Doodle è abilitata. La fascia oraria in questione viene rimossa dal calendario prenotabile, per cui non c'è il rischio di avere una doppia prenotazione.

Il software di pianificazione non solo rende l'esperienza della prenotazione di un appuntamento assolutamente indolore per i potenziali clienti, ma riduce anche il carico di lavoro dei DSP e dei venditori, dando loro più tempo per svolgere un lavoro di maggiore impatto commerciale, invece di chiamare e inviare e-mail per concordare un orario conveniente per un appuntamento. Questo processo sottrae alle aziende molte ore di lavoro ogni settimana.

5: Siate creativi con i vostri strumenti

Il telefono rimane il re delle vendite: quasi la metà dei professionisti delle vendite sostiene ancora che il loro umile telefono è lo strumento più potente del loro arsenale. Ma in questi giorni di multimedialità, multi-dispositivo e always-on, i venditori devono utilizzare tutti gli strumenti a loro disposizione.

La posta elettronica ha ancora un ruolo da svolgere, se usata in modo intelligente e strategico. Attualmente vengono inviati in media 306 miliardi di e-mail al giorno. Per avere un'idea della velocità con cui questa cifra sta crescendo, quando è uscito Trovato Dory nel 2016, sono state inviate 220 miliardi di e-mail al giorno, mentre solo 31 miliardi di e-mail sono state inviate ogni giorno quando l'originale Alla ricerca di Nemo è arrivato al cinema nel 2003.

Tutto questo per dire che le persone si trovano di fronte a pile gigantesche e sempre più numerose di e-mail nella loro casella di posta, il che spiega perché i tassi di apertura sono così bassi. Per riuscire a fare breccia, avrete bisogno di qualcosa di speciale. Per questo motivo, è necessario che l'oggetto sia personale, eccitante e sorprendente, e che il contenuto sia utile. Un buon approccio consiste nell'inviare ai contatti e-mail contenenti notizie sull'azienda e sul settore, con il punto di vista dei dirigenti sulle tendenze del settore. Assicuratevi poi che in diversi punti dell'e-mail sia presente un pulsante imperdibile per prenotare appuntamenti.

Le campagne sulle piattaforme di social media, come LinkedIn, possono essere altamente mirate al vostro target demografico. Tuttavia, le aziende spesso forniscono ai post delle call-to-action che sono troppo vaghe (click-through al sito web dell'azienda) o chiedono troppo (compra ora). Un link alla vostra pagina di prenotazione, dove i potenziali clienti possono prenotare un appuntamento, è la via di mezzo ideale.

Infine, le aziende hanno riscontrato un certo successo utilizzando i messaggi di testo o le app di messaggistica, come WhatsApp o Facebook Messenger, e includendo un link "Prenota ora" all'interno del messaggio. In media, passiamo più di tre ore al giorno sui nostri dispositivi mobili, quindi ha senso raggiungere i vostri obiettivi sulla loro piattaforma preferita.

6: Follow up per prevenire i no-show

Considerando tutto il duro lavoro che i team di marketing e di vendita richiedono per portare i potenziali clienti al punto in cui sono pronti a fissare un appuntamento, è estremamente frustrante che tra il 15 e il 35% degli appuntamenti programmati non si verifichino mai.

Il software di pianificazione aiuta a ridurre questa percentuale. Le persone si impegnano di più a rispettare gli appuntamenti che hanno programmato da sole, piuttosto che a farsi imporre una fascia oraria da un SDR entusiasta. In Doodle, inoltre, inviamo agli invitati un link che facilita la riprogrammazione, riducendo la probabilità di no-show o di cancellazioni dell'ultimo minuto.

Mantenere brevi gli appuntamenti può anche aumentare la compliance, poiché è molto più probabile cancellare un appuntamento di un'ora durante una giornata impegnativa rispetto a una riunione programmata per soli 20 minuti. Questo è dimostrato dalla nostra analisi delle riunioni di quest'anno, che ha rilevato che 30 minuti è la durata preferita delle riunioni.

Tuttavia, la cosa più importante è che i DSP non pensino che il lavoro sia finito una volta che la riunione è stata archiviata. Trovate il modo di rimanere in contatto occasionale con il potenziale cliente prima dell'appuntamento. Magari inviate loro un articolo recente o un caso di studio che potrebbero trovare interessante. Poi ricordate loro che avete un incontro imminente, confermate l'ordine del giorno, verificate che l'orario e la data siano adatti a loro e spiegate chiaramente come riprogrammare l'appuntamento se non è più conveniente.

Alcune aziende trovano che l'invio di promemoria tramite messaggio di testo o app di messaggistica sia più efficace della tradizionale e-mail.

7: Test. Misurare. Analizzare. Ripetere.

"Ci siamo! Prossima fermata: la conoscenza!". - Mr Ray, l'insegnante di Nemo

La prenotazione degli appuntamenti a volte può sembrare un gioco di numeri irrazionali, un semplice gettare fango su un muro per vedere cosa si attacca. È fondamentale che non diventi così e che porti un po' di riflessione in tutto questo rumore.

Ciò significa tracciare tutti i contatti che si ottengono in base alla piattaforma utilizzata, al metodo, al tono e al messaggio che si usa, all'inclusione di un video o di una GIF nell'e-mail.

Tracciando tutto, imparerete presto a individuare gli schemi. Forse alcuni gruppi target rispondono meglio ai messaggi di testo. Un particolare caso di studio video potrebbe indurre i destinatari a fissare più appuntamenti? Una volta identificata una tendenza, potete sperimentarla in modo più ampio e magari anche fare variazioni sullo stesso tema. Supponiamo che un particolare oggetto superi tutti gli altri in termini di tassi di apertura o di appuntamenti fissati. In questo caso, è il momento di creare variazioni su quella stessa riga di oggetto per vedere se un'altra versione può ottenere risultati ancora migliori.

Testando, misurando, analizzando e ripetendo il processo, perfezionerete la vostra metodologia e aumenterete le possibilità di prenotare più appuntamenti per la vostra azienda. Ma è essenziale trovare il tempo di provare anche qualcosa di imprevedibile di tanto in tanto. Forse potete inviare ai vostri contatti un biglietto di auguri con un link abbreviato al vostro pianificatore di appuntamenti sul retro? Potreste impiegare un pilota per incidere l'URL nel cielo sopra un evento importante del settore?

Oppure potreste inviare loro un piccolo regalo, come un paio di biglietti per il cinema, con un biglietto in cui dite che vi piacerebbe chiacchierare quando avranno avuto la possibilità di trascorrere un paio d'ore in una stanza buia, lontano dal trambusto dell'ufficio. Se non sono sicuri di cosa andare a vedere, abbiamo in mente un paio di classici che sicuramente faranno sorridere i loro volti come pesci pagliaccio.

Per saperne di più su come i professionisti delle vendite e del marketing possono usare Doodle per prenotare un maggior numero di appuntamenti di vendita, visitate la nostra pagina delle soluzioni di vendita e marketing**.