7 Tipps für die Buchung von mehr Kundenterminen für Ihr Unternehmen

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Wie die große Philosophin Dory einst zu Marlin in Findet Nemo sagte: "Schwimm einfach weiter." Das ist ein Ratschlag, der nicht nur uns durch einen harten Tag bringt, sondern auch das Motto fast jeder B2B-Organisation da draußen sein könnte.

Geschäftserfolge sind hart erkämpft und von kurzer Dauer, und ganz gleich, wie erfolgreich Ihr Unternehmen gerade ist, die einzige Möglichkeit, weiter zu wachsen und zu gedeihen, ist die Steigerung des monatlich wiederkehrenden Umsatzes (MRR). Für die überwältigende Mehrheit der B2B-Organisationen bedeutet das, mehr Treffen mit wichtigen Entscheidungsträgern zu vereinbaren. Mit anderen Worten: Schwimmen Sie einfach weiter.

Natürlich gibt es kein Patentrezept für die Buchung von mehr Terminen, aber es gibt einige einfache Erfolge, die man mit beiden Händen greifen kann, und einige offensichtliche Fehler, die viele Unternehmen machen und die man mit ein wenig Arbeit vermeiden kann. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Tipps und Tricks vor, die dafür sorgen, dass Ihr Terminkalender schon bald vor Terminen überquillt.

1: Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Termine zu vereinbaren

Beginnen wir mit dem am niedrigsten hängenden Obst: Ihrer Unternehmenswebsite. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf den Aufbau großer Anruflisten. Sie geben riesige Summen für Inbound-Marketingstrategien aus, um Leads aufzuwärmen. Sie investieren Stunden in Rollenspiele mit Vertriebsmitarbeitern (SDRs). Doch obwohl es durchschnittlich 18 Anrufe braucht, um mit einem Käufer in Kontakt zu treten, machen sie es potenziellen Kunden, die ihre Website besuchen und einen Termin vereinbaren möchten, zu schwer (https://doodle.com/en/resources/blog/4-reasons-your-client-meeting-processes-need-a-major-revamp/).

Wir können Taxis per Knopfdruck bestellen; wir bestellen und bezahlen Essen, ohne jemals mit einem Menschen zu sprechen; wir organisieren Urlaube, ohne jemals mit dem Hotel zu sprechen. Wir sind eine Generation von Heimwerkern, und ein Drittel von uns würde lieber selbst einen Termin vereinbaren, als einen Verkäufer anzurufen oder ein Formular auszufüllen. Diese Menschen servieren sich selbst auf dem Silbertablett, und es ist Ihre Aufgabe, es ihnen so einfach wie möglich zu machen.

2: Machen Sie mehr und bessere Anrufe


OK, das ist vielleicht ein bisschen zu offensichtlich, aber je mehr Anrufe Sie tätigen, desto größer ist die Chance, dass Sie mehr Kundentermine für Ihr Unternehmen buchen. Der Verkauf ist bis zu einem gewissen Grad ein Zahlenspiel. Das gilt aber nur, wenn Ihre Anrufe bereits hervorragend sind. Wie können Sie sicherstellen, dass sich Ihre Anrufe lohnen?

Stellen Sie zunächst sicher, dass sie sich nicht wiederholen. Skripte funktionieren bis zu einem gewissen Grad, aber sie können dazu führen, dass die Vertriebsmitarbeiter müde und wenig enthusiastisch klingen und als uninteressiert erscheinen. Nehmen Sie sich vor jedem Anruf Zeit für die Recherche. Googeln Sie die Person, die Sie anrufen, nach Neuigkeiten, Interessen oder einem gewissen Einblick in ihre Persönlichkeit. Werfen Sie einen Blick auf ihr LinkedIn-Profil, um einen Eindruck von ihrem beruflichen Werdegang und den Unternehmen, für die sie gearbeitet haben, zu bekommen; sehen Sie nach, welche Beiträge ihnen gefallen oder sie geteilt haben. So wird Ihr Anruf persönlicher und ansprechender für die Person am anderen Ende des Telefons.

Sobald Sie diese Informationen haben, nutzen Sie sie, um ein Gespräch in Gang zu bringen, anstatt ein Verkaufsgespräch zu führen. Bauen Sie eine Beziehung auf und stellen Sie dann Fragen, die Ihnen helfen, den Interessenten zu qualifizieren und sein Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu wecken. Untersuchungen zeigen einen direkten Zusammenhang zwischen der Anzahl der Fragen, die ein Verkäufer stellt, und dem Erfolg dieser Interaktion.

Schließlich sind Sie am Telefon, unterhalten sich wie alte Freunde und haben festgestellt, dass der Kunde ein guter potenzieller Kunde ist. Dann legen Sie nicht auf, bevor der Termin nicht feststeht. Das Gleiche gilt für künftige Treffen oder Demos: Achten Sie immer darauf, dass der nächste Termin während dieses Anrufs vereinbart wird, um die Zeitspanne zwischen den Sitzungen zu verkürzen und sicherzustellen, dass das nächste persönliche Gespräch stattfindet.

3: Verkaufen Sie den Termin, nicht das Produkt


Der wohl größte Fehler, den SDRs machen, ist zu vergessen, was sie eigentlich verkaufen wollen. Sie verstricken sich so sehr in die Lösung und all die Möglichkeiten, mit denen sie das Geschäft eines potenziellen Kunden verbessern können, dass sie zu stark auftreten, als ob sie versuchen würden, ihre Lösung gleich während des Anrufs zu verkaufen.

Stellen Sie sich den Anruf wie einen Filmtrailer vor. Sie stellen die Hauptfiguren vor (z. B. einen jungen Fisch und seinen Vater), dann bauen Sie ein wenig Spannung auf (der Fisch wird ans andere Ende der Welt entführt und sein Vater muss ihn finden) und fügen vielleicht ein oder zwei gute Witze ein. Gerade genug, um die Leute dazu zu bringen, mehr zu erfahren und ein Ticket für das Hauptereignis zu kaufen: den Termin selbst.

Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:

4: Verwenden Sie eine Terminplanungssoftware


Wir geben zu, dass dies eigentlich Punkt Nummer eins sein sollte, aber wie Dory, die Marlin hilft, Nemo zu finden, wollten wir ein wenig Demut zeigen. Wir alle waren schon einmal in einem Geschäft, wo wir etwas kaufen wollten, und haben dann den Artikel zurückgelegt, weil niemand an der Kasse hilft oder die Warteschlange länger ist als eine Schildkrötenschlange auf dem ostaustralischen Strom. Frustrierend.

Wenn Sie sich die Mühe gemacht haben, Menschen für Ihr Produkt zu interessieren und sie auf Ihre Website zu locken, sie mit Ihren E-Mails auf sich aufmerksam zu machen oder sie mit einem Anruf für sich zu gewinnen, ist es wichtig, dass Sie den Prozess der Terminvereinbarung reibungslos gestalten. Die Terminplanungssoftware hilft Ihnen dabei.

Wählen Sie ein Tool, das direkt mit den Terminkalendern Ihrer Vertriebsmitarbeiter verknüpft ist. Wir nennen diese Funktion Booking Page. Das bedeutet, dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Verfügbarkeit direkt mit den potenziellen Kunden teilen und gleichzeitig die gewünschten Regeln für die Besprechung festlegen können, z. B. ihre verfügbaren Arbeitszeiten, die Dauer der Besprechung, die Mindestankündigungsfrist und die Pufferzeit. Dies alles wird über eine eindeutige URL angezeigt, die zu Websites, E-Mails, Direktnachrichten und sogar zu Posts in sozialen Medien hinzugefügt werden kann. Interessenten können ihren Termin buchen, wann immer sie möchten; sie können sogar auswählen, mit welchem Vertriebsmitarbeiter sie sprechen möchten, falls dies relevant ist, und beide Parteien erhalten automatisch eine Kalendereinladung in ihrem Posteingang, zusammen mit einem Zoom-Link, wenn sie diese Integration mit Doodle aktiviert haben. Dieses Zeitfenster wird aus dem buchbaren Kalender entfernt, so dass keine Gefahr besteht, doppelt gebucht zu werden.

Die Terminplanungssoftware macht nicht nur die Buchung eines Termins für potenzielle Kunden völlig problemlos, sondern verringert auch die Arbeitsbelastung von SDRs und Vertriebsmitarbeitern, so dass diese mehr Zeit haben, sich mit kommerziell wichtigeren Aufgaben zu befassen, anstatt anzurufen und E-Mails zu schreiben, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Dieser Prozess raubt den Unternehmen viele Arbeitsstunden pro Woche.

5: Werden Sie kreativ mit Ihren Tools

Das Telefon ist nach wie vor der König im Vertrieb, und fast die Hälfte der Vertriebsprofis behauptet immer noch, dass ihr bescheidenes Telefon das mächtigste Werkzeug in ihrem Arsenal ist. Aber in der heutigen multimedialen, geräteübergreifenden und ständig aktiven Zeit müssen die Verkäufer alle ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge nutzen.

Die E-Mail spielt nach wie vor eine wichtige Rolle, wenn sie klug und strategisch eingesetzt wird. Gegenwärtig werden täglich durchschnittlich versandt (https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/). Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie schnell diese Zahl wächst, wurden bei der Veröffentlichung von Finding Dory im Jahr 2016 täglich 220 Milliarden E-Mails verschickt, während nur 31 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt wurden, als das Original von Finding Nemo im Jahr 2003 in die Kinos kam.

All das bedeutet, dass die Menschen mit riesigen und immer größer werdenden Stapeln von E-Mails in ihrem Posteingang konfrontiert sind, was erklärt, warum die Öffnungsraten so niedrig sind. Um sich davon abzuheben, brauchen Sie etwas Besonderes. Gestalten Sie also die Betreffzeilen persönlich, spannend und überraschend, und machen Sie den Inhalt nützlich. Ein guter Ansatz ist es, den Kontakten E-Mails mit Unternehmens- und Branchennachrichten zu schicken, die die Sichtweise Ihrer Führungskräfte auf Branchentrends enthalten. Stellen Sie dann sicher, dass an mehreren Stellen in der E-Mail eine unübersehbare Schaltfläche für die Terminbuchung vorhanden ist.

Kampagnen auf Social-Media-Plattformen, wie z. B. LinkedIn, können sehr gezielt auf Ihre Wunschzielgruppe ausgerichtet sein. Allerdings geben Unternehmen in ihren Posts oft Handlungsaufforderungen ab, die entweder zu vage sind (Klick auf die Unternehmenswebsite) oder viel zu viel verlangen (Jetzt kaufen). Ein Link zu Ihrer Buchungsseite, auf der Interessenten einen Termin buchen können, ist der ideale Mittelweg.

Schließlich haben Unternehmen Erfolg, wenn sie Textnachrichten oder Messaging-Apps wie WhatsApp oder Facebook Messenger verwenden und einen Link "Jetzt buchen" in die Nachricht einfügen. Im Durchschnitt verbringen wir mehr als drei Stunden pro Tag auf unseren mobilen Geräten, daher ist es sinnvoll, Ihre Zielgruppen auf ihrer bevorzugten Plattform anzusprechen.

6: Nachfassen, um Nicht-Erscheinen zu verhindern

In Anbetracht all der harten Arbeit, die Marketing- und Vertriebsteams leisten müssen, um potenzielle Kunden an den Punkt zu bringen, an dem sie bereit sind, einen Termin zu vereinbaren, ist es enorm frustrierend, dass zwischen 15 und 35 Prozent der geplanten Termine nie stattfinden.

Terminplanungssoftware hilft, diese Zahl zu verringern. Die Leute nehmen eher Termine wahr, die sie selbst geplant haben, als dass ihnen ein enthusiastischer SDR ein Zeitfenster aufgedrängt hat. Bei Doodle senden wir den Eingeladenen außerdem einen Link, über den sie den Termin leicht verschieben können, was die Wahrscheinlichkeit von Nicht-Erscheinen oder Absagen in letzter Minute verringert.

Die Einhaltung von Terminen kann auch dadurch erhöht werden, dass sie kurz gehalten werden, denn die Wahrscheinlichkeit, dass ein einstündiger Termin an einem geschäftigen Tag abgesagt wird, ist weitaus größer als die, dass ein Termin, der nur 20 Minuten dauert, abgesagt wird. Dies zeigt unsere Analyse von Besprechungen zu Beginn dieses Jahres, die ergab, dass 30 Minuten die bevorzugte Besprechungsdauer waren.

Das Wichtigste ist jedoch, dass die SDRs nicht denken, dass ihre Arbeit getan ist, sobald die Sitzung vorbei ist. Suchen Sie nach Möglichkeiten, um mit dem potenziellen Kunden bis zum Termin gelegentlich in Kontakt zu bleiben. Schicken Sie ihm vielleicht einen aktuellen Artikel oder eine Fallstudie, die für ihn interessant sein könnte. Erinnern Sie ihn dann an ein bevorstehendes Treffen, bestätigen Sie die Tagesordnung, überprüfen Sie, ob Datum und Uhrzeit für ihn geeignet sind, und erklären Sie ihm, wie er den Termin verschieben kann, wenn er ihm nicht mehr passt.

Einige Unternehmen sind der Meinung, dass Erinnerungen per Textnachricht oder Messaging-App effektiver sind als herkömmliche E-Mails.

7: Testen. Messen. Analysieren. Wiederholen.

"Los geht's! Nächster Halt: Wissen!" - Herr Ray, Nemos Lehrer

Die Buchung von Terminen kann sich manchmal wie ein irrationales Zahlenspiel anfühlen, bei dem man einfach nur Schlamm an eine Wand wirft, um zu sehen, was hängen bleibt. Es ist wichtig, dass es nicht so weit kommt und dass Sie etwas Nachdenklichkeit in all den Lärm bringen.

Das bedeutet, dass Sie alle Kontakte, die Sie knüpfen, nach der von Ihnen verwendeten Plattform, der Methode, dem Ton und der Botschaft, die Sie verwenden, und ob Sie ein Video oder ein GIF in Ihre E-Mail einfügen, verfolgen.

Wenn Sie alles verfolgen, werden Sie bald lernen, Muster zu erkennen. Vielleicht reagieren bestimmte Zielgruppen am besten auf Textnachrichten. Könnte ein bestimmtes Fallstudienvideo die Empfänger dazu bringen, mehr Termine zu vereinbaren? Sobald Sie einen Trend erkannt haben, können Sie ihn auf breiterer Basis ausprobieren und vielleicht sogar Variationen desselben Themas durchführen. Angenommen, eine bestimmte Betreffzeile übertrifft alle anderen in Bezug auf die Öffnungsrate oder die vereinbarten Termine. In diesem Fall ist es an der Zeit, Variationen derselben Betreffzeile zu erstellen, um zu sehen, ob eine andere Version noch besser abschneiden kann.

Durch Testen, Messen, Analysieren und Wiederholen des Prozesses können Sie Ihre Methodik verfeinern und die Chance erhöhen, mehr Termine für Ihr Unternehmen zu buchen. Aber es ist wichtig, dass Sie sich auch die Zeit nehmen, von Zeit zu Zeit etwas Unvorhersehbares auszuprobieren. Vielleicht können Sie Ihren Kontakten eine Geburtstagskarte mit einem verkürzten Link zu Ihrem Terminplaner auf der Rückseite schicken? Könnten Sie einen Piloten beauftragen, die URL hoch über einem wichtigen Branchenereignis in den Himmel zu ritzen?

Oder Sie könnten ihnen ein kleines Geschenk schicken, z. B. ein paar Kinokarten, mit dem Hinweis, dass Sie sich gerne mit ihnen unterhalten würden, sobald sie die Gelegenheit hatten, ein paar Stunden in einem abgedunkelten Raum zu verbringen, weit weg von der Hektik des Büros. Wenn sie nicht wissen, was sie sich ansehen sollen, haben wir ein paar Klassiker im Kopf, die ihnen sicher ein Grinsen ins Gesicht zaubern werden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Vertriebs- und Marketingfachleute Doodle nutzen können, um mehr Verkaufstermine zu vereinbaren, besuchen Sie unsere Seite für Vertriebs- und Marketinglösungen**.


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