7 consejos para concertar más citas con los clientes de su empresa

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Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

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Como la gran filósofa Dory le dijo una vez a Marlin en Buscando a Nemo: "Sigue nadando". Es un consejo que no solo nos ayuda a superar un día duro, sino que también podría ser el lema de casi todas las organizaciones B2B.

El éxito empresarial es reñido y efímero y, por mucho éxito que tenga su empresa en estos momentos, la única forma de seguir creciendo y prosperando es aumentar los ingresos recurrentes mensuales (MRR). Para la inmensa mayoría de las organizaciones B2B, eso significa conseguir más reuniones con los principales responsables de la toma de decisiones. En otras palabras, seguir nadando.

Por supuesto, no existe una solución milagrosa para concertar más citas, pero hay algunas victorias fáciles que se pueden coger con las dos manos y algunos errores obvios que muchas empresas cometen y que se pueden evitar con un poco de trabajo. A continuación, te ofrecemos algunos consejos y trucos que harán que tu agenda rebose de reuniones en poco tiempo.

1: Facilitar a los clientes la concertación de citas

Empecemos por lo más fácil: la página web de su empresa. Muchas empresas se centran en crear excelentes listas de llamadas. Gastan grandes sumas en estrategias de marketing entrante para calentar a los clientes potenciales. Invierten horas en llamadas de simulación con representantes de desarrollo de ventas (SDR). Sin embargo, aunque tardan una media de 18 llamadas en conectar con un comprador, dificultan demasiado concertar una cita a los clientes potenciales que visitan su sitio web con ganas de conectar.

Podemos llamar a un taxi con solo pulsar un botón; pedimos y pagamos comida sin hablar nunca con una persona; organizamos vacaciones sin hablar nunca con el hotel. Somos una generación de aficionados al bricolaje, y un tercio de nosotros prefiere concertar una cita por sí mismo que llamar a un vendedor o rellenar un formulario. Estas personas se sirven a sí mismas en bandeja de plata y tu trabajo es ponérselo lo más fácil posible.

2: Hacer más llamadas y mejores llamadas


Vale, puede que sea un poco obvio, pero cuantas más llamadas hagas, más posibilidades tendrás de concertar más citas con clientes para tu negocio. Las ventas son, hasta cierto punto, un juego de números. Pero eso es sólo si sus llamadas ya son excelentes. ¿Cómo puede asegurarse de que sus llamadas merezcan la pena?

En primer lugar, asegúrese de que no son repetitivas. Los guiones funcionan hasta cierto punto, pero pueden hacer que los ejecutivos de ventas parezcan cansados y poco entusiastas, además de parecer desinteresados. Dedique tiempo al descubrimiento antes de cada llamada. Busca en Google noticias, intereses o algún tipo de información sobre la persona a la que vas a llamar. Echa un vistazo a su perfil de LinkedIn para hacerte una idea de su trayectoria profesional y las empresas para las que ha trabajado; comprueba qué publicaciones le han gustado o ha compartido. Esto ayudará a que tu llamada sea más personal y atractiva para la persona que está al otro lado de la línea.

Una vez que dispongas de esta información, utilízala para iniciar una conversación en lugar de un discurso de venta. Establezca una relación y luego pase a hacer preguntas que le ayuden a cualificar al cliente potencial y a despertar su interés por sus productos o servicios. Los estudios muestran una relación directa entre el número de preguntas que hace un vendedor y el éxito de esa interacción.

Por último, ya estás en la llamada, charlando como viejos amigos y has comprobado que es un buen cliente potencial. Entonces asegúrate de no colgar hasta que la cita esté en el libro. Lo mismo se aplica a futuras reuniones o demostraciones: asegúrate siempre de que la siguiente cita se programe durante esa llamada para reducir el desfase entre sesiones y asegurarte de que el próximo cara a cara se produzca.

3: Vender la cita, no el producto


Podría decirse que el mayor error que cometen los SDR es olvidar qué es lo que intentan vender. Se ven tan envueltos en la solución y en todas las formas en que puede mejorar el negocio de cualquier cliente potencial que llegan a ser demasiado fuertes como si estuvieran tratando de vender su solución allí mismo en la llamada.

Piense en la llamada como en el tráiler de una película. Presenta a los personajes principales (por ejemplo, un pez joven y su padre), luego introduce un poco de tensión (el pez es llevado al otro lado del mundo y su padre tiene que encontrarlo) y añade tal vez un buen chiste o dos. Lo justo para que la gente se anime a saber más y compre una entrada para el acontecimiento principal: la cita en sí.

Algunas formas de hacerlo son:

4: Utilizar software de programación de reuniones


Lo admitimos; probablemente este debería ser el punto número uno, pero, como Dory ayudando a Marlin a encontrar a Nemo, queríamos mostrar un poco de humildad. Todos hemos estado alguna vez en una tienda a punto de hacer una compra y la hemos dejado porque no había nadie en la caja o porque la cola era más larga que una fila de tortugas cabalgando la corriente del este de Australia. Es frustrante.

Una vez que has hecho todo lo posible para que la gente se interese por tu producto y acceda a tu sitio web, captar su atención con tus correos electrónicos o convencerla por teléfono, es fundamental que el proceso de reserva de cita sea sencillo. [El software de concertación de citas (https://doodle.com/en/solutions/sales/) al rescate.

Elija una herramienta que enlace directamente con las agendas de sus ejecutivos de ventas. A esta función la llamamos Página de reservas. Significa que los profesionales de ventas pueden compartir su disponibilidad directamente con los clientes potenciales, al tiempo que establecen las reglas de la reunión que desean, como sus horas de trabajo disponibles, la duración de la reunión, el periodo mínimo de preaviso y el tiempo de espera. Todo ello se muestra a través de una URL única, que puede añadirse a sitios web, correos electrónicos, mensajes directos e incluso publicaciones en redes sociales. Los interesados pueden reservar su cita cuando les convenga; incluso pueden elegir con qué ejecutivo de ventas les gustaría hablar, si procede, y ambas partes reciben automáticamente una invitación de calendario en su bandeja de entrada con un enlace de Zoom, si tienen activada esta integración con Doodle. Esa franja horaria se elimina del calendario reservable, por lo que no hay riesgo de doble reserva.

El software de programación no sólo hace que la experiencia de reservar una cita sea totalmente indolora para los clientes potenciales, sino que también reduce la carga de trabajo de los SDR y los vendedores, dándoles más tiempo para hacer un trabajo con mayor impacto comercial en lugar de llamar y enviar correos electrónicos para concertar una hora conveniente para una cita. Este proceso roba a las empresas muchas horas de trabajo cada semana.

5: Sea creativo con sus herramientas

El teléfono sigue siendo el rey de las ventas: casi la mitad de los profesionales de ventas siguen afirmando que su humilde teléfono es la herramienta más poderosa de su arsenal. Pero en esta época multimedia, multidispositivo y siempre activa, los vendedores deben utilizar todas las herramientas a su disposición.

El correo electrónico sigue teniendo un papel que desempeñar, si se utiliza de forma inteligente y estratégica. En la actualidad, se envía una media de 306.000 millones de correos electrónicos al día. Para hacernos una idea de lo rápido que está creciendo esta cifra, cuando Buscando a Dory se estrenó en 2016, se enviaban 220.000 millones de correos electrónicos al día, mientras que solo se enviaban 31.000 millones de correos electrónicos al día cuando la película original de Buscando a Nemo llegó a los cines en 2003.

Todo esto quiere decir que la gente se enfrenta a montones gigantescos de correos electrónicos en su bandeja de entrada, lo que explica por qué las tasas de apertura son tan bajas. Para abrirte paso, necesitas algo especial. Así que haz que las líneas de asunto sean personales, emocionantes y sorprendentes, y que el contenido sea útil. Un buen enfoque es enviar a los contactos correos electrónicos con noticias de la empresa y del sector, con la perspectiva de sus ejecutivos sobre las tendencias del sector. A continuación, asegúrate de que haya un botón imperdible para reservar citas en varios puntos del correo electrónico.

Las campañas en las redes sociales, como LinkedIn, pueden estar muy dirigidas al grupo demográfico de tus sueños. Sin embargo, las empresas suelen hacer llamadas a la acción en los mensajes, que o bien son demasiado vagas (hacer clic para acceder al sitio web de la empresa) o bien piden demasiado (comprar ahora). Un enlace a su página de reservas, donde los clientes potenciales pueden concertar una cita, es el término medio ideal.

Por último, las empresas obtienen buenos resultados utilizando mensajes de texto o aplicaciones de mensajería, como WhatsApp o Facebook Messenger, e incluyendo un enlace "Reservar ahora" en el mensaje. De media, pasamos más de tres horas al día en nuestros dispositivos móviles, así que tiene sentido llegar a tus objetivos en su plataforma preferida.

6: Seguimiento para evitar ausencias

Teniendo en cuenta todo el trabajo que les cuesta a los equipos de marketing y ventas llevar a los clientes potenciales al punto en el que están listos para concertar una cita, es enormemente frustrante que entre el 15 y el 35 por ciento de las citas programadas nunca lleguen a producirse.

El software de programación de citas ayuda a reducir esa cifra. La gente se compromete más con las citas que ha programado ella misma que con las que le ha impuesto un SDR entusiasta. En Doodle también enviamos a los invitados un enlace que les facilita la reprogramación de la cita, lo que reduce la probabilidad de que no se presenten o cancelen en el último minuto.

Las citas cortas también aumentan el cumplimiento, ya que es mucho más probable cancelar una cita de una hora durante un día ajetreado que una reunión de sólo 20 minutos. Así lo demuestra nuestro análisis de las reuniones de principios de año, según el cual 30 minutos era la duración de reunión preferida.

Sin embargo, lo más importante es que los SDR no piensen que el trabajo ha terminado una vez que la reunión está en los libros. Encuentra formas de mantener un contacto ocasional con el cliente potencial antes de la cita. Envíele un artículo reciente o un estudio de caso que pueda interesarle. A continuación, recuérdele que tiene una próxima reunión, confirme el orden del día, compruebe que la hora y la fecha le vienen bien y explíquele claramente cómo cambiar la cita si ya no le viene bien.

Algunas empresas consideran que enviar recordatorios por mensaje de texto o aplicación de mensajería es más eficaz que el correo electrónico tradicional.

7: Prueba. Mide. Analizar. Repetir.

"¡Allá vamos! Próxima parada: ¡conocimiento!" - Sr. Ray, profesor de Nemo

A veces, las citas pueden parecer un juego de números irracionales, un mero arrojar barro a la pared para ver qué se pega. Es vital que no se convierta en eso y que aportes algo de reflexión a todo ese ruido.

Eso significa hacer un seguimiento de todos los contactos que haces según la plataforma que utilizas; el método, el tono y el mensaje que empleas; si incluyes un vídeo o un GIF en tu correo electrónico.

Haciendo un seguimiento de todo, pronto aprenderás a detectar patrones. Quizá determinados grupos de destinatarios respondan mejor a los mensajes de texto. ¿Podría un vídeo de un caso práctico concreto provocar que los destinatarios programen más citas? Una vez que identifique una tendencia, puede probarla más ampliamente e incluso hacer variaciones sobre el mismo tema. Supongamos que una línea de asunto concreta supera a todas las demás en cuanto a tasas de apertura o citas programadas. En ese caso, es el momento de crear variaciones sobre esa misma línea de asunto para ver si otra versión puede funcionar incluso mejor.

Probando, midiendo, analizando y repitiendo el proceso, afinará su metodología y aumentará sus posibilidades de concertar más citas para su negocio. Pero también es esencial que de vez en cuando te tomes tiempo para probar algo un poco imprevisible. ¿Tal vez pueda enviar a sus contactos una tarjeta de cumpleaños con un enlace abreviado a su programador de citas en el reverso? ¿Podría contratar a un piloto para que grabe la URL en lo alto de un evento importante del sector?

O podría enviarles un pequeño regalo, como un par de entradas de cine, con una nota diciendo que le encantaría charlar con ellos cuando hayan tenido la oportunidad de pasar un par de horas en una sala a oscuras, lejos del ajetreo de la oficina. Si no está seguro de qué ir a ver, le proponemos un par de clásicos que le harán sonreír como un pez payaso.

Para saber más sobre cómo los profesionales del marketing y las ventas pueden utilizar Doodle para concertar más citas, visita nuestra página de soluciones de marketing y ventas (https://doodle.com/en/solutions/sales/).


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