7 raisons pour lesquelles les réunions virtuelles pourraient améliorer votre entreprise

Lorsque les journaux, les magazines et les sites web dressent la liste des événements les plus stressants de la vie que les gens peuvent traverser, ils ont tendance à se concentrer sur les décès, les divorces, les déménagements et la création d'une famille. Ces journalistes n'ont jamais essayé de créer une entreprise.

Le coût psychologique de la création et de la gestion d'une entreprise est incroyablement élevé - capable de plonger les entrepreneurs et les dirigeants dans le stress et même la dépression. Environ la moitié des nouvelles entreprises disparaissent au cours des cinq premières années, ce qui signifie que les chances de réussite sont faibles dans le meilleur des cas. Bien sûr, les temps ne sont pas exactement les meilleurs.

Les plus observateurs d'entre vous ont peut-être remarqué qu'un problème de santé balaie la planète et, à moins que vous ne soyez dans le domaine du gel pour les mains ou de l'enseignement à domicile, la pandémie de COVID-19 a été une mauvaise nouvelle pour presque toutes les entreprises du monde entier. Rien qu'aux États-Unis, près d'un demi-million d'entreprises ont fermé depuis le début de la pandémie. L'impact ne se limite pas aux États-Unis, et les répercussions de la pandémie ne se font pas sentir uniquement sur les jeunes entreprises et les petites sociétés. Au Royaume-Uni, plus de 10 000 chaînes de magasins à grande surface ou établissements d'accueil et de loisirs de marque ont fermé leurs portes en 2020.

Les marges entre l'échec et la survie n'ayant jamais été aussi étroites, les entreprises doivent chercher des moyens de réduire leurs coûts, d'accroître leur efficacité et de stimuler leur productivité. Se tourner vers les réunions virtuelles pourrait être le catalyseur nécessaire pour améliorer vos résultats et votre entreprise dans son ensemble.

1. Les réunions virtuelles sont efficaces

Le temps et le coût des déplacements pour se rendre aux réunions avec les clients et en revenir peuvent vraiment s'accumuler. En moyenne, les hommes d'affaires perdent environ cinq jours par an à se déplacer pour des réunions, sans compter les heures supplémentaires perdues à programmer ces réunions et à planifier ou réserver le voyage. C'est une semaine entière qu'un vendeur pourrait consacrer à l'approche de nouveaux clients potentiels, qu'une agence de création pourrait utiliser pour créer des campagnes gagnantes ou qu'un recruteur pourrait consacrer aux entretiens avec les candidats.

Les réunions virtuelles permettent d'éviter les pertes de temps dues aux déplacements ou aux déplacements d'une salle de réunion à l'autre. Ainsi, les employés peuvent se concentrer davantage sur l'accomplissement de leur travail que sur la manière de s'y rendre.

2. Les réunions virtuelles sont productives

Notre rapport sur l'état des réunions a révélé que 89 % des professionnels considèrent les réunions inefficaces ou mal organisées comme l'une de leurs plus grandes frustrations professionnelles. L'un des principaux avantages des réunions virtuelles est qu'elles tendent à favoriser l'organisation et les discussions productives plutôt que le bavardage et le brainstorming. Les réunions en personne donnent souvent l'impression d'être inventées au fur et à mesure, et les réunions dépassent souvent le calendrier prévu. Les réunions virtuelles sont plus étroitement structurées et gérées.

Un tiers des professionnels occupés sont frustrés de participer à des réunions qui ne réunissent pas les décideurs nécessaires à l'élaboration d'actions concrètes. Là encore, la flexibilité des réunions virtuelles permet d'obtenir la présence des décideurs nécessaires, ce qui rend les réunions plus fructueuses et plus constructives, plutôt que de devoir organiser plusieurs séries de réunions de suivi pour parvenir à des décisions.

3. Les réunions virtuelles sont plus faciles à planifier

Les jours perdus chaque année pour se rendre à des réunions sont insignifiants par rapport au temps perdu à essayer de les programmer. Si votre entreprise a la chance d'utiliser le même outil de messagerie et de calendrier, comme Outlook ou Google, par exemple, vous savez pertinemment que leurs fonctions intégrées de suggestion de temps ont contribué à éliminer les interminables échanges d'e-mails, du moins pour les réunions internes. Cependant, le tennis électronique recommence dès que vous devez planifier des réunions avec des clients, des fournisseurs, des candidats, des partenaires ou des parties prenantes externes.

C'est là que les outils de planification agnostiques comme Doodle valent leur pesant d'or : ils offrent la même simplicité que les outils internes, mais aussi pour les parties externes. Mieux encore, l'intégration de Doodle avec Microsoft Teams et Zoom signifie que des liens de réunion virtuelle sont automatiquement générés avec chaque invitation à une réunion, de sorte que vous n'aurez plus jamais à vous soucier de fournir un lien de réunion de dernière minute.

4. Les réunions virtuelles rationalisent les communications internes

Alors que l'accent sera mis sur les facteurs externes, tels que l'acquisition de nouvelles activités et le nettoyage des chaînes d'approvisionnement, une étude de McKinsey suggère que les organisations dont les communications internes sont plus claires seront mieux armées pour survivre à la pandémie et au ralentissement économique qui l'accompagne. Une gestion et un développement solides, ainsi qu'un renforcement positif de l'objectif et de la stratégie de l'entreprise, permettront aux employés de rester concentrés et performants, alors que les concurrents voient leur moral s'effondrer.

Les réunions virtuelles permettent aux managers de créer et de respecter une cadence régulière de réunions d'équipe et de tête-à-tête, qui perdent parfois de leur cohérence lorsqu'elles sont confrontées aux aléas de la vie de bureau. La création d'assemblées générales en ligne peut également permettre aux employés des quatre coins du monde de se connecter et d'écouter les dirigeants, ce qui entretient le sentiment de connexion dans toute l'organisation.

5. Les pitchs virtuels sont parfaits

À l'époque faste d'avant COVID - oui, il y a eu un temps avant tout cela - les agences de création pouvaient dépenser jusqu'à 83 000 € pour présenter un projet à un seul client, en tenant compte du temps, des déplacements et des ressources. La pandémie a montré à tous les avantages des réunions en ligne : les entreprises ne ressentent plus le besoin de se rendre à chaque réunion avec un client ou un client potentiel, tandis que le client lui-même préfère la liberté et la flexibilité d'une réunion virtuelle. Toutefois, cela signifie que vos réunions virtuelles de présentation doivent être parfaites pour passer au travers.

Avant de faire preuve de créativité avec des tableaux blancs, des salles de réunion virtuelles ou des sondages, il faut d'abord considérer les éléments de base. Les cadres nous ont également dit que, selon eux, les éléments essentiels à la réussite des réunions étaient les suivants :

la définition d'objectifs clairs (72 %)

Avoir un ordre du jour clair (67 %)

Ne pas avoir trop de monde dans la pièce (35%)

Les éléments visuels, tels que les vidéos et la présentation (27%)

La plupart des cadres supérieurs déclarant passer 20 heures ou plus en réunion, il vous suffit d'être irréprochable sur ces points et vous serez déjà au-dessus de la plupart de vos concurrents. La seule étape à ne pas manquer est la pratique, la pratique et la pratique. S'assurer que votre présentation est fluide est essentiel, même dans les présentations virtuelles. Ensuite, il est temps de laisser briller votre expertise.

6. Les réunions virtuelles sont des cadeaux qui ne cessent de donner

Qu'est-ce que les réunions virtuelles ont de plus que la majorité des réunions en personne ? À part les arrière-plans loufoques de Zoom ? Elles peuvent être facilement enregistrées, ce qui est une fonctionnalité que trop peu de professionnels utilisent à leur avantage.

Si vous présentez un nouveau client potentiel, en enregistrant la réunion, vous pouvez non seulement envoyer à la cible un enregistrement de votre présentation qu'elle pourra partager avec d'autres parties prenantes, mais vous pouvez également la visionner à nouveau pour affiner vos compétences et augmenter vos chances de conclure de nouveaux contrats.

S'il s'agit d'une réunion d'équipe interne, enregistrez-la et conservez-la dans un endroit facilement accessible afin que les employés en vacances puissent rattraper les points saillants à leur retour, ou que les nouveaux employés puissent visionner les réunions récentes pour se mettre à niveau encore plus rapidement.

Les formations et les démonstrations sont des cas d'utilisation particulièrement intéressants pour l'enregistrement des réunions. Vous gagnerez du temps à l'avenir, car vous pourrez partager un enregistrement plutôt que de devoir répéter la formation encore et encore.

7. Améliorez virtuellement la réputation de votre entreprise

La pandémie du COVID-19 a été catastrophique pour une grande partie du secteur des conférences et de l'événementiel, mais de nombreux rendez-vous clés du secteur ont réussi à passer en ligne au cours des 12 derniers mois, certaines professions préférant cet état de fait.

Cela signifie que le même logiciel et la même configuration que ceux utilisés par votre entreprise pour les réunions virtuelles peuvent être utilisés pour mettre vos cadres supérieurs et vos leaders d'opinion en contact avec les médias du secteur et les clients potentiels. Ils peuvent présenter des conférences en ligne dans le monde entier, participer à des discussions en ligne auxquelles ils n'ont jamais eu accès auparavant ou même apparaître comme invités sur certains des principaux podcasts de votre secteur. Élargissez votre définition de ce qu'implique une réunion en ligne, et vous verrez la notoriété de votre entreprise exploser.

Les entreprises qui se penchent sur toutes les facettes des réunions et de la collaboration en ligne, des assemblées générales virtuelles et des conférences numériques constateront qu'elles ne se contentent pas de sortir de l'autre côté de la pandémie en meilleure forme, plus légère et plus productive, mais qu'elles se transforment en une organisation prête à embrasser le nouvel avenir du travail.

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