5 raisons pour lesquelles les rappels de réunion sont essentiels au succès de votre équipe

Si j'avais eu un dollar pour chaque fois que ma mémoire m'a fait défaut, j'aurais maintenant... eh bien... j'ai oublié combien j'aurais eu. Mais le fait est que j'en aurais certainement accumulé assez pour me permettre de prendre le soleil sur une île des Caraïbes au lieu d'écrire cet article.

Il y a eu des recherches interminables de clés de voiture avant d'oublier où j'avais garé la voiture en premier lieu. Je suis sorti d'un supermarché, les bras chargés de sacs mais sans avoir acheté le seul article dont j'avais besoin. Je suis arrivé à l'aéroport avec des bagages, des billets, mais pas de passeport. Et, oui, je l'admets, j'oublie de temps en temps les dates de mon anniversaire de mariage et des anniversaires de mes enfants.

Je ne suis pas le seul dans ce cas. Il s'avère que, si même les ordinateurs les plus avancés ne peuvent égaler les humains en matière d'empathie, de créativité, d'art et d'humour lorsqu'il s'agit de se souvenir des choses, la mémoire humaine a été surpassée par la technologie avec ces montres calculatrices Casio des années 1980.

Heureusement, nous sommes une espèce qui résout les problèmes et nous avons créé des systèmes pour faciliter le processus de mémorisation. Qu'il s'agisse de calendriers d'anniversaire, d'agendas muraux, de post-it, de carnets de notes, de calendriers en ligne ou de listes de tâches mobiles, nous nous sommes entourés de systèmes de mémorisation afin de ne pas oublier les moments critiques de la vie. Nous devons faire de même dans les entreprises, en créant des rappels pour ne pas perdre de vue le grand nombre de tâches et de réunions auxquelles les employés sont confrontés quotidiennement.

1. Réduire le gaspillage

Lorsque les clients arrivent en retard à vos réunions ou, pire encore, qu'ils annulent à la dernière minute ou même ne se présentent pas du tout, ce n'est pas seulement frustrant, mais c'est aussi un vide de ressources qui pèse sur votre productivité et menace le résultat net de votre organisation.

Selon nos données Doodle, plus de 70 % des professionnels perdent du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou annulées. Plus d'un tiers des professionnels considèrent l'inefficacité causée par les réunions manquées ou annulées comme la plus grande menace pour le temps de leur entreprise.

Supposons que la botte soit à l'autre pied. Dans ce cas, si vous êtes le retardataire qui a tendance à manquer les réunions avec les clients, à annuler à la dernière minute ou à rejoindre les réunions en retard, le problème est encore plus important, mettant en danger votre emploi ainsi que la réputation et la viabilité financière de votre entreprise. Les retards peuvent être coûteux. Les réunions manquées, annulées, reportées et mal organisées coûtent aux entreprises américaines 399 milliards de dollars par an. Cela vaut-il la peine de faire quelques rappels ?

2. Encouragez une bonne préparation

Les rappels ne servent pas seulement à éviter les absences et les annulations tardives ; ils peuvent aussi contribuer à améliorer vos réunions. Lorsque nous avons demandé à des professionnels du Royaume-Uni, des États-Unis et d'Allemagne ce qui, selon eux, permettait d'avoir une réunion productive, ils ont répondu :

Les entreprises dotées d'une culture de réunion intelligente et efficace utilisent des rappels pour s'assurer que les participants arrivent au bon endroit et à la bonne heure et pour confirmer que tout le monde a lu l'ordre du jour et demandé toute suggestion ou modification directement à l'organisateur de la réunion. Les rappels sont utilisés pour fournir des documents, tels que des rapports et des présentations, que les participants doivent lire avant la réunion, préservant ainsi le temps prévu pour des discussions et des prises de décision significatives.

3. Donner le bon exemple

Il est facile d'oublier que, bien avant de tenir des conférences de presse sur les parkings des entreprises d'aménagement paysager, Rudy Giuliani était le maire de New York, qui a connu un grand succès. Giuliani et son chef de la police, William Bratton, se sont attaqués aux statistiques de criminalité élevées de la ville en utilisant une tactique connue sous le nom de "théorie des fenêtres brisées". Selon cette théorie, la suppression des signes visibles de criminalité (vitres brisées, graffitis, bâtiments délabrés, etc.) décourage la criminalité et en réduit la gravité.

Les gens ont tendance à s'élever au niveau des normes élevées ou à s'abaisser au niveau des normes basses ; si vous voulez organiser des réunions fructueuses et productives au sein de votre organisation, vous feriez bien d'appliquer la théorie des fenêtres cassées.

Près de 90 % des professionnels sont régulièrement frustrés par des réunions inefficaces ou mal organisées, ou encore par des conférences ou des appels vidéo dont la réception est médiocre ; s'assurer que tout est en ordre est donc un excellent point de départ. Voici quelques exemples d'inconvénients majeurs :

En gardant tout cela à l'esprit, il peut être très utile d'envoyer un rappel avant la réunion avec non seulement le dernier ordre du jour mais aussi un ensemble de règles de base :

Si tout dans l'organisation de vos réunions est synonyme d'efficacité, de professionnalisme et de productivité, vous pouvez parier que les participants seront à la hauteur et que le contenu, la prise de décision et le suivi seront tout aussi impressionnants.

4. Renforcez vos relations

Chaque contact, appel ou réunion avec un client est l'occasion de communiquer la magnificence extraordinaire et héroïque de votre entreprise. Près de deux tiers des clients considèrent plus positivement les entreprises qui communiquent directement avec eux. Cependant, les réunions mal organisées ou improductives ont également un impact. Plus d'un quart des professionnels estiment que les mauvaises réunions ont un impact négatif sur leurs relations avec les clients.

Les rappels ont des objectifs multiples. Tout d'abord, comme nous l'avons vu dans le point précédent, ils sont l'occasion idéale de communiquer votre souci du détail, votre fiabilité et votre professionnalisme. De plus, dans une entreprise en contact avec la clientèle, vous êtes là pour servir et apporter de la valeur à votre client ; vous devez chercher à rendre toutes ses relations avec votre entreprise aussi faciles et harmonieuses que possible. C'est exactement ce que font les rappels.

Vous pouvez communiquer à nouveau l'heure, la date et le lieu de la réunion. Incluez les détails de connexion, afin qu'ils les aient à portée de main et qu'ils n'aient pas à fouiller dans de vieux courriels pour trouver comment participer à l'appel. Ajoutez un résumé de ce qui sera discuté, toute lecture préalable requise et les résultats escomptés de la réunion. Vous serez la meilleure réunion que votre client aura chaque semaine.

5. Opportunités de vente incitative

Si ce n'est pas encore clair, nous allons vous l'expliquer : les rappels ne sont pas seulement un moyen de s'assurer que les gens arrivent à l'heure aux réunions, mais un point de communication supplémentaire qui aide à transmettre les valeurs de votre entreprise, vos services et votre attention aux besoins des clients. Cela étant, chaque rappel est une occasion de fournir une valeur ajoutée à vos clients, ce qui peut les amener à essayer un autre produit ou service ou à rester fidèles à votre entreprise encore plus longtemps.

Vous pourriez peut-être inclure dans vos rappels un lien vers le dernier article du blog de votre entreprise ou un rapport sectoriel pertinent. Vous pourriez inclure une étude de cas d'un autre client confronté à un ensemble de défis similaires. Vous pouvez même créer et intégrer une vidéo rapide montrant comment un client pourrait bénéficier de services supplémentaires.

Les rappels peuvent également servir d'éléments de différenciation qui vous aident à rester au-dessus de vos concurrents aux yeux de vos clients. Supposons, par exemple, que votre client soit très occupé et qu'il ait tendance à arriver en retard, voire à manquer vos rendez-vous, en raison de son emploi du temps surchargé. Vous pourriez lui envoyer un rappel par SMS au lieu de l'habituel rappel par e-mail. Les messages textuels ont un taux d'ouverture de 98 % et presque tous les messages textuels sont lus dans les trois minutes. Votre rappel a donc plus de chances d'aboutir qu'un autre courriel. C'est ce genre d'attention au détail qui ne manquera pas d'impressionner le client.

Adoptez donc le rappel et faites-en une partie intégrée, réfléchie et stratégique de vos processus de réunion. Vous constaterez que vos réunions sont meilleures, plus fluides et plus proactives, et que vos nouveaux clients feront la queue pour goûter à votre efficacité. De plus, vous vous souviendrez peut-être à l'occasion d'un anniversaire de mariage ou de naissance.

Savez-vous que vous pouvez faire travailler Doodle pour vous ? Consultez notre page d'intégrations pour découvrir ce que vous pouvez faire.