La importancia de fijar el orden del día de las reuniones

¿Cuántas veces te has sentado en una reunión, frustrado por la falta de organización y el constante ir y venir de diferentes temas? Pues no eres el único. Según Insider, cada año se pierden en Estados Unidos 37.000 millones de dólares debido a reuniones improductivas. Eso supone alrededor de un tercio o 3,6 millones cada día.

Lo loco es que... no tiene por qué ser así. Los directores generales, los líderes empresariales y los emprendedores ya tienen una gran demanda de su tiempo, por lo que es absurdo que no gestionen su tiempo de forma eficaz con una agenda. Establecer una agenda puede garantizar que las reuniones se centren en lo importante, no se desvíen del tema, ayuden a tomar mejores decisiones y sean productivas.

Ventajas de establecer una agenda

Una de las mejores ventajas de tener un orden del día para las reuniones es mayor productividad. Contar con un plan claro ayuda a que todo el mundo se mantenga centrado y en el buen camino. Esto significa que se pierde menos tiempo saltando erráticamente de un tema a otro y se dedica más a alcanzar los objetivos de la reunión.

Pero el aumento de la productividad no es el único beneficio, porque una agenda también ayuda con la gestión del tiempo. Al definir los puntos que deben tratarse y el tiempo asignado a cada uno de ellos, puede asegurarse de que la reunión se mantenga dentro del marco temporal designado. Esto puede ser especialmente importante para los empresarios que tienen mucho trabajo y no pueden permitirse pasar horas en reuniones. La gestión del tiempo también puede beneficiarse de una herramienta de programación como Doodle. Cuando haces una encuesta, puedes reunir a la gente en cuestión de minutos sin tener que enviar muchos correos electrónicos de un lado a otro.

También descubrirá que establecer un orden del día puede mejorar la concentración y la claridad. Con un esquema claro de los temas que se van a tratar, todo el mundo puede prepararse y acudir a la reunión dispuesto a debatir y contribuir. Muy importante para asegurarse de que no se pasan por alto temas vitales.

La comunicación ineficaz puede ser a menudo la raíz de muchos de los problemas que surgen en las reuniones, pero con un orden del día claro, verás que esto se puede superar. Con una lista de temas y el orden en que se tratarán, puede asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. A los directores ejecutivos les resultará especialmente útil cuando realicen grandes reuniones o para equipos que trabajen a distancia.

¿Cómo crear una agenda eficaz?

Así que has decidido empezar a establecer órdenes del día para tus reuniones. Es estupendo. ¿Por dónde empezar? Aquí tienes algunos consejos para ponerte en marcha:

Antes de empezar a preparar el orden del día de una reunión, debe saber qué quiere conseguir. Piense en qué hay que discutir y qué decisiones hay que tomar. Recuerde que no todo debe decidirse en ese momento. Esto te ayudará a determinar qué puntos incluir y cuánto tiempo dedicar a cada uno.

Invite a los asistentes necesarios. Asegúrate de incluir a cualquiera que necesite formar parte de la discusión o que se vaya a ver afectado por las decisiones tomadas. También es buena idea enviar el orden del día a todos los asistentes con antelación para que puedan venir preparados.

Determina la duración de la reunión: sé realista sobre el tiempo que necesitarás para tratar todos los puntos del orden del día. Si tiene mucho que debatir, puede plantearse programar una reunión más larga o dividirla en varias sesiones. Una herramienta como Doodle te ayudará a encontrar una hora que funcione para todos.

Ordenar los temas por prioridad. Esto le ayudará a asegurarse de que los temas más importantes se discuten primero en caso de que se quede sin tiempo. También puede considerar la posibilidad de agrupar temas similares por si puede acabar con cosas de menor prioridad al mismo tiempo y hacer que la reunión sea más cohesiva.

Incluya descansos y permita flexibilidad. Es importante dar a la gente la oportunidad de estirar las piernas y volver a concentrarse, así que considera incluir descansos en tu agenda. Además, es una buena idea dejar cierta flexibilidad en el programa por si surge algo importante que deba discutirse.

Además de todos estos consejos, recuerda estar abierto a modificar el orden del día cuando sea necesario. Y no olvides revisar y actualizar tus agendas con regularidad para asegurarte de que siguen satisfaciendo las necesidades de tu equipo. Si eres director general o empresario, el tiempo es oro y no querrás malgastarlo con agendas obsoletas.

¿Cómo se mantiene?

Ya tienes el orden del día y te sientes seguro de la reunión, pero ¿cómo te aseguras de que la gente lo cumpla?

Asigna un moderador. Considera la posibilidad de designar a alguien que pueda moderar la reunión. Esta persona puede ayudar a mantener el rumbo de la conversación, detener conversaciones secundarias innecesarias y garantizar que se traten todos los puntos del orden del día.

Es importante permitir que la gente exprese sus ideas, pero también es vital ceñirse al tema que se está tratando. Anima a todos a dar su opinión y evita que una persona domine la conversación. Una variedad de voces va a ayudar a los líderes empresariales y a los emprendedores a tomar mejores decisiones cuando haya que tomar una.

Para controlar el tiempo, considere la posibilidad de utilizar un cronómetro o programar alarmas en su teléfono para saber cuándo es el momento de pasar al siguiente punto del orden del día.

Sé flexible. Aunque es importante ceñirse a la agenda en la medida de lo posible, demasiada rigidez va a frustrar la productividad. Sea flexible y esté abierto a ajustar el orden del día según sea necesario. Si surge un tema importante que hay que tratar, no tengas miedo de desviarte del plan.

El objetivo del orden del día es orientar la conversación, no dictarla. Así que mantente abierto a las aportaciones y comentarios de tu equipo. Si se trata de una reunión periódica esto ayudará a que las reuniones posteriores sean más eficientes.

No dejes que tu reunión se una a los millones de otras que dejan a los participantes frustrados e inseguros sobre los pasos a seguir. Considere la posibilidad de crear un orden del día como parte de su planificación y tendrá más reuniones eficientes y eficaces.