Wie Sie klare Ziele und Erwartungen für Ihre Sitzungen festlegen

Der Erfinder des Telefons, Alexander Graham Bell, sagte einmal: "Vor allem anderen ist die Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg." Wenn es darum geht zu verstehen, was Sie in einer Besprechung erreichen wollen könnte dies nicht zutreffender sein.

Die Vorbereitung einer Besprechung ist eine der wichtigsten Komponenten für ihren Erfolg. Nach Angaben von Inc kosten ineffektive Meetings amerikanische Unternehmen rund 283 Milliarden Dollar pro Jahr. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie Besprechungsziele festlegen für Ihre Besprechungen festlegen, damit Ihr Team Ihre Erwartungen erfüllen kann? Lassen Sie uns einen Blick auf einige Schritte werfen, die Sie unternehmen können, um erfolgreich zu sein.

Warum findet die Besprechung statt?

Um klare Ziele und Erwartungen festzulegen, ist es wichtig, den Zweck der Besprechung zu ermitteln. Denn wie können Sie ein bestimmtes Ergebnis erreichen, wenn Sie nicht wissen, was dieses Ergebnis ist?

Als Unternehmensleiter haben Sie wahrscheinlich eine Menge zu tun. Wenn Sie sich nicht mit den Beteiligten treffen, versuchen Sie, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten. Ihre Zeit ist wertvoll, daher müssen Sie sicherstellen, dass jede Besprechung, die Sie abhalten, einem bestimmten Zweck dient. Halten Sie sich an eine wichtige Regel: Verschwenden Sie keine Zeit damit, sich mit anderen zu treffen, wenn das Gespräch auch per E-Mail geführt werden kann.

Bevor Sie überhaupt anfangen Menschen zu Ihrem Treffen einladen nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um über das Problem oder die Frage nachzudenken, die Sie ansprechen wollen. Was wollen Sie mit dieser Besprechung erreichen? Müssen Sie eine Entscheidung treffen? Ein Problem lösen? Ein Brainstorming über neue Ideen?

Sobald Ihnen klar ist, was der Zweck der Besprechung ist, müssen Sie dies allen Teilnehmern mitteilen. Damit geben Sie nicht nur den Ton für die Besprechung an, sondern stellen auch sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und mit Ideen und Lösungen kommen können, die sie beitragen können.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Team weiß, was von ihm erwartet wird, und Sie schaffen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Sitzung. Das spart nicht nur Zeit und steigert die Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, dass Sie bei der Erreichung Ihrer Geschäftsziele Fortschritte machen.

Wer muss anwesend sein?

Diese Frage ist für den Erfolg Ihres Meetings entscheidender als Sie denken - vor allem, wenn es darum geht Planung von Gruppenbesprechungen. Wenn die falschen Personen anwesend sind, kann es zu vielen Nebengesprächen kommen, und die Wahrscheinlichkeit, dass das Thema verfehlt wird, ist sehr groß. All das ist vergeudete Zeit, die leicht dazu führen kann, dass Sie sich erneut treffen müssen, und die Sie weiter von dem entfernt, was Sie erreichen wollen.

Als Geschäftsleiter oder Unternehmer ist es wichtig, sich genau zu überlegen, wen Sie brauchen, um das anstehende Problem effektiv anzugehen. Dazu können relevante Interessengruppen, Entscheidungsträger und Teammitglieder gehören, die über einschlägiges Fachwissen oder Erfahrung verfügen.

Es ist auch wichtig, die Größe der Sitzung zu berücksichtigen. Wenn sehr viele Personen teilnehmen, kann es schwieriger sein, eine produktive Diskussion und eine Entscheidung zu treffen. Zu viele Köche verderben den Brei, wie man so schön sagt. Wenn Sie andererseits nicht die richtigen Personen einladen, kann dies zu mangelnder Akzeptanz oder verpassten Gelegenheiten für Beiträge führen. Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, erstellen Sie eine Liste oder sprechen Sie mit anderen Managern, um festzulegen, wer teilnehmen soll.

Sobald Sie wissen, wen Sie einladen müssen, besteht die Herausforderung darin, einen Termin zu finden. Ein Terminplanungswerkzeug wie Doodle kann Ihnen dabei helfen, schnell einen Termin zu finden, ohne dass Sie sich in einer E-Mail hin- und herbewegen müssen. Sie können eine Umfrage machen erstellen und innerhalb weniger Minuten Bestätigungen erhalten.

Erstellen Sie eine Agenda

Viele vergessen sie, aber eine Tagesordnung ist eine der einfachsten und zugleich effektivsten Möglichkeiten, klare Ziele und Erwartungen festzulegen. Sie trägt nicht nur dazu bei, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben und nicht von der vorgesehenen Zeit oder Diskussion abschweifen, sondern hilft auch den Teilnehmern, ihre eigenen Ideen und Lösungen einzubringen.

Für CEOs und Führungskräfte ist es wichtig, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die Themen zu umreißen, die in der Sitzung besprochen werden sollen, sowie die für jedes Thema vorgesehene Zeit. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Themen behandelt werden und die Besprechung zielgerichtet verläuft.

Es ist auch eine gute Idee, festzulegen, wer für die Leitung der einzelnen Diskussionen verantwortlich sein wird. Das können Sie selbst oder jemand aus Ihrem Team sein, der mehr Einblick in den jeweiligen Bereich hat. Dies wird Ihnen helfen, konkrete Ergebnisse aus der Sitzung mitzunehmen.

Vergessen Sie die Nachbereitung nicht

Eine Besprechung hat nur wenig Sinn, wenn Sie nichts dabei herausbekommen. Deshalb sind sind Nachfassaktionen wichtig. Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die in der Sitzung vereinbarten nächsten Schritte oder Maßnahmen auch umgesetzt werden. Mit Doodle ist es einfach Besprechungszeit zu finden um dies zu erreichen.

Zunächst ist es wichtig, die Fortschritte bei der Erfüllung der Ziele, die in der Sitzung festgelegt wurden. Dazu kann es gehören, den Status der zugewiesenen Maßnahmen zu überprüfen oder die Fortschritte bei der Lösung eines bestimmten Problems zu besprechen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist, und Maßnahmen ergreifen, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen. Das frühzeitige Erkennen von Problemsituationen ist der Schlüssel zur Abmilderung möglicher Katastrophen.

Effektive Folgemaßnahmen tragen auch dazu bei, das Verantwortungsbewusstsein Ihres Teams zu fördern und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Es ist eine gute Idee, ein System für die Nachbereitung einzurichten, z. B. eine Zusammenfassung der Besprechung zusammen mit Aktionspunkten an alle Teilnehmer zu senden. Ein regelmäßiges 1:1-Gespräch ist auch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie über alles, was im Unternehmen passiert, auf dem Laufenden bleiben.

Sie werden feststellen, dass der Erfolg Ihrer Besprechungen viel leichter zu erreichen ist, wenn Sie im Voraus planen, einen Online-Terminplaner verwenden und klare Ziele und Erwartungen haben. Machen Sie sich klar, warum Sie eine Besprechung abhalten, wer daran teilnehmen soll, erstellen Sie eine strukturierte Tagesordnung und vergessen Sie nicht, die Besprechung nachzubereiten. Wenden Sie diese Schritte jedes Mal an, wenn Sie eine Besprechung abhalten müssen, und Sie werden sicherlich einen Produktivitätsschub erleben.