Wie Sie klare Ziele und Erwartungen für Ihre Sitzungen festlegen

Jill Anderson Graphic

Der Erfinder des Telefons, Alexander Graham Bell, sagte einmal: *Wenn es darum geht, zu verstehen, was Sie in einer Besprechung erreichen wollen, könnte dies nicht zutreffender sein.

Die Vorbereitung einer Besprechung ist eine der wichtigsten Komponenten für ihren Erfolg. Laut Inc kosten ineffektive Meetings amerikanische Unternehmen jährlich rund 283 Milliarden Dollar. Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie Besprechungsziele für Ihre Besprechungen festlegen, damit Ihr Team Ihre Erwartungen erfüllen kann? Lassen Sie uns einen Blick auf einige Schritte werfen, die Sie unternehmen können, um erfolgreich zu sein.

Keine Kreditkarte erforderlich

Warum treffen Sie sich?

Die Bestimmung des Zwecks Ihres Treffens ist entscheidend für die Festlegung klarer Ziele und Erwartungen. Denn wie können Sie erwarten, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, wenn Sie nicht wissen, was dieses Ergebnis ist?

Als Unternehmensleiter haben Sie wahrscheinlich eine Menge zu tun. Wenn Sie sich nicht mit Interessengruppen treffen, versuchen Sie, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten. Ihre Zeit ist wertvoll, daher sollten Sie sicherstellen, dass jede Besprechung, die Sie abhalten, einem bestimmten Zweck dient. Halten Sie sich an eine wichtige Regel: Verschwenden Sie keine Zeit damit, sich mit anderen zu treffen, wenn das Gespräch auch per E-Mail geführt werden kann.

Bevor Sie mit der Einladung zu Ihrem Treffen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um über das Problem oder die Frage nachzudenken, die Sie ansprechen wollen. Was wollen Sie mit dieser Besprechung erreichen? Müssen Sie eine Entscheidung treffen? Ein Problem lösen? Ein Brainstorming über neue Ideen durchführen?

Sobald Sie sich über den Zweck der Besprechung im Klaren sind, müssen Sie dies allen Teilnehmern deutlich machen. Damit geben Sie nicht nur den Ton für die Besprechung an, sondern stellen auch sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und mit Ideen und Lösungen aufwarten können.

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Team weiß, was von ihm erwartet wird, und Sie schaffen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Sitzung. Das spart nicht nur Zeit und steigert die Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, dass Sie bei der Verwirklichung Ihrer Unternehmensziele Fortschritte machen.

Group meeting with man standing
Wer muss dabei sein?

Dies ist für den Erfolg Ihres Meetings entscheidender als Sie denken - vor allem, wenn es um die Gruppenbesprechungsplanung geht. Wenn die falschen Personen anwesend sind, kann es zu vielen Nebengesprächen kommen, und die Wahrscheinlichkeit, dass das Thema verfehlt wird, ist sehr groß. All das ist vergeudete Zeit, die leicht dazu führen kann, dass Sie sich erneut treffen müssen und sich weiter von dem entfernen, was Sie erreichen wollen.

Als Unternehmensleiter oder Unternehmer ist es wichtig, sich genau zu überlegen, wen Sie brauchen, um das anstehende Problem effektiv anzugehen. Dazu können relevante Interessengruppen, Entscheidungsträger und Teammitglieder gehören, die über einschlägiges Fachwissen oder Erfahrung verfügen.

Es ist auch wichtig, die Größe der Sitzung zu berücksichtigen. Wenn viele Personen teilnehmen, kann es schwieriger sein, eine produktive Diskussion zu führen und eine Entscheidung zu treffen. Zu viele Köche verderben den Brei, wie man sagt. Wenn Sie andererseits nicht die richtigen Leute einladen, kann das zu mangelnder Beteiligung oder verpassten Gelegenheiten für Beiträge führen. Überlegen Sie im Vorfeld sorgfältig, erstellen Sie eine Liste oder sprechen Sie mit anderen Managern, um die Teilnehmer einzugrenzen.

Sobald Sie wissen, wer eingeladen werden soll, besteht die Herausforderung darin, einen Termin zu finden. Ein Terminplanungswerkzeug wie Doodle kann Ihnen helfen, schnell einen Termin zu finden, ohne dass Sie sich in einer E-Mail hin- und herbewegen müssen. Sie können eine Umfrage machen und innerhalb weniger Minuten Bestätigungen erhalten.

Eine Tagesordnung erstellen

Viele Menschen vergessen sie oft, aber eine Tagesordnung ist eine der einfachsten und zugleich effektivsten Möglichkeiten, klare Ziele und Erwartungen festzulegen. Sie trägt nicht nur dazu bei, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben und nicht von der vorgesehenen Zeit oder Diskussion abschweifen, sondern hilft auch den Teilnehmern, ihre eigenen Ideen und Lösungen einzubringen.

Für CEOs und Führungskräfte ist es wichtig, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die Themen zu umreißen, die in der Sitzung besprochen werden sollen, sowie die dafür vorgesehene Zeit. Dies kann dazu beitragen, dass alle Themen behandelt werden und die Besprechung konzentriert bleibt.

Es ist auch eine gute Idee, festzulegen, wer für die Leitung der einzelnen Diskussionen verantwortlich sein wird. Das können Sie selbst sein oder jemand aus Ihrem Team, der einen besseren Einblick in den betreffenden Bereich hat. Dies wird Ihnen helfen, konkrete Ergebnisse aus der Sitzung mitzunehmen.

Group huddle
Nachfassen nicht vergessen

Es hat wenig Sinn, sich zu treffen, wenn man nicht etwas dabei herausbekommt. Deshalb sind Follow-ups wichtig. Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die in der Sitzung vereinbarten nächsten Schritte oder Maßnahmen auch umgesetzt werden. Mit Doodle ist es einfach, Besprechungszeit zu finden, um dies zu ermöglichen.

Zunächst ist es wichtig, die Fortschritte bei der Erreichung der im Meeting festgelegten Ziele zu überprüfen. Dazu kann es gehören, den Status der zugewiesenen Maßnahmen zu überprüfen oder die Fortschritte bei der Lösung eines bestimmten Problems zu besprechen. So können Sie sich vergewissern, dass alles auf dem richtigen Weg ist, und Maßnahmen ergreifen, wenn es aus dem Ruder zu laufen beginnt. Das frühzeitige Erkennen von Problemsituationen ist der Schlüssel zur Abmilderung möglicher Katastrophen.

Effektive Folgemaßnahmen tragen auch dazu bei, das Verantwortungsbewusstsein Ihres Teams zu fördern und sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Es ist eine gute Idee, ein System für die Nachbereitung einzurichten, z. B. eine Zusammenfassung der Besprechung zusammen mit den Aktionspunkten an alle Teilnehmer zu senden. Ein regelmäßiger 1:1 Prozess ist auch eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie über alles, was im Unternehmen passiert, auf dem Laufenden bleiben.

Sie werden feststellen, dass der Erfolg Ihrer Besprechungen viel einfacher ist, wenn Sie im Voraus planen, einen Online-Besprechungsplaner verwenden und klare Ziele und Erwartungen haben. Machen Sie sich klar, warum Sie eine Besprechung abhalten, wer daran teilnehmen soll, erstellen Sie eine strukturierte Tagesordnung und vergessen Sie nicht, die Sitzung nachzubereiten. Wenden Sie diese Schritte jedes Mal an, wenn Sie eine Besprechung abhalten müssen, und Sie werden mit Sicherheit einen Produktivitätsschub erleben.

Vorausplanen, vorankommen

Verlieren Sie keine Vorbereitungszeit mit dem Versuch, Leute zusammenzubringen. Mit Doodle finden Sie in wenigen Minuten die beste Zeit für ein Treffen.

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