5 måder, hvorpå CEO'er effektivt kan administrere deres kalendere

Man kan med rette sige, at administrerende direktører har travlt. Ifølge Harvard Business Review er tidsstyring ofte en af deres største udfordringer. Det er let at forstå hvorfor. Hvis det ikke er at balancere møder med andre ledelsesmedlemmer, er det at håndtere interessenter, mødes med bestyrelsen eller give et strategisk overblik over en række forskellige emner.

Der er meget at gøre, og det er før alle de endeløse møder er taget med i betragtning. Det er ikke underligt, at så mange som 70 procent af lederne åbent talte om at forlade deres job på grund af udbrændthed.

Med møder som en så dominerende faktor i enhver CEO-skema synes det at være oplagt at rette op på det for at reducere stress og gøre en meget gladere og mere produktiv leder. Uanset om du planlægger selv eller med hjælp fra en ledelsesassistent, er der en række effektivitetsværktøjer her til at hjælpe dig. Her er vores fem tips til at mestre tidsstyring for ledere.

Opret en reservationsside

En Booking Page er et kraftcenter, når det gælder CEO-kalenderstyring. En booking-side automatiserer din kalender for at gøre det nemt at finde et tidspunkt at mødes på. For en administrerende direktør er dette afgørende for at strømline møderne og eliminere de endeløse e-mails frem og tilbage.

Uanset om du selv arrangerer et møde eller om din assistent gør det på dine vegne, skal du blot angive din tilgængelighed og derefter dele dit link, hvorefter Booking Page tager sig af resten. På en Doodle Professional-plan kan du lave så mange sider, som du vil - hvilket betyder, at det er nemt at segmentere forskellige sider til forskellige ting. Så hvis du altid vil have tid til bestyrelsen, men begrænse tilgængeligheden til en ekstern interessent - det kan du gøre.

En bookingside er fremragende, men en side med finjusterede strømindstillinger er bedst. Tilføjelse af et loft over antallet af møder på en dag eller buffertider for at forhindre, at de falder bagud i hinanden, er nøglen til al kalenderstyring for ledere.

Desuden betyder det at være knyttet til din kalender, at Booking Page også kan tage hensyn til din tilgængelighed - så hvis du tilføjer noget, vil din Booking Page automatisk fjerne denne tilgængelighed fra ethvert link, du deler. Du behøver aldrig at bekymre dig om dobbeltbookinger!

Send påmindelser om møder

Intet er mere irriterende end at forberede sig til et vigtigt møde og så ikke møde op. Det er svært nok at administrere sin tid som CEO uden at spilde tid på at forberede og deltage i møder, som ingen deltager i.

Ved at bruge påmindelser om møder, uanset om tidspunktet er aftalt via en Group Poll eller Booking Page, reduceres antallet af udeblivelser. Deltagerne modtager en e-mail før mødet, der minder dem om, at det er på vej.

Få de vigtige oplysninger på forhånd

De bedste møder er dem, der er velforberedte. Det gælder i endnu højere grad for travle ledere, som let kan blive overvældet af dem fra den ene uge til den anden. Ifølge Entrepreneur er der langt større sandsynlighed for, at arrangementer med en klart defineret dagsorden er effektive end arrangementer uden en klart defineret dagsorden.

Flere vellykkede møder betyder mindre opfølgning for en administrerende direktør. Dette er afgørende for at give dig mulighed for at komme videre med de andre vigtige opgaver, der er forbundet med at drive din virksomhed.

Værktøjer som Doodle giver mulighed for at tilføje brugerdefinerede spørgsmål eller inviteringsfelter. På den måde kan du bede om alle de nødvendige oplysninger på forhånd, hvilket betyder, at du ved præcis, hvad mødet handler om, og at du kan komme forberedt til det.

Planlæg tid til vigtige opgaver

Hvis du er som de fleste ledere, vil det føles som om, at din dag ikke er andet end at hoppe fra det ene møde til det næste - måske med et par minutter til at tage en kop kaffe i mellem. Det er et under, at der overhovedet bliver gjort noget i en virksomhed ... for slet ikke at tale om tid med dine venner og din familie.

Ved at automatisere planlægningen frigøres der tid til, at lederne kan komme videre med at drive deres virksomhed. Selv dem, der har assistenter, behøver ikke længere at blive spurgt konstant, hvornår de har tid, fordi møderne bookes automatisk.

Det bør også blive en vane at rutinemæssigt planlægge tid til vigtige opgaver. Hvis du skal gennemgå en rapport eller tage dig tid til at give feedback til et team, skal du blokere tiden i din kalender. Dette vil gøre en automatiseret planlægningsløsning endnu bedre til at styre din dag.

Gør møderne mere fleksible med videokonferencer

Hvis det er en måde at få mere tid til at frigøre din travle CEO-skema ved at automatisere din kalender, så er videokonferencer en anden måde at få mere tid på.

Ved at integrere Zoom eller Microsoft Teams behøver selv den travleste CEO ikke at bekymre sig om at løbe fra mødelokale til mødelokale eller fra klient til klient. I stedet kan du planlægge din dag ud fra en række forskellige personlige og virtuelle møder, eller du kan endda holde dem alle online, hvis det er nødvendigt.

Hvis du står i spidsen for en global organisation, betyder videokonferencer integrereti din planlægning desuden, at du ikke behøver at rejse rundt i verden for at tjekke ind forskellige steder. I stedet kan teams virtuelt præsentere, hvad de er i gang med. Færre rejser over lange afstande vil ikke kun hjælpe administrerende direktører som dig med at fokusere på at drive din virksomhed, men vil også give yderligere fordele som f.eks. mere tid med venner og familie og mindre risiko for udbrændthed.

Styring af din tidsplan. Det er måske det, som de fleste administrerende direktører hævder er det sværeste i deres job, men med nogle få justeringer kan du gå forrest og gøre det til noget af det nemmeste.

Automatisering af din kalender gør det lige så nemt at arrangere en tid med nogen som at sende et link. Tilføjelse af videokonferencer og påmindelser pr. e-mail betyder større fleksibilitet til at mødes, hvor det passer dig, og sikrer, at udeblivelser hører fortiden til. Hvis du beder om de vigtigste oplysninger først, betyder det, at møderne kan være velforberedte og effektiv udnyttelse af din tid.

Strømlining af kalenderstyring på denne måde åbner lederne op for mere produktive dage. Det betyder mere tid brugt på vigtige opgaver, der kan få din virksomhed til at vokse, mindre risiko for udbrændthed eller stress og, på det personlige plan, mere tid med familie og venner.

Du kan oprette din helt egen bookingside gratis med Doodle. Klik her for at komme i gang i dag.