Agendamento de reuniões multifuncionais de forma mais eficiente

As reuniões multifuncionais são onde o progresso real acontece - mas você consegue reunir todos na mesma sala (virtual)? É aí que as coisas geralmente desandam.

Se você trabalha com TI, conhece muito bem essa dor. Diferentes calendários, ferramentas, departamentos e prioridades. E, de alguma forma, sempre cabe a você desvendar a bagunça.

Vamos explicar por que o agendamento é mais difícil do que deveria ser e como você pode torná-lo muito mais fácil.

Por que as equipes de TI têm dificuldades com reuniões multifuncionais

Os profissionais de TI geralmente são a força silenciosa que mantém tudo unido. Você não está apenas gerenciando sistemas - está gerenciando pessoas, processos e plataformas.

Isso significa que, geralmente, é você quem ajuda outros departamentos a encontrar ferramentas, obter acesso ou resolver conflitos de calendário. E quando se trata de coordenar reuniões multifuncionais, você provavelmente já foi pego nesse ciclo:

• O marketing precisa de informações do produto

• O produto precisa de dados de vendas

• Vendas precisa de TI para configurar tudo

• Todos estão em um fuso horário diferente

Acrescente trabalho remoto, calendários lotados e prazos apertados e você terá uma receita para o esgotamento antes mesmo de a reunião acontecer.

O que torna o agendamento tão complicado

Não se trata apenas de encontrar um horário - trata-se de equilibrar expectativas, segurança e gerenciamento de tempo. E para a TI, isso significa pensar com antecedência para evitar mais problemas mais tarde.

Aqui está uma análise rápida dos bloqueadores comuns:

Quanto maior a empresa, maior o número de partes móveis. E cada atraso aumenta a pressão, não apenas sobre os cronogramas dos projetos, mas também sobre as pessoas que tentam gerenciá-los.

Como simplificar a programação sem perder o controle

O segredo não é adicionar mais ferramentas. É dar às pessoas uma maneira mais clara e rápida de escolher um horário, sem precisar de outra cadeia de mensagens.

Veja o que funciona para as equipes de TI:

• Use ferramentas que funcionem em todos os departamentos - Evite opções vinculadas a apenas um provedor de calendário

• Permita que as pessoas escolham entre horários predefinidos - É mais rápido e fácil selecionar do que negociar

• Lide com grandes grupos com enquetes - Especialmente útil quando vários departamentos estão envolvidos

• Mantenha a segurança em primeiro lugar - Certifique-se de que sua plataforma de agendamento atenda aos padrões de nível empresarial

Não se trata apenas de agendamento. Trata-se de economizar tempo, reduzir o estresse e preparar sua equipe para se concentrar no que realmente importa.

Doodle: Uma maneira melhor de agendar reuniões entre equipes

O Doodle simplifica a coordenação entre departamentos, quer você esteja agendando com cinco ou cinquenta pessoas.

Veja como o Doodle se encaixa em um fluxo de trabalho de TI:

• Enquete em grupo: você precisa da opinião de várias partes interessadas? Deixe que eles votem em um horário que funcione. Você precisará de uma conta do Doodle para criar uma enquete, mas os participantes não precisam fazer login.

• 1:1: ofereça alguns horários disponíveis e deixe seu colega escolher - perfeito para suporte interno ou integração

• Página de reserva: Defina sua disponibilidade uma vez e compartilhe-a com outras pessoas. Ótimo para solicitações repetidas ou se você for a pessoa certa para várias equipes

• Folha de registro: Organize sessões de treinamento ou janelas de manutenção programadas e deixe que as pessoas escolham seu horário

• O Doodle se ajusta automaticamente aos fusos horários, portanto, se a sua equipe estiver em Nova York, Berlim ou Cingapura, todos verão o horário local correto.

• Os usuários mantêm controle total sobre seus dados e configurações de privacidade, o que é importante principalmente quando a conformidade é uma prioridade.

E sim, a segurança está garantida. O Doodle oferece proteção de nível empresarial, portanto você não precisa se preocupar com conformidade ou privacidade de dados. Você pode confiar nele para lidar com sua programação com segurança.

Por que a TI deve liderar o caminho para um agendamento mais inteligente

Você conhece os sistemas, conhece as pessoas e sabe como é o caos quando as coisas não funcionam.

Quando a TI lidera o processo de simplificação da programação, todos se beneficiam:

• Menos tíquetes internos

• Menos tempo desperdiçado em coordenação

• Mais tempo para o trabalho real do projeto

• Uma experiência mais profissional e confiável em todos os departamentos

Isso demonstra liderança e gera confiança nas ferramentas que você recomenda.

Comece a organizar reuniões que realmente funcionem

Você não precisa ser o intermediário para cada conflito de calendário. Com o Doodle, você pode configurar uma maneira de as pessoas reservarem tempo, responderem a pesquisas ou se inscreverem sem problemas.

É rápido. É claro. E realmente funciona.