Dimensione a tutoria rapidamente com a automação de agendamento

"Eu costumava passar uma noite inteira de domingo espremendo trinta lições em uma semana. Agora um roteiro faz o trabalho pesado enquanto eu termino um romance." Um professor de química compartilhou essa frase no EdSurge Growth Summit, e ela capta uma tendência mais ampla.

Os pesquisadores da McKinsey estimam que as empresas de educação com um único proprietário perdem cerca de 18% da receita com a coordenação manual - pense em e-mails, cálculos de fuso horário e lembretes de faturas. A automação dessas tarefas dá aos tutores uma alavanca tão poderosa quanto qualquer nova certificação: mais horas de ensino sem estresse extra.

Eu vejo essa mudança acontecer todos os dias na Doodle. As contas mais bem-sucedidas passam de tópicos do tipo "encontre um horário que funcione" para uma única página de agendamento que se atualiza sozinha. Seus calendários são preenchidos mais rapidamente, a taxa de não comparecimento diminui e sua marca parece maior do que a de uma equipe de um só funcionário. Abaixo, você encontrará cinco ações concretas para replicar o salto.

Por que a automação estimula o crescimento além do número de funcionários

Os analistas do setor no Fórum Econômico Mundial consideram o software de agendamento uma das três principais ferramentas de automação de fluxo de trabalho que as microempresas adotam primeiro, logo após o armazenamento em nuvem e os pagamentos digitais. A lógica é simples.

Um tutor humano tem um limite de 20 a 25 horas de contato por semana. Uma página de agendamento autoatualizável e o controle instantâneo de presença permitem que esse tutor preencha as lacunas ociosas, inclua sessões em pequenos grupos e receba pagamentos enquanto dorme. A Harvard Business Review acrescenta que as empresas que automatizam uma única jornada de ponta a ponta - como "do cliente potencial à aula confirmada" - veem as margens de lucro aumentarem em mais de 10% em um ano.

Sob o capô, dez blocos de construção fazem o motor funcionar:

1. Software de agendamento que envia e recebe disponibilidade em tempo real

2. Google Agenda para sincronização instantânea entre dispositivos

3. Zoom ou outra sala de vídeo incorporada em cada convite

4. Sistema de gerenciamento de aprendizado para armazenar planilhas e questionários

5. Anotaçõesde gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) que rastreiam metas

6. Gateway de pagamento para checkout rápido no final da aula

7. Conversão de fuso horário para que os pais no exterior reservem horários locais

8. Controle de presença que alimenta um gráfico de progresso

9. Controles de capacidade desessão de grupo

10. Regras de automação de fluxo de trabalho que unem a pilha

Você verá cada peça em ação ao analisarmos as próximas dicas.

Cinco ações de automação que multiplicam o alcance e a receita

1. Publique uma página de reservas ao vivo em menos de uma hora

Antes: Os pais enviam três e-mails, cada um com uma disponibilidade diferente, e a vaga com a qual eles finalmente concordam coincide com outra aula.

Depois: Um único link mostra apenas os horários abertos. Os pais clicam uma vez, um evento é registrado no Google Agenda e um link do Zoom aparece automaticamente.

A International Society for Technology in Education (ISTE) afirma que o agendamento por autoatendimento pode reduzir o tempo de coordenação em 70%. Comece com uma página básica que exiba duas semanas de vagas e, depois, expanda para uma visualização contínua de seis semanas quando confiar nos buffers.

2. Use buffers inteligentes para proteger o tempo de preparação

P: As reservas consecutivas não me deixarão sem espaço para respirar? R: Os especialistas do EdTech Evidence Exchange recomendam buffers padrão de dez minutos antes e depois das aulas on-line. A regra protege a redefinição mental e as edições do caderno sem sacrificar o tempo faturável.

Nos bastidores, uma regra de automação bloqueia esses microintervalos. Os pais nunca veem intervalos artificialmente apertados e, portanto, param de pedir 15:05 quando você realmente precisa de 15:15.

3. Acione automaticamente os e-mails de pagamento e de recapitulação

Quando o relógio chegar a zero:

• O gateway de pagamento cobra o cartão registrado e envia um recibo.

• Um modelo de recapitulação extrai os dados de presença do seu sistema de gerenciamento de aprendizado.

• O CRM marca a sessão como "concluída" e agenda uma pesquisa de pulso de acompanhamento.

De acordo com um documento de trabalho do National Bureau of Economic Research sobre fluxo de caixa de microempresas, o faturamento automático reduz os saldos atrasados em 45%.

4. Sessões de grupo em lote com regras de capacidade

Pesquisadores da Brookings Institution relatam que a tutoria em pequenos grupos pode triplicar os ganhos de aprendizado quando a frequência fica acima de 80%. Um mecanismo de reservas com controle de capacidade bloqueia os assentos quando seis alunos se inscrevem. Não há contagem de funcionários do Excel, nem sétimo login acidental. A mesma regra cria uma lista de espera e aciona essas famílias quando você abre um segundo grupo, transformando o excesso de demanda em novas receitas.

Para que essas ideias fiquem claras, aqui estão as etapas práticas em uma única olhada:

• Estabeleça um número máximo de vagas por vaga para proteger a qualidade da discussão.

• Ofereça preços antecipados para as quatro primeiras inscrições para preencher rapidamente.

• Abra uma coorte espelhada dois dias depois, quando a lista de espera chegar a três.

• Copie os recursos de preparação para o sistema de gerenciamento de aprendizagem apenas uma vez.

• Use o controle de presença para emitir certificados automaticamente.

5. Analise os dados mensalmente e refine o fluxo de trabalho

Os pesquisadores da OCDE que estudam a carga de trabalho dos professores argumentam que os ajustes iterativos superam as revisões anuais. A poda orientada por dados mantém a automação alinhada com a vida real.

Dê uma olhada neste caso: Uma professora de idiomas em Toronto exportou um arquivo CSV de vinte colunas com sessões, não comparecimentos e receita por hora. Ela notou que as aulas noturnas de sexta-feira reduziam a receita porque os cancelamentos aumentavam. Uma regra de automação depois, a sexta-feira desaparece da página de reservas e a demanda de segunda-feira preenche a lacuna. Sua taxa média por hora aumentou 17% em um único trimestre, sem nenhuma alteração nos gastos com marketing.

Escolha sua camada de automação

Fixe a tabela perto da sua tela. Comece com a primeira coluna, automatize uma camada de cada vez e avance para a direita somente quando a etapa anterior for executada sem falhas.

Como o Doodle se encaixa no quebra-cabeça

Como muitos tutores, você pode começar com uma pesquisa gratuita do Doodle para ver no que os alunos estão interessados. Quando perceber uma tendência, você poderá transformá-la em uma página de agendamento com a sua marca. A partir daí, os compromissos vão direto para o seu Google Agenda, os links do Zoom são adicionados automaticamente e as listas de participantes estão prontas para serem inseridas no seu LMS. Dessa forma, sua configuração solo começa a funcionar como um estúdio de verdade.

Lista de fontes

1. McKinsey and Company - Automação para pequenas empresas: Unlocking Growth

2. Fórum Econômico Mundial - Valor global das tecnologias de automação em microempresas

3. Harvard Business Review - Mapping Your Customer Journeys Improves Profit (Mapeamento das jornadas dos clientes melhora o lucro)

4. International Society for Technology in Education (ISTE) - Self-Service Tools for Time-Strapped Educators (Ferramentas de autoatendimento para educadores com pouco tempo)

5. EdTech Evidence Exchange - Tecnologia de gerenciamento de tempo em serviços suplementares para o ensino fundamental e médio

6. National Bureau of Economic Research - Cash Flow Gaps in Micro-Enterprises (Lacunas no fluxo de caixa em microempresas)

7. Brookings Institution - The Promise of Small-Group Tutoring (A promessa da tutoria em pequenos grupos)

8. OECD - Teachers and School Leaders as Lifelong Learners (Professores e líderes escolares como aprendizes ao longo da vida)