O que é uma chamada preparatória?

O que é uma chamada preparatória?

Uma chamada de preparação, também conhecida como chamada de preparação ou chamada pré-reunião, é uma reunião curta que ocorre antes de uma reunião mais longa e formal.

O objetivo de uma chamada de preparação é colocar todos na mesma página e garantir que as perguntas essenciais sejam respondidas antes da reunião principal. Por exemplo, se houver várias pessoas fazendo apresentações, é bom sincronizar antes para que cada pessoa saiba o que está fazendo e quando.

Embora a chamemos de chamada de preparação, ela pode ser realizada pessoalmente ou virtualmente por meio de videoconferência.

Benefícios do uso de chamadas preparatórias

Há muitos benefícios em usar chamadas preparatórias, incluindo:

Aumento da produtividade: As chamadas preparatórias podem ajudar a aumentar a produtividade de suas reuniões, garantindo que todos saibam o que está acontecendo, leiam ou tragam o que precisam para a reunião e gastem menos tempo fazendo perguntas que podem desviar o assunto. Estudos demonstram que 38% dos funcionários ficam frustrados com pessoas que chegam às reuniões com pouco conhecimento ou não estão preparadas.

Melhoria da comunicação: Quando você fala com seus clientes ou colegas, é provável que seja mais produtivo e obtenha melhores resultados. Reserve um tempo para conversar com eles antes da reunião principal e você poderá entender melhor as necessidades e expectativas deles. Isso pode ajudar de várias maneiras, incluindo o fato de todos se sentirem ouvidos e mais interessados no projeto.

Redução do estresse: Em março de 2023, 89% dos americanos afirmaram ter sofrido de esgotamento no último ano. As chamadas preparatórias são apenas uma forma de ajudar a reduzir o estresse, dando-lhe a chance de se organizar e se preparar com antecedência. Isso pode ajudá-lo a se sentir mais confiante e no controle durante a reunião.

Como planejar uma chamada preparatória bem-sucedida

Aqui estão algumas dicas para planejar uma chamada de preparação bem-sucedida:

Defina uma agenda clara: Antes de iniciar a chamada, reserve um tempo para pensar sobre o que deseja discutir. Isso o ajudará a se manter no caminho certo e a aproveitar ao máximo o seu tempo.

Convide as pessoas certas: Convide somente as pessoas que são essenciais para a discussão. Isso ajudará a manter o foco e a eficiência da chamada.

Comece e termine no horário: Respeite o tempo de todos começando e terminando a chamada no horário. Isso mostrará que você está falando sério sobre a reunião e que valoriza o tempo de todos.

Faça anotações: Durante a chamada, faça algumas anotações para ajudá-lo a lembrar os principais pontos discutidos. Isso será útil quando estiver se preparando para a reunião real.

Acompanhamento: após a chamada, envie um e-mail de acompanhamento para todos os participantes. Essa é uma ótima maneira de reiterar os pontos principais que foram discutidos e de garantir que todos estejam na mesma página.

Como agendar uma chamada de preparação com o Doodle

O Doodle é uma ótima ferramenta para agendar chamadas de preparação.

Como uma das ferramentas de agendamento favoritas do mundo, você pode criar uma enquete e enviá-la aos seus participantes. Eles então selecionam o horário mais adequado para eles e você terá um horário de reunião em minutos.