Como manter todos na mesma página durante o agendamento de reuniões

Em 1896, o povo de Detriot foi tratado a um espetáculo - uma invenção que iria mudar o mundo. No início da manhã de junho, Henry Ford testou seu primeiro veículo de quatro rodas chamado o Quadricle. Mal sabia ele que esta invenção levaria à fundação da empresa Ford Motor e a bilhões de carros em todo o mundo.

Ao falar de negócios, Ford disse, com fama: "Estar juntos é um começo, estar juntos é progresso, trabalhar juntos é sucesso". Se você é um CEO, executivo, freelancer ou gerente, você sabe que trabalhar com outros é crucial para obter resultados. É por isso que o que a Ford diz aqui é importante. Você pode ter todas as reuniões do mundo, mas tê-las é apenas o começo - a produtividade é a chave. Então, como você mantém as pessoas na mesma página quando reunião de agendamento online? Vamos descobrir.

Entenda seu público

Antes mesmo de começar a considerar agendamento sua reunião, você precisa saber quem vai estar presente. É um dos aspectos mais importantes para garantir que todos permaneçam concentrados. Convidar as pessoas erradas só vai levar a reuniões improdutivas e conversas fora do caminho.

Pode parecer um "sem cérebro", mas comece por identificar quem você precisa - não quem você quer. Por mais que possa ser bom ter uma cara amigável em uma reunião se eles não estão agregando valor, por que eles estão lá? Certifique-se de planejar com antecedência - seja alguém de sua empresa ou externo - e pense em como a contribuição deles fará a reunião avançar.

Se você é um freelancer, muitas vezes terá que se encontrar com novos clientes. Vale a pena dedicar um tempo para saber um pouco mais sobre eles e quem é a pessoa que toma as decisões-chave. Adapte seu discurso de vendas ao que funcionará melhor para eles a fim de maximizar suas chances de sucesso. Se você não tiver certeza, é sempre útil fazer uma pesquisa para encontrar tempo com um amigo para conversar sobre isso.

Uma vez que você saiba com quem está se encontrando, você precisa ter certeza de saber quais são suas expectativas. Por exemplo, você é um gerente de projeto. Que resultados acionáveis você quer tirar e ser capaz de seguir para fazer as coisas avançarem?

Você também quer ter certeza de que sabe o que precisa dizer aos participantes para se preparar de antemão. Se houver relatórios particulares para ler ou itens específicos necessários para participar - eles precisam saber disso. Isto é especialmente importante quando se trata de reuniões extraordinárias.

Reunindo as pessoas com as ferramentas certas

Agora você sabe quem você precisa para chegar à sua reunião, o desafio é como. Enviar manualmente um e-mail para frente e para trás lhe parecerá um campo de minas interminável do qual você terá muita sorte em encontrar o caminho para sair.

Doodle é uma ferramenta de agendamento que deve tornar isto muito mais fácil. Digamos que você é um empresário ocupado. Group Poll lhe permitirá selecionar as vezes que você está livre para enviar a seus convidados para encontrar algo que funcione melhor para todos. Pode até enviar lembretes automáticos que garantirão que você receba as respostas de que precisa e ninguém perca o evento.

Se você é um consultor freelance e precisa ser mais flexível com a forma como seus clientes entram em contato com você, Booking Page facilitará as coisas. Basta escolher as vezes que você quer ser livre e enviar-lhes um link. Eles reservarão um horário que lhes convém. Você pode fazer várias Páginas de Reserva para atender uma variedade de clientes onde você pede todas as informações que precisa antes - deixando-o se preparar conforme as necessidades.

Usando uma ferramenta como Doodle também faz um link para seu calendário, de modo que você nunca corre o risco de dupla reserva. Digamos que você seja um usuário Google Calendar, conectá-lo ao Doodle significa que quando você já tem algo programado - ninguém poderá reservar esse tempo com você.

A aplicação de programação para negócios vai ser essencial para navegar em sua agenda lotada. Ele liberará tanto tempo que normalmente seria usado para ir e vir com as pessoas. Isto significa que você pode se concentrar no crescimento de seus negócios.

Estabelecendo uma agenda

Você fez sua preparação, resolveu quem você precisa e marcou um horário para se reunir. E a seguir? Bem, se você quiser que todos fiquem na mesma página, você precisa ter uma meeting agenda.

Além de informar seus convidados sobre qualquer leitura pré-encontro, uma agenda irá garantir que eles saibam o que está sendo discutido e se ater aos tópicos relevantes. Um grande erro que as pessoas cometem freqüentemente é ter um plano em sua cabeça, mas não comunicá-lo. Certifique-se de escrever o que está sendo tratado e envie-o quando a reunião de grupo for confirmada.

Também é essencial manter a pauta até o fim. Uma breve descrição de cada tópico e ordená-los por prioridade é a chave para garantir que você consiga passar as coisas que realmente precisa fazer. Se você puder, inclua quem falará sobre cada seção ou onde você vai agir. Os horários também podem ajudar se você souber que está apertado no tempo, o que pode acontecer frequentemente se você estiver agendando com muitas pessoas.

Finalmente, não deixe de permitir meeting feedback sobre o que você quer cobrir. Você poderia ter esquecido algo que é fundamental para o que você quer cobrir. Isso também ajuda a reforçar a idéia de que você está aberto a uma discussão honesta.

Tornando-se mais eficiente

Mesmo com as melhores intenções, as reuniões ainda podem sair facilmente dos trilhos. Há sempre espaço para torná-las mais produtivas - especialmente para manter as pessoas na mesma página.

Não tenha medo de usar a tecnologia para facilitar suas reuniões. Se você quiser que um especialista disque remotamente, use uma ferramenta de videoconferência. Ou considere um quadro branco digital onde as pessoas possam acrescentar notas adesivas ao plano da reunião para facilitar o acompanhamento.

A forma como você age na reunião também será importante para obter bons resultados. Seja aberto e acolhedor para incentivar a participação ativa. Estabeleça algumas regras básicas de como a reunião será realizada e certifique-se de que até a pessoa mais tranqüila da sala tenha a chance de contribuir. Isto fará com que a equipe colabore de forma eficaz.

Não tenha medo de ter um cronômetro e de continuar com as discussões. Às vezes, nem tudo pode ser decidido em uma reunião. Esteja preparado para mover tópicos para um acompanhamento que pode acontecer com pessoas relevantes depois. Você pode até mesmo usar o Doodle para planejar uma pesquisa rápida para isso também.