Dlaczego dochodzi do podwójnych rezerwacji i jak ich uniknąć

Kiedyś myślałem, że nakładanie się terminów to po prostu nieodłączna część tej pracy. Spotkanie tu, rozmowa z klientem tam – i nagle dwie sprawy walczą o tę samą godzinę w moim kalendarzu. Brzmi znajomo?

Prawda jest taka, że przeładowanie obowiązkami nie wynika z naszego niedbalstwa. Zazwyczaj wynika to z próby zrobienia zbyt wielu rzeczy w zbyt krótkim czasie — i zbyt wielu miejsc, w których trzeba to wszystko ogarnąć. Jeśli jesteś podobny do mnie, masz e-maile, aplikacje kalendarzowe, powiadomienia ze Slacka i prawdopodobnie kilka karteczek samoprzylepnych gdzieś w tym wszystkim. Nic dziwnego, że robi się w tym bałagan.

Prawdziwa przyczyna powstawania podwójnych rezerwacji

Z mojego doświadczenia wynika, że nadmierne obciążenie terminami wynika zazwyczaj z jednej z trzech przyczyn. Po pierwsze, posiadanie zbyt wielu kalendarzy – osobistego, służbowego, wspólnych projektów – i brak ich synchronizacji. Po drugie, zgadzanie się na coś bez sprawdzenia, co już mam zaplanowane. Po trzecie, i być może najczęściej, brakuje prostego sposobu, dzięki któremu inni mogliby umówić się ze mną na spotkanie w terminie, który faktycznie odzwierciedla mój wolny czas.

Zanim to uporządkowałem, zdarzało mi się przegapić połączenia, spieszyć się na spotkania i niejednokrotnie musiałem wysyłać tę straszną wiadomość: „Przepraszam, miałem podwójne zobowiązanie”. To nie tylko było krępujące. Sprawiało też, że wyglądałem na mniej profesjonalnego, niż bym chciał.

Co w końcu pomogło mi to naprawić

Dla mnie zmianą nie była większa dyscyplina. Chodziło o przejście na Doodle. Od tamtej pory nie miałam ani jednego przypadku nadmiernego obłożenia. Doodle łączy się ze wszystkimi moimi kalendarzami i pokazuje moim klientom tylko te przedziały czasowe, w których jestem naprawdę dostępna. Oznacza to brak nakładających się terminów, brak podwójnych rezerwacji i brak niespodzianek.

Zamiast liczyć na to, że nic się nie pokrywa, mogę wreszcie mieć pewność, że to, co mam w kalendarzu, odpowiada rzeczywistości. Oszczędza mi to czas, ale co ważniejsze – oszczędza mi stresu.

Niewielka zmiana, która ma ogromne znaczenie

Jeśli prowadzisz firmę, zajmujesz się obsługą klientów lub zarządzasz napiętym harmonogramem zajęć, nadmierna liczba rezerwacji może wydawać się kolejnym problemem, który trzeba rozwiązać. Ale nie musi tak być. Odpowiednio zorganizowany harmonogram pozwala zamienić chaos w coś, z czym da się sobie poradzić. Nie musisz całkowicie zmieniać całego systemu — wystarczy, że wybierzesz lepszą metodę zarządzania czasem.

Polecam Doodle. To narzędzie, z którego korzystam, gdy chcę, żeby ludzie umawiali się ze mną na spotkania bez zbędnej wymiany wiadomości. Jest proste, niezawodne i naprawdę uwzględnia mój kalendarz. Nie martwię się już o podwójne rezerwacje — a to dla mnie ogromna ulga.