Por que ocorrem as reservas duplas e como evitá-las

Eu costumava pensar que o agendamento duplo era apenas parte do trabalho. Uma reunião aqui, um telefonema de um cliente ali e, de repente, duas coisas estão disputando a mesma hora em minha agenda. Parece familiar?

A verdade é que o overbooking não acontece porque somos descuidados. Geralmente, isso ocorre porque tentamos fazer muita coisa com pouco tempo - e em muitos lugares para gerenciar tudo isso. Se você é como eu, tem e-mails, aplicativos de calendário, pings do Slack e, provavelmente, algumas notas adesivas em algum lugar na mistura. Não é de se admirar que as coisas fiquem bagunçadas.

O verdadeiro motivo pelo qual as reservas duplas acontecem

Em minha experiência, o overbooking geralmente ocorre por uma das três razões. Primeiro, é ter muitos calendários - pessoal, de trabalho, de projetos compartilhados - e não mantê-los sincronizados. Em segundo lugar, o fato de dizer "sim" a algo sem verificar o que já está agendado. Em terceiro lugar, e talvez o mais comum, é não ter uma maneira simples de os outros reservarem um tempo comigo que realmente reflita quando estou livre.

Antes de resolver esse problema, eu perdia ligações, apressava reuniões e, mais de uma vez, tive que enviar a temida mensagem "desculpe, marquei duas vezes". Isso não era apenas constrangedor. Também me fazia parecer menos profissional do que eu queria.

O que finalmente me ajudou a resolver isso

O que mudou para mim não foi mais disciplina. Foi a mudança para o Doodle. Desde então, nunca mais tive um único overbooking. O Doodle se conecta a todos os meus calendários e mostra aos meus clientes apenas os intervalos de tempo em que estou realmente disponível. Isso significa que não há sobreposições, nem reservas duplas, nem surpresas.

Em vez de esperar que as coisas não entrem em conflito, posso finalmente confiar que o que está em minha agenda reflete a realidade. Isso me poupa tempo, mas, o que é mais importante, me poupa estresse.

Uma pequena mudança que faz uma grande diferença

Se você estiver administrando uma empresa, fazendo malabarismos com clientes ou gerenciando uma agenda de ensino cheia, o excesso de reservas pode parecer apenas mais um incêndio a ser apagado. Mas não precisa ser assim. A configuração adequada de agendamento transforma o caos em algo gerenciável. Você não precisa reformular todo o seu sistema - escolha um método melhor de gerenciamento de tempo.

Eu recomendo o Doodle. É a ferramenta que uso quando quero que as pessoas agendem um horário comigo sem ter que ficar indo e voltando. É simples, confiável e realmente respeita meu calendário. Não me preocupo mais com marcações duplas e isso tem sido um grande alívio.