Varför dubbelbokningar uppstår och hur man undviker dem

Förut trodde jag att dubbelbokningar bara var en del av jobbet. Ett möte här, ett kundsamtal där, och plötsligt konkurrerar två saker om samma timme i min kalender. Låter det bekant?

Sanningen är att överbokning inte beror på att vi är slarviga. Det beror oftast på att vi försöker göra för mycket på för kort tid – och har för många olika platser att hålla reda på. Om du är som jag har du e-postmeddelanden, kalenderappar, Slack-meddelanden och förmodligen några post-it-lappar någonstans i mixen. Det är inte konstigt att det blir rörigt.

Den verkliga orsaken till att dubbelbokningar uppstår

Enligt min erfarenhet beror överbokning oftast på en av tre saker. För det första kan det handla om att man har för många kalendrar – privata, jobbrelaterade, gemensamma projekt – och inte håller dem synkroniserade. För det andra kan det handla om att man säger ”ja” till något utan att kolla vad som redan står inbokat. För det tredje, och kanske vanligast, är att det inte finns något enkelt sätt för andra att boka tid med mig som faktiskt visar när jag är ledig.

Innan jag fick ordning på det här missade jag samtal, rusade till möten och var mer än en gång tvungen att skicka det där fruktade meddelandet: ”Förlåt, jag har dubbelbokning”. Det var inte bara pinsamt. Det fick mig också att framstå som mindre professionell än jag ville.

Vad som till slut hjälpte mig att lösa problemet

Det som gjorde skillnaden för mig var inte att jag blev mer disciplinerad. Det var att jag började använda Doodle. Sedan dess har jag inte haft en enda överbokning. Doodle kopplas ihop med alla mina kalendrar och visar bara mina kunder de tidsluckor då jag verkligen är tillgänglig. Det innebär inga överlappningar, inga dubbelbokningar och inga överraskningar.

I stället för att hoppas att det inte ska uppstå några konflikter kan jag äntligen lita på att det som står i min kalender stämmer överens med verkligheten. Det sparar tid åt mig, men framför allt sparar det mig stress.

En liten förändring som gör stor skillnad

Om du driver ett företag, hanterar flera kunder samtidigt eller har ett fullspäckat undervisningsschema kan överbokningar kännas som ännu ett problem som måste lösas. Men så behöver det inte vara. Med rätt schemaläggning kan du förvandla kaoset till något hanterbart. Du behöver inte göra om hela ditt system – välj istället en bättre metod för tidshantering.

Jag rekommenderar Doodle. Det är det verktyg jag använder när jag vill att folk ska boka tid med mig utan allt fram och tillbaka. Det är enkelt, pålitligt och tar faktiskt hänsyn till min kalender. Jag behöver inte längre oroa mig för dubbelbokningar – och det har varit en enorm lättnad.