7 niezbędnych narzędzi do zarządzania czasem dla nauczycieli

Niezależnie od tego, czy jesteś nauczycielem, profesorem, dziekanem, dyrektorem szkoły, czy też pełnisz funkcję pomocniczą, np. w administracji, wydaje się, że bycie przeciążeni pracą, mający mało czasu i praktycznie nie mający równowagi między życiem zawodowym a prywatnym to po prostu codzienność dla osób pracujących w sektorze edukacji. Trzeba szybko znaleźć rozwiązania. W przeciwnym razie, ryzykujemy utratę całego pokolenia nauczycieli do stresu, wypalenia zawodowego i zwykłego braku zaangażowania.

Sektor edukacji może być najbardziej dotknięty kryzysem, ale nie jest jedynym, a poziom stresu w miejscu pracy osiągnął rekordowy poziom we wszystkich dziedzinach. Organizacje i branże podejmują zdecydowane działania, aby rozwiązać ten problem, wprowadzając programy edukacyjne dla pracowników dotyczące sposobów zmniejszania niepokoju i lepszego zarządzania czasem, uzupełnione licznymi aplikacjami i narzędziami, które pomagają pracownikom wszystkich szczebli w budowaniu lepszej relacji z pracą.

W przeszłości sektor edukacyjny powoli wdrażał wszelkiego rodzaju nowe technologie. Jednak instytucje edukacyjne stopniowo zaczynają dostrzegać, że potencjalne korzyści płynące z technologii w związku z pandemią COVID-19, która zmusiła ogromną liczbę szkół do natychmiastowego przejścia na zajęcia online, co sprawiło, że sektor ten w końcu zaczął otwierać się na technologie edukacyjne. Jednak to nowo odkryte zamiłowanie do technologii nie powinno ograniczać się wyłącznie do narzędzi dydaktycznych, ponieważ istnieje znaczna liczba aplikacji i rozwiązań, które mogą pomóc wszystkim osobom pracującym w sektorze edukacji w lepszym zarządzaniu czasem oraz przyczynić się do zdrowszego i bardziej satysfakcjonującego podejścia do swojej kariery zawodowej.

Oto siedem najlepszych narzędzi, które pomogą Ci zacząć.

1. Toggl

Parafrazując XIX-wiecznego brytyjskiego matematyka Lord Kelvin, „Jeśli coś da się zmierzyć, to da się to poprawić”. Właśnie dlatego aplikacje do śledzenia czasu, takie jak Toggl, są najlepszym punktem wyjścia dla firm pragnących usprawnić zarządzanie czasem w swojej organizacji. Użytkownicy mogą rejestrować godziny poświęcone na każdy z projektów, a nawet klasyfikować projekty według typów, korzystając zarówno z aplikacji mobilnej, jak i wersji internetowej.

• Jeśli cały zespół IT lub ds. komunikacji korzysta z aplikacji Toggl, można zidentyfikować czynności lub projekty, które pochłaniają najwięcej czasu, i poszukać sposobów na usprawnienie tych procesów. Jeśli dział wsparcia IT poświęca 25 procent swojego czasu na udzielanie odpowiedzi na typowe pytania, łatwiej jest przedstawić i zrozumieć argumenty przemawiające za utworzeniem portalu samopomocy IT.

• Pracownicy administracyjni i asystenci mogą również sprawdzić, na co poświęcają większość swojego czasu i zasobów. Jeśli powtarzające się zadania, takie jak planowanie spotkań kadry naukowej czy zarządzanie wydatkami kierownika wydziału, pochłaniają znaczną część czasu, rozsądnym rozwiązaniem może być wdrożenie aplikacji oszczędzających czas, które odciążą ich w tych kwestiach.

• Nauczyciele i wykładowcy mogą nie dostrzegać od razu korzyści płynących z rejestrowania swoich godzin pracy, biorąc pod uwagę, że średnio 60 procent czasu poświęcają na prowadzenie zajęć. Jednak już samo śledzenie swoich godzin przez kilka tygodni może dać ci niesamowity wgląd w to, na co poświęcasz resztę czasu. Dowiesz się, czy doskonale radzisz sobie z ustalaniem priorytetów, czy też – jak to często bywa – tracisz zbyt wiele czasu na zadania o niskim priorytecie.

2. Todoist

„Kto nie planuje, ten planuje porażkę” – powiedział Benjamin Franklin, a także niemal każdy trener sportowy w szkołach średnich z ostatnich 50 lat. Jednak w tym frazesie kryje się więcej niż tylko ziarno prawdy. Jedna godzina planowania to aż 10 godzin bezcelowego działania, więc nic dziwnego, że osoby, które prowadzą listy zadań do wykonania i wyznaczają sobie cele (najwyraźniej tylko 14 procent ludzi należy do tej grupy), są znacznie bardziej udane niż ci, którzy po prostu poddają się biegowi życia.

Jeśli należysz do osób, które lubią planować swoje życie, prawdopodobnie organizujesz je albo za pomocą niezliczonej ilości notesów i karteczek samoprzylepnych, albo już przeszedłeś na rozwiązanie cyfrowe. Wybór jest ogromny, ale nam podoba się Todoist, ponieważ korzystanie z niego nie wymaga dyplomu z informatyki, a zarówno aplikacja internetowa, jak i mobilna mają prosty układ. Ponadto możesz zacząć od stworzenia tam swojej osobistej listy zadań, a następnie tworzyć listy współdzielone z członkami rodziny (na przykład listy zakupów lub listy obowiązków domowych) lub współpracownikami, jeśli pracujecie razem nad projektem i chcecie usprawnić planowanie bez konieczności zgłębiania skomplikowanych tajników oprogramowania typu Gantt.

3. Focus Keeper

Planowanie zadań to jedno, a odhaczanie ich z listy rzeczy do zrobienia to zupełnie inna sprawa. Niestety, dla zbyt wielu osób technologia stała się w tym zakresie raczej przeszkodą niż pomocą. Ile razy zdarzyło Ci się oceniać stos prac, gdy nagle na telefonie pojawiła się wiadomość e-mail, komentarz na Instagramie lub dymek czatu, który odwrócił Twoją uwagę? Nagle minęło pół godziny i przypomniałeś sobie o tych pracach, które właśnie oceniałeś.

Według badań co 11 minut tracimy koncentrację na głównym zadaniu, nad którym pracujemy. Gdy już się rozproszymy, powrót do pełnej wydajności może zająć nawet 25 minut. W rezultacie przeciętny pracownik traci ponad dwie godziny dziennie z powodu rozproszenia uwagi. Jeśli już poświęcasz sześć godzin dziennie na prowadzenie zajęć, Twój harmonogram nie pozwala na tak długi okres nieproduktywności, ponieważ wkracza to w Twój czas prywatny.

Aplikacja Focus Keeper opiera się na technice Pomodoro, która zakłada, że ludzie pracują najskuteczniej i najwydajniej w 25-minutowych sesjach, z pięciominutowymi przerwami pomiędzy nimi. Jeśli masz do wykonania poważną pracę, włącz Focus Keeper, wyłącz inne powiadomienia i pozwól aplikacji poinformować Cię, kiedy minie 25 minut, a następnie kiedy nadejdzie czas, by ponownie zabrać się do pracy. Możesz dostosować długość sesji i przerw, jeśli zauważysz, że Twój umysł pracuje w innym rytmie. Funkcja śledzenia pozwoli Ci sprawdzić, kiedy jesteś najbardziej wydajny, dzięki czemu będziesz mógł odpowiednio dostosować swój harmonogram.

4. Doodle

Organizacje to oparte na cyklu spotkań A w szkołach jest podobnie. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkania nauczycieli z rodzicami, indywidualne rozmowy studentów z wykładowcami, zebrania kadry, spotkania w dziekanacie, rozmowy rekrutacyjne czy jakiekolwiek inne typowe spotkania między zespołami – najprawdopodobniej spędzasz na nich kilka godzin tygodniowo. I prawdopodobnie równie dużo czasu poświęcasz na ich organizację.

Od nauczycieli po asystentów i personel pomocniczy – Doodle to oczywisty wybór, który eliminuje wszelkie kłopoty, a co najważniejsze, oszczędza czas planowanie spotkań. Na przykład wykładowcy mogą uniknąć nakładania się terminów spotkań z wieloma studentami poprzez połączenie swoich kalendarzy Google i Microsoft Office z kontami w serwisie Doodle. Mogą też pominąć wysyłanie e-maili i po prostu przesłać spersonalizowany link do serwisu Doodle swoim studentom, innym wykładowcom i pracownikom administracji. Funkcja ankiet i spotkań grupowych jest niezwykle przydatna i pozwala zaoszczędzić czas, zwłaszcza w przypadku spotkań, w których bierze udział wielu zapracowanych uczestników, takich jak zebrania kadry naukowej. Zastanawiasz się, jak w ogóle mogłeś się bez niej obejść.

5. Dysk Google

Nawet w dzisiejszym wysoce cyfrowym świecie zdziwiłoby cię, jak wielu nauczycieli i wydziałów wciąż stosuje analogowe podejście do przygotowywania się do zajęć i udostępniania notatek. Regały pełne podręczników, teczki przepełnione notatkami dydaktycznymi oraz biurko zasypane wydrukowanymi zadaniami to wciąż powszechny widok.

Uczniom i innym nauczycielom trudno jest znaleźć potrzebne dokumenty w odpowiednim momencie. To z kolei powoduje konieczność wykonywania dodatkowych telefonów lub wysyłania e-maili w celu odnalezienia tych dokumentów, co stanowi dodatkowe obciążenie dla i tak już przepracowanych nauczycieli.

Korzystanie z narzędzi takich jak Google Drive czy Dropbox pozwala na szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów. Uczniowie i nauczyciele mogą wykorzystywać te usługi w chmurze jako miejsce przechowywania swoich notatek, materiałów pomocniczych, a nawet zadań domowych. Dostęp jest zapewniony przez całą dobę, a ważne notatki czy teksty już nigdy nie zostaną utracone.

6. Expensify

Od naukowców, którzy często podróżują na konferencje lub wygłaszają wykłady gościnne, po rekruterów uczelni, którzy pojawiają się na targach w całym kraju – pracownicy uczelni są odpowiedzialni za sporządzanie wielu rozliczeń wydatków. Często muszą one zostać złożone i rozpatrzone, zanim pracownicy naukowi otrzymają zwrot kosztów. Dla wielu organizacji proces ten jest długotrwały i pracochłonny.

Średnio każdy raport z wydatków Wypełnienie formularza zajmuje 20 minut, a koszt jego rozpatrzenia wynosi około 50 euro. Co piąty raport zawiera błędy, których poprawienie zajmuje dodatkowe 18 minut, co stanowi dodatkowe obciążenie dla działu księgowości. Cały proces jest tak kłopotliwy, że ponad połowa pracowników twierdzą, że w przeszłości nie rozliczali wydatków, pokrywając z własnej kieszeni koszty poniesione w związku z reprezentowaniem szkoły. Nie jest to najlepsze rozwiązanie.

Łatwe w obsłudze i intuicyjne oprogramowanie do rozliczania wydatków, takie jak Expensify, może szybko rozwiązać wiele z tych problemów. Pracownicy szkoły mogą po prostu robić zdjęcia paragonów i rejestrować przebieg za pomocą aplikacji mobilnej, a zdjęcie jest skanowane, przekształcane w odpowiednie dane i dodawane do raportu. Oprogramowanie wykrywa również błędy lub zduplikowane wpisy. Dzięki temu znaczna część procesu przebiega w trybie samoobsługowym, co zmniejsza obciążenie działu księgowości.

7. Aplikacja szkolna

Dostępnych jest ich setki, skierowanych do konkretnych segmentów sektora edukacyjnego – od żłobków i przedszkoli aż po uczelnie wyższe. Niektóre z nich to wszechstronne platformy do zarządzania szkołami które obejmują wszystko — od przetwarzania płatności i rezerwacji sal lekcyjnych po zarządzanie dokumentami oraz planowanie godzin przyjazdu autobusów szkolnych.

Niezależnie od tego, co wybierzesz, podstawą każdej aplikacji szkolnej powinna być łatwiejsza komunikacja. Niezwykle ważne jest, aby nauczyciele mogli komunikować się za pośrednictwem aplikacji z całą klasą (lub jej rodzicami) oraz aby łatwo było znaleźć istotne informacje, takie jak terminy ferii, ewentualne zmiany w harmonogramie zajęć oraz dane kontaktowe poszczególnych działów. Dzięki temu cała szkoła zaoszczędzi wiele godzin poświęcanych na odpowiadanie na e-maile i rozmowy telefoniczne, a uczniowie będą bardziej zaangażowani i lepiej poinformowani.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak działa Doodle i w jaki sposób może pomóc Ci w opanowaniu zarządzania czasem w szkole, skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów ds. planowania.