7 oumbärliga verktyg för tidshantering för lärare

Oavsett om du är lärare, professor, dekan, rektor eller till och med arbetar i en stödjande roll, till exempel inom administrationen, verkar det som om det är överarbetade, med ont om tid och med liten eller ingen balans mellan arbete och privatliv är helt normalt för dem som arbetar inom utbildningssektorn. Man måste snabbt hitta lösningar. Annars, vi riskerar att förlora en hel generation lärare till stress, utbrändhet och ren och skär brist på engagemang.

Utbildningssektorn må vara den som drabbats hårdast, men den är inte ensam, eftersom stress på arbetsplatsen på rekordhöga nivåer över hela linjen. Organisationer och branscher vidtar nu åtgärder för att ta itu med denna fråga på ett direkt sätt, genom program som utbildar medarbetarna i hur de kan minska sin ångest och hantera sin tid bättre, kompletterat med ett stort antal appar och verktyg som hjälper arbetstagare av alla slag att utveckla en bättre relation till arbetet.

Tidigare har utbildningssektorn varit långsam med att införa nya typer av teknik. Men utbildningsinstitutionerna har gradvis börjat inse att teknikens potentiella fördelar i och med covid-19-pandemin, som tvingade ett stort antal skolor att över en natt ställa om till distansundervisning, vilket krävde att branschen äntligen började ta till sig utbildningsteknik. Men denna nyfunna förkärlek för teknik bör inte begränsas till undervisningsverktyg, eftersom det finns ett stort antal appar och lösningar som kan hjälpa alla som arbetar inom utbildningssektorn att hantera sin tid bättre och skapa en sundare och roligare relation till sitt yrke.

Här är sju av de bästa verktygen som hjälper dig att komma igång.

1. Toggl

För att parafrasera den brittiske matematikern från 1800-talet Lord Kelvin, ”Om man kan mäta det, kan man förbättra det.” Det är därför tidsregistreringsappar som Toggl är det bästa stället att börja på när man vill förbättra tidshanteringen inom sin verksamhet. Användarna kan registrera de timmar de lägger ner på vart och ett av sina projekt och till och med klassificera projekten efter typ, antingen via en mobilapp eller en webbaserad version.

• Om hela ditt IT- eller kommunikationsteam använder Toggl kan du identifiera de aktiviteter eller projekt som tar mest tid och leta efter sätt att effektivisera dessa processer. Om IT-supporten lägger 25 procent av sin tid på att besvara vissa vanliga frågor blir det enklare att motivera och förstå fördelarna med att skapa en IT-självhjälpsportal.

• Administrativ personal och assistenter kan också se var huvuddelen av deras tid och resurser går åt. Om repetitiva uppgifter som att planera lärarmöten eller hantera avdelningschefens utgifter tar upp stora delar av arbetstiden kan det vara klokt att införa tidsbesparande appar som underlättar arbetet med dessa uppgifter.

• Lärare och föreläsare kanske inte omedelbart ser värdet i att registrera sina arbetstimmar, eftersom de i genomsnitt lägger 60 procent av sin tid på att undervisa. Men bara genom att registrera dina timmar under ett par veckor kan du få en otrolig inblick i hur du använder resten av din tid. Du kommer att upptäcka om du är duktig på att prioritera eller om du, som ofta är fallet, slösar bort för mycket tid på uppgifter med låg prioritet.

2. Todoist

”Om du inte planerar, planerar du att misslyckas”, sa Benjamin Franklin – och i stort sett alla idrottstränare på gymnasienivå under de senaste 50 åren. Men det finns mer än bara en gnutta sanning i den där klichén. En timmes planering motsvarar upp till 10 timmar att göra saker utan mål, så det är logiskt att människor som för att-göra-listor och sätter upp mål (tydligen är det bara 14 procent som tillhör denna grupp) är betydligt mer framgångsrik än de som bara tar livet som det kommer.

Om du är en av dem som gillar att planera är chansen stor att ditt liv antingen är organiserat med hjälp av ett oändligt urval av anteckningsböcker och Post-it-lappar, eller att du redan har gått över till ett digitalt alternativ. Det finns massor av alternativ, men vi gillar Todoist eftersom det inte krävs någon programmeringsutbildning för att använda det och både webb- och mobilapparna är enkelt uppbyggda. Dessutom kan du börja med bara din personliga att-göra-lista där, och sedan skapa delade listor med familjemedlemmar (till exempel inköpslistor eller en lista över sysslor) eller kollegor, om ni arbetar tillsammans med ett projekt och vill effektivisera planeringen utan att behöva lära er de skrämmande finesserna i Gantt-programvaran.

3. Focus Keeper

Att planera uppgifter är en sak; att bocka av dem på att-göra-listan är en helt annan. Tyvärr har tekniken för alltför många människor blivit mer ett hinder än en hjälp just när det gäller detta. Hur många gånger har du suttit och rättat en hög med prov när plötsligt ett e-postmeddelande, en Instagram-kommentar eller en chattbubbla dyker upp på din mobil och fångar din uppmärksamhet? Plötsligt har en halvtimme gått och du kommer ihåg de där proven du höll på att rätta.

Enligt forskning blir vi distraherade från den huvudsakliga uppgiften vi arbetar med var 11:e minut. När vi väl har blivit distraherade kan det ta upp till 25 minuter att återfå full produktivitet. Det innebär att den genomsnittlige medarbetaren förlorar mer än två timmar om dagen på grund av distraktioner. Om du redan ägnar sex timmar om dagen åt att undervisa, tillåter ditt schema inte så mycket improduktiv tid utan att det inkräktar på din fritid.

Focus Keeper bygger på Pomodoro-tekniken, som utgår från att man arbetar mest effektivt i 25-minuterspass med fem minuters pauser emellan. Om du har en hel del arbete att ta dig igenom, starta Focus Keeper, stäng av andra aviseringar och låt appen meddela dig när 25 minuter har gått och när det är dags att sätta igång igen. Du kan anpassa längden på arbetspass och pauser om du upplever att din hjärna fungerar i en annan rytm. Med hjälp av uppföljningsfunktionen kan du se när du har varit som mest effektiv, så att du kan anpassa ditt schema därefter.

4. Doodle

Organisationer är byggt på en grund av möten och det är inte annorlunda på skolorna. Oavsett om det handlar om föräldramöten, individuella samtal mellan studenter och lärare, lärarmöten, möten på dekanuskontoret, rekryteringssamtal eller något av de vanliga sammanträdena som äger rum mellan olika team, är det troligt att du lägger flera timmar per vecka på möten. Och du lägger förmodligen lika mycket tid på att organisera dem från början.

Oavsett om det gäller lärare, assistenter eller övrig personal är Doodle ett självklart val som tar bort allt krångel och, framför allt, sparar tid på planera möten. Till exempel kan lärare undvika att boka samma tid med flera studenter genom att koppla sina Google- och Microsoft Office-kalendrar till sina Doodle-konton. De kan också hoppa över e-postvägen och istället helt enkelt skicka en personlig Doodle-länk till sina studenter, kollegor och administratörer. Funktionen för omröstningar och gruppmöten är oerhört kraftfull och tidsbesparande när det gäller möten med många upptagna deltagare, till exempel lärarmöten. Du kommer att undra hur du någonsin klarade dig utan den.

5. Google Drive

Även i dagens starkt digitaliserade värld skulle man bli förvånad över hur många lärare och institutioner som fortfarande använder sig av analoga metoder när det gäller att förbereda lektioner och dela anteckningar. Bokhyllor fulla av läroböcker, mappar proppfulla med undervisningsanteckningar och ett skrivbord överöst med utskrivna uppgifter är fortfarande vanligt förekommande.

Det blir svårt för elever och andra lärare att hitta dokument när de behöver dem. Detta leder i sin tur till extra telefonsamtal eller e-postmeddelanden i försök att hitta dokumenten, vilket allt sammantaget innebär ytterligare arbetsbörda för redan överbelastade lärare.

Genom att använda verktyg som Google Drive eller Dropbox kan dokument delas snabbt och enkelt. Elever och lärare kan använda dessa molnbaserade tjänster som ett arkiv för sina anteckningar, stödmaterial och till och med sina uppgifter. Tjänsterna är tillgängliga dygnet runt, och viktiga anteckningar eller texter kommer aldrig mer att gå förlorade.

6. Expensify

Allt från akademiker som reser mycket för att delta i konferenser eller hålla gästföreläsningar till rekryterare från högskolor som deltar i mässor runt om i landet – skolans personal hanterar ett stort antal utgiftsrapporter. Dessa måste ofta arkiveras och behandlas innan lärarna kan få ersättning. För många organisationer är den processen långdragen och arbetskrävande.

I genomsnitt gäller varje utgiftsrapport Det tar 20 minuter att fylla i och kostar cirka 50 euro att behandla. Var femte rapport innehåller fel som tar ytterligare 18 minuter att rätta till, vilket innebär en extra belastning för ekonomiavdelningen. Hela processen är så problematisk att mer än hälften av de anställda De uppger att de tidigare har underlåtit att begära ersättning för utgifter och istället använt egna pengar för att täcka kostnader som uppkommit i samband med att de representerat skolan. Det är inte idealiskt.

En lättanvänd och intuitiv utgiftshanteringsprogramvara som Expensify kan snabbt lösa många av dessa problem. Skolpersonalen kan helt enkelt ta bilder av kvitton och registrera körsträckor direkt via mobilappen, varefter bilden skannas, omvandlas till relevanta uppgifter och läggs till i en rapport. Programvaran upptäcker även fel eller dubbelregistreringar. Detta gör att en stor del av processen sköts automatiskt och minskar arbetsbelastningen på ekonomiavdelningen.

7. En skolapp

Det finns hundratals olika alternativ som riktar sig till specifika delar av utbildningssektorn, från daghem och förskola ända upp till högskolor. Vissa är skoladministrationsplattformar med alla tänkbara funktioner som omfattar allt från betalningshantering och bokning av klassrum till dokumenthantering och schemaläggning av skolbussarnas ankomsttider.

Oavsett vad du väljer bör grunden för alla skolappar vara enklare kommunikation. Det är viktigt att lärarna kan kommunicera med hela klassen (eller elevernas föräldrar) via appen och att det är enkelt att hitta viktig information, såsom lovdatum, eventuella ändringar i det ordinarie schemat och kontaktuppgifter till andra avdelningar. Det sparar hela skolan timmar av arbete med att besvara e-postmeddelanden och telefonsamtal och leder till en mer engagerad och välinformerad elevgrupp.

Om du vill lära dig hur Doodle fungerar och hur det kan hjälpa dig att bli bättre på att hantera din tid i skolan, kontakta en av våra schemaläggningsexperter.