शिक्षकों के लिए 7 आवश्यक समय प्रबंधन उपकरण

चाहे आप शिक्षक हों, प्रोफेसर हों, डीन हों, प्राचार्य हों, या प्रशासन जैसी सहायक भूमिका में हों, ऐसा लगता है कि होना अत्यधिक काम के बोझ तले दबे, समय की कमी से जूझते और जिनका काम-जीवन संतुलन लगभग न के बराबर है। शिक्षा क्षेत्र में काम करने वालों के लिए यह तो आम बात है। समाधान जल्दी से खोजने की ज़रूरत है। अन्यथा, हम शिक्षकों की एक पीढ़ी को खोने का जोखिम उठा रहे हैं। तनाव, बर्नआउट और साधारण अलगाव।

शिक्षा क्षेत्र सबसे अधिक प्रभावित हो सकता है, लेकिन यह अकेला नहीं है, के साथ कार्यस्थल पर तनाव रिकॉर्ड स्तर पर हर तरफ। संगठन और उद्योग इस मुद्दे का सीधे तौर पर समाधान करने के लिए आगे बढ़ रहे हैं, ऐसे कार्यक्रमों के साथ जो कर्मचारियों को चिंता कम करने और अपने समय का बेहतर प्रबंधन करने के तरीकों के बारे में शिक्षित करते हैं, साथ ही कई ऐप्स और उपकरणों की मदद से जो सभी प्रकार के कर्मचारियों को काम के साथ बेहतर संबंध विकसित करने में मदद करते हैं।

अतीत में, शिक्षा क्षेत्र ने सभी प्रकार की नई तकनीकों को अपनाने में सुस्ती दिखाई है। हालांकि, शैक्षणिक संस्थान अब इसके लिए तैयार हो रहे हैं। प्रौद्योगिकी के संभावित लाभ कोविड-19 महामारी के साथ, जिसने बड़ी संख्या में स्कूलों को रातों-रात ऑनलाइन कक्षाओं पर जाने के लिए मजबूर कर दिया, जिससे इस क्षेत्र को अंततः एडटेक को अपनाना शुरू करने की मांग उठी। लेकिन प्रौद्योगिकी के प्रति यह नया लगाव शिक्षण उपकरणों तक ही सीमित नहीं रहना चाहिए, क्योंकि ऐसे कई ऐप और समाधान हैं जो शिक्षा क्षेत्र में काम करने वाले सभी लोगों को अपने समय का बेहतर प्रबंधन करने और अपने करियर के साथ एक स्वस्थ, अधिक आनंददायक संबंध बनाने में मदद कर सकते हैं।

यहाँ शुरुआत करने के लिए सात शीर्ष उपकरण दिए गए हैं।

एक। टॉगल

19वीं सदी के ब्रिटिश गणितज्ञ को paraphrase करते हुए लॉर्ड केल्विन"अगर आप इसे माप सकते हैं, तो आप इसे सुधार सकते हैं।" इसीलिए अपने संगठन में समय प्रबंधन में सुधार करना चाहते समय ट्रैक करने वाले ऐप्स जैसे Toggl शुरू करने के लिए सबसे उपयुक्त स्थान हैं। उपयोगकर्ता प्रत्येक प्रोजेक्ट में लगाए गए घंटों को लॉग कर सकते हैं और मोबाइल ऐप या वेब-आधारित संस्करण का उपयोग करके प्रोजेक्ट्स को प्रकार के अनुसार वर्गीकृत भी कर सकते हैं।

• यदि आपकी पूरी आईटी या संचार टीम Toggl का उपयोग करती है, तो आप सबसे अधिक समय लेने वाली गतिविधियों या परियोजनाओं की पहचान कर सकते हैं और उन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के तरीके खोज सकते हैं। यदि आईटी सपोर्ट अपना 25 प्रतिशत समय कुछ सामान्य प्रश्नों के उत्तर देने में व्यतीत करता है, तो आईटी स्वयं-सहायता पोर्टल बनाने का व्यावसायिक तर्क बनाना और समझना आसान हो जाता है।

• प्रशासनिक कर्मचारी और सहायक यह भी देख सकते हैं कि उनका अधिकांश समय और संसाधन कहाँ खर्च हो रहे हैं। यदि संकाय बैठकों का समय निर्धारित करने या विभाग प्रमुख के खर्चों का प्रबंधन करने जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों में बहुत समय लग रहा है, तो इन कार्यों से मुक्ति दिलाने वाले समय-बचत ऐप्स को एकीकृत करना समझदारी होगी।

• शिक्षक और व्याख्याता अपने समय को ट्रैक करने के महत्व को तुरंत नहीं समझ पाते, क्योंकि औसतन उनका 60 प्रतिशत समय कक्षाएं पढ़ाने में ही बीतता है। हालांकि, केवल कुछ हफ्तों तक अपने समय को ट्रैक करने से आपको यह अद्भुत जानकारी मिल सकती है कि आप अपना बाकी समय कहाँ बिताते हैं। आपको पता चलेगा कि आप प्राथमिकताओं का प्रबंधन उत्कृष्ट रूप से कर रहे हैं या, जैसा कि अक्सर होता है, आप कम प्राथमिकता वाले कार्यों में बहुत अधिक समय गँवा देते हैं।

दो। टू-डू लिस्ट

"योजना बनाने में असफल होना, असफल होने की योजना बनाना है," बेंजामिन फ्रैंकलिन ने कहा और पिछले 50 वर्षों के लगभग हर हाई स्कूल खेल प्रशिक्षक ने भी यही कहा। हालांकि, इस कहावत में सिर्फ थोड़ी सी सच्चाई नहीं, बल्कि उससे कहीं अधिक है। एक घंटे की योजना 10 घंटे के बराबर का है बिना किसी मकसद के काम करने से बचते हैं, इसलिए यह समझ में आता है कि जो लोग टू-डू लिस्ट बनाते हैं और लक्ष्य निर्धारित करते हैं (जाहिर तौर पर केवल 14 प्रतिशत लोग ही इस श्रेणी में आते हैं) काफी अधिक सफल उन लोगों की तुलना में जो बस जीवन को जैसे आता है वैसे ही लेते हैं।

यदि आप जीवन के योजनाकारों में से एक हैं, तो संभावना है कि आपका जीवन या तो नोटबुक और पोस्ट-इट नोट्स की अंतहीन श्रृंखला के माध्यम से व्यवस्थित है, या आपने पहले ही एक डिजिटल विकल्प अपना लिया है। कई विकल्प उपलब्ध हैं, लेकिन हमें Todoist पसंद है क्योंकि इसका उपयोग करने के लिए प्रोग्रामिंग की डिग्री की आवश्यकता नहीं होती है और वेब और मोबाइल दोनों ऐप्स सरलता से व्यवस्थित हैं। इसके अलावा, आप बस अपनी व्यक्तिगत टू-डू लिस्ट से शुरुआत कर सकते हैं, फिर परिवार के सदस्यों (जैसे कि खरीदारी की सूचियाँ या कामों की सूची) या सहकर्मियों के साथ साझा सूचियाँ बना सकते हैं, यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम कर रहे हैं और गांट सॉफ़्टवेयर की जटिलताओं को सीखे बिना योजना को सुव्यवस्थित करना चाहते हैं।

तीन। फ़ोकस कीपर

कामों की योजना बनाना एक बात है; उन्हें टू-डू लिस्ट से निपटाना बिलकुल दूसरी। दुर्भाग्यवश, बहुत से लोगों के लिए तकनीक मदद की बजाय बाधा बन गई है। आप कितनी बार कागज़ों के ढेर की जांच कर रहे होते हैं, और तभी आपके मोबाइल पर कोई ईमेल, इंस्टाग्राम कमेंट या चैट बबल आकर आपका ध्यान खींच लेता है? अचानक आधा घंटा बीत जाता है और आपको उन कागज़ों का ख्याल आता है जिन्हें आप जांच रहे थे।

अनुसंधान के अनुसार, हम हर 11 मिनट में उस मुख्य कार्य से विचलित हो जाते हैं जिस पर हम काम कर रहे होते हैं। एक बार विचलित हो जाने पर, पूरी उत्पादकता में लौटने में 25 मिनट तक का समय लग सकता है। इसके परिणामस्वरूप औसत कर्मचारी प्रतिदिन विचलन के कारण दो घंटे से अधिक समय खो देता है। यदि आप पहले से ही प्रतिदिन छह घंटे कक्षाएं लेने में बिता रहे हैं, तो आपका कार्यक्रम इतने अधिक अनुत्पादक समय की अनुमति नहीं देता, क्योंकि इससे आपका निजी समय प्रभावित हो जाएगा।

Focus Keeper पोमोडोरो तकनीक पर आधारित है, जो यह मानती है कि लोग 25 मिनट के अंतराल में सबसे प्रभावी और कुशलतापूर्वक काम करते हैं, बीच में पांच मिनट का ब्रेक लेते हुए। यदि आपको कुछ गंभीर काम निपटाना है, तो Focus Keeper चालू करें, अन्य अलर्ट बंद कर दें और ऐप को यह बताने की अनुमति दें कि 25 मिनट कब पूरे हो गए हैं और फिर से ध्यान केंद्रित करने का समय कब है। यदि आपको लगता है कि आपका दिमाग एक अलग लय में काम करता है, तो आप सत्र और ब्रेक की लंबाई को अनुकूलित कर सकते हैं। ट्रैकिंग सुविधा आपको यह देखने देगी कि आप सबसे अधिक कुशल कब रहे हैं ताकि आप उसी के अनुसार अपने शेड्यूल को अनुकूलित कर सकें।

चार। Doodle

संगठन हैं बैठकों की नींव पर निर्मित और स्कूल भी इससे अलग नहीं हैं। चाहे शिक्षक-अभिभावक सम्मेलन हों, छात्र-प्राध्यापक एक-से-एक बैठकें हों, संकाय बैठकें हों, डीन कार्यालय की बैठकें हों, भर्ती कॉल हों या टीमें के बीच होने वाली कोई भी आम बैठकें, संभावना है कि आप हर हफ्ते घंटों बैठकें करने में बिताते हैं। और आप शायद उन्हें आयोजित करने में भी उतना ही समय व्यतीत करते हैं।

शिक्षकों से लेकर सहायकों और सहायक कर्मचारियों तक, Doodle एक सहज विकल्प है, जो सारी झंझट और, सबसे महत्वपूर्ण, समय को समाप्त कर देता है। बैठकों का समय तय करना. उदाहरण के लिए, प्रोफेसर कई छात्रों के साथ समय की दोहरी बुकिंग से बच सकते हैं द्वारा अपने गूगल और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैलेंडर को अपने Doodle खातों से जोड़नावे ईमेल का खेल छोड़कर सीधे अपने छात्रों, सह-प्राध्यापकों और प्रशासकों को एक व्यक्तिगत Doodle URL भेज सकते हैं। पोल/समूह बैठक सुविधा अत्यंत शक्तिशाली और समय-बचत है, खासकर उन बैठकों के लिए जिनमें कई व्यस्त प्रतिभागी होते हैं, जैसे कि संकाय बैठकें। आप सोचेंगे कि इसके बिना आपने अब तक कैसे जिया।

पाँच। गूगल ड्राइव

आज की अत्यधिक डिजिटाइज़्ड दुनिया में भी, आपको यह जानकर आश्चर्य होगा कि कितने शिक्षक और विभाग अभी भी कक्षाओं की तैयारी और नोट्स साझा करने के लिए एनालॉग तरीका अपनाते हैं। पाठ्यपुस्तकों से भरी अलमारियाँ, शिक्षण नोट्स से ठसाठस भरे फ़ोल्डर और मुद्रित असाइनमेंट्स से लदी मेज़ अभी भी आम दृश्य हैं।

छात्रों और अन्य शिक्षकों के लिए जब उन्हें दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है, तो उन्हें ढूंढना चुनौतीपूर्ण हो जाता है। इसके परिणामस्वरूप दस्तावेज़ों का पता लगाने के लिए अतिरिक्त फोन कॉल या ईमेल करनी पड़ती हैं, जो पहले से ही अधिक काम के बोझ तले दबे शिक्षकों पर और अधिक काम का भार डाल देती हैं।

Google Drive या Dropbox जैसे टूल्स का उपयोग करने से दस्तावेज़ों को जल्दी और आसानी से साझा किया जा सकता है। छात्र और शिक्षक इन क्लाउड-आधारित सेवाओं का उपयोग अपने नोट्स, सहायक सामग्री और यहां तक कि अपनी असाइनमेंट्स के भंडार के रूप में कर सकते हैं। 24/7 एक्सेस उपलब्ध है और महत्वपूर्ण नोट्स या टेक्स्ट फिर कभी खोए नहीं जाएंगे।

छः। व्यय-साधक

सम्मेलनों के लिए व्यापक रूप से यात्रा करने वाले या अतिथि व्याख्यान देने वाले शिक्षाविदों से लेकर देश भर के मेलों में उपस्थित होने वाले कॉलेज भर्तीकर्ताओं तक, स्कूल के कर्मचारी कई खर्च रिपोर्टों के लिए जिम्मेदार होते हैं। इन्हें अक्सर संकाय सदस्यों को प्रतिपूर्ति किए जाने से पहले दाखिल और संसाधित करना पड़ता है। कई संगठनों के लिए यह प्रक्रिया लंबी और श्रमसाध्य होती है।

औसतन, प्रत्येक व्यय रिपोर्ट पूरा होने में 20 मिनट लगते हैं और इसे संसाधित करने में लगभग €50 की लागत आती है।हर पाँच रिपोर्टों में से एक में ऐसी त्रुटियाँ होती हैं जिन्हें सुधारने में अतिरिक्त 18 मिनट लगते हैं, जिससे लेखा विभाग पर अतिरिक्त बोझ पड़ता है। यह पूरी प्रक्रिया इतनी समस्याग्रस्त है कि अर्ध से अधिक कर्मचारी वे कहते हैं कि उन्होंने अतीत में खर्चों का दावा नहीं किया, और स्कूल का प्रतिनिधित्व करते समय हुए खर्चों को पूरा करने के लिए उन्होंने अपनी जेब से पैसे खर्च किए। यह आदर्श नहीं है।

Expensify जैसे उपयोग में आसान और सहज खर्च सॉफ़्टवेयर इन कई समस्याओं को जल्दी से हल कर सकता है। स्कूल का स्टाफ बस रसीदों की तस्वीरें खींचकर और मोबाइल ऐप के माध्यम से चलते-फिरते मीलों को लॉग कर सकता है, और तस्वीर को स्कैन करके प्रासंगिक डेटा में अनुवादित किया जाता है और रिपोर्ट में जोड़ दिया जाता है। यह सॉफ़्टवेयर त्रुटियों या दोहरी प्रविष्टियों को भी पहचानता है। इससे प्रक्रिया का अधिकांश भाग स्व-सेवा बन जाता है और लेखा विभाग पर कार्यभार कम हो जाता है।

7. एक स्कूल ऐप

शिक्षा क्षेत्र के विशिष्ट खंडों के लिए, डेकेयर और प्रीस्कूल से लेकर कॉलेजों तक, सैकड़ों उपलब्ध हैं। कुछ हैं हर काम में माहिर स्कूल प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म जिसमें भुगतान संसाधन और कक्षाओं की बुकिंग से लेकर दस्तावेज़ प्रबंधन और स्कूल बस के आगमन समय की समय-सारणी बनाने तक सब कुछ शामिल है।

आप जो भी चुनें, किसी भी स्कूल ऐप का आधार आसान संचार होना चाहिए। यह आवश्यक है कि शिक्षक ऐप के माध्यम से पूरी कक्षा (या उनके माता-पिता) के साथ संवाद कर सकें और महत्वपूर्ण जानकारी, जैसे छुट्टियों की तारीखें, नियमित समय-सारणी में कोई बदलाव और अन्य विशिष्ट विभागों के संपर्क विवरण, आसानी से मिल सके। इससे पूरे स्कूल के ईमेल और फोन कॉल का जवाब देने में लगने वाले घंटों की बचत होगी और छात्रों का समूह अधिक संलग्न और सूचित बनेगा।

यदि आप जानना चाहते हैं कि Doodle कैसे काम करता है और यह आपको स्कूल में समय प्रबंधन में महारत हासिल करने में कैसे मदद कर सकता है, हमारे शेड्यूलिंग विशेषज्ञों में से किसी एक से संपर्क करें.