Czym jest zwołanie posiedzenia komisji?

Spotkanie komisji to w zasadzie to, na co wygląda. Jest to zebranie grupy osób wyznaczonych do wykonania konkretnego zadania – na przykład do zrealizowania projektu. Różnica polega na tym, że spotkania komisji są zazwyczaj krótkie i mają raczej charakter podsumowujący niż pełnego, formalnego posiedzenia.

Chociaż mogą one odbywać się osobiście, znacznie częściej mają charakter wirtualny. Obecnie wirtualne posiedzenia komisji odbywają się z wykorzystaniem oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Zoom czy Google Meet.

Jak zaplanować telekonferencję komisji

Jeśli spotkania te z natury rzeczy są krótkie, ważne jest, aby jak najlepiej je wykorzystać. Oto kilka wskazówek dotyczących prowadzenia efektywnej sesji:

Określ jasny cel rozmowy. Co chcesz osiągnąć? Poświęć chwilę na przemyślenie tej kwestii, a kiedy już będziesz wiedział, zacznij opracowywać plan rozmowy.

Zaproś odpowiednie osoby. Rozmowy te z natury rzeczy są krótkie, więc nie zapraszaj osób, które nie są potrzebne. Zastanów się, kto jest niezbędny do realizacji zadania twojej komisji. Im więcej osób zaprosisz, tym dłużej potrwa rozmowa.

Ustal datę i godzinę. Wybierz termin, który odpowiada wszystkim członkom komisji. Możesz utwórz ankietę aby szybko znaleźć najlepszy termin.

Prześlij wszystkim porządek obrad z wyprzedzeniem. Dzięki temu każdy będzie miał szansę przygotować się do rozmowy.

Rozpocznij i zakończ rozmowę o wyznaczonej godzinie. Wszyscy wiemy, jak szybko mogą się zapełnić nasze harmonogramy, więc szanuj czas wszystkich uczestników.

Rób notatki. Pomoże ci to zapamiętać, o czym rozmawialiśmy, i umożliwi wysłanie e-mail z dalszymi informacjami w odniesieniu do wszelkich zadań do wykonania.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, dzięki którym rozmowy telefoniczne z członkami komisji będą przebiegały w przyjemniejszej atmosferze:

Nie traktuj tego zbyt poważnie. Posiedzenia komisji mogą być poważną sprawą, ale to nie znaczy, że muszą składać się wyłącznie z pracy, bez odrobiny zabawy. Poświęć kilka minut na przełamanie lodów i trochę się zabaw.

Bądź sobą. Nie próbuj udawać kogoś, kim nie jesteś. Ludzie potrafią wyczuć, kiedy się udajesz, więc po prostu zrelaksuj się i bądź sobą.

Bądź pozytywny. Optymistyczne nastawienie może wiele zdziałać. Jeśli będziesz pozytywny, ludzie wokół ciebie również będą bardziej skłonni do pozytywnego nastawienia.

Jak Doodle może pomóc

Biorąc pod uwagę tak wiele różnych osób, z którymi trzeba się skonsultować, próba ustalenia terminu rozmowy telefonicznej dla wszystkich za pośrednictwem poczty elektronicznej okaże się niemożliwa. Doodle znacznie to ułatwia.

Dzięki ankiecie grupowej możesz wysłać uczestnikom kilka propozycji terminów i w kilka minut znaleźć najlepszy czas na spotkanie. 

Jeśli organizujesz spotkanie w trybie wirtualnym, linki do wideokonferencji są automatycznie dodawane do wiadomości e-mail wysyłanej po wybraniu terminu. Ponadto, jeśli połączysz swój kalendarz, wydarzenie zostanie dodane automatycznie, dzięki czemu nigdy nie dojdzie do zbiegu terminów.

Dzięki Doodle z łatwością zorganizujesz telekonferencję komisji w ciągu kilku minut, bez konieczności prowadzenia długiej wymiany e-maili. Niezależnie od tego, czy spotkanie ma zgromadzić pięć, czy 500 osób – z łatwością znajdziesz termin dogodny dla wszystkich. Wypróbuj już dziś za darmo – nie musisz podawać danych karty kredytowej.