Qu'est-ce qu'une convocation de comité ?

La convocation d'un comité est à peu près ce qu'elle semble être. Il s'agit d'une réunion d'un groupe désigné pour accomplir une tâche spécifique, par exemple pour mener à bien un projet. Ce qui différencie les réunions de comité, c'est qu'elles sont souvent courtes et qu'elles servent davantage à faire le point qu'à organiser une réunion formelle.

Bien qu'elles puissent se dérouler en personne, il est beaucoup plus probable qu'elles soient virtuelles. De nos jours, les réunions de comité en ligne sont organisées à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence, tel que Zoom ou Google Meet.

Comment organiser une réunion de comité

Si ces réunions sont courtes par nature, il est important d'en tirer le meilleur parti. Voici quelques conseils pour organiser une session efficace :

Définissez clairement l'objectif de la réunion. Que voulez-vous accomplir ? Prenez le temps d'y réfléchir et lorsque vous le saurez, commencez à élaborer un ordre du jour.

Invitez les bonnes personnes. Ces appels sont courts par nature, aussi ne faites pas venir des personnes dont vous n'avez pas besoin. Déterminez qui est essentiel pour faire avancer la tâche de votre comité. Plus vous invitez de personnes, plus l'appel sera long.

Fixez une date et une heure. Choisissez une date qui convienne à tous les membres du comité. Vous pouvez créer un sondage pour trouver rapidement le meilleur moment.

Envoyez votre ordre du jour à l'avance. Cela permettra à chacun de se préparer à la réunion.

Commencez et terminez l'appel à l'heure. Nous savons tous à quel point nos emplois du temps peuvent se remplir rapidement, alors soyez respectueux du temps de chacun.

Prenez des notes. Cela vous aidera à vous souvenir de ce qui a été discuté et vous permettra d'envoyer un courriel de suivi sur les actions à entreprendre.

Voici quelques conseils supplémentaires pour rendre vos réunions de comité plus agréables :

Soyez léger. Les réunions de comité peuvent être une affaire sérieuse, mais cela ne signifie pas qu'elles doivent être entièrement consacrées au travail et non à la détente. Prenez quelques minutes pour briser la glace et vous amuser.

Soyez vous-même. N'essayez pas d'être quelqu'un que vous n'êtes pas. Les gens savent reconnaître les faux-semblants, alors détendez-vous et soyez qui vous êtes.

Soyez positif. Une attitude positive peut faire beaucoup. Si vous êtes positif, les gens autour de vous seront plus enclins à l'être également.

Comment Doodle peut vous aider

Lorsqu'il faut penser à un grand nombre de parties prenantes différentes, il est impossible d'essayer de fixer une heure pour que tout le monde puisse s'appeler par e-mail. Doodle facilite les choses.

En utilisant le sondage de groupe, vous pouvez envoyer une sélection d'heures aux participants et trouver le meilleur moment pour se rencontrer en quelques minutes.

Si vous organisez votre réunion virtuellement, des liens de vidéoconférence sont automatiquement ajoutés à l'e-mail envoyé lorsqu'une heure est sélectionnée. De plus, si vous connectez votre calendrier, l'événement sera ajouté automatiquement, de sorte que vous ne serez jamais doublement réservé.

Doodle vous permet d'organiser facilement la réunion de votre comité en quelques minutes, sans avoir à envoyer des courriels à plusieurs reprises. Que la réunion soit pour cinq ou 500 personnes, vous trouverez facilement une heure pour tout le monde. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui - sans carte de crédit.