Vad är ett utskottsmöte?

Ett kommittémöte är i stort sett precis vad det låter som. Det är ett sammanträde där en grupp personer som utsetts för att utföra en specifik uppgift – till exempel att slutföra ett projekt – träffas. Det som skiljer kommittémöten från andra möten är att de oftast är korta och fungerar mer som en uppföljning än som ett fullständigt formellt möte.

Även om mötena kan hållas fysiskt är det betydligt mer troligt att de kommer att äga rum virtuellt. Numera hålls kommittémöten online med hjälp av videokonferensprogram, till exempel Zoom eller Google Meet.

Så här planerar du ett möte i utskottet

Om dessa möten till sin natur är korta är det viktigt att få ut så mycket som möjligt av dem. Här är några tips för att genomföra ett effektivt möte:

Fastställ ett tydligt syfte med samtalet. Vad vill du uppnå? Ta dig tid att fundera på detta, och när du vet det kan du börja utarbeta en dagordning.

Bjud in rätt personer. Dessa samtal är till sin natur korta, så bjud inte in personer som du inte behöver ha med. Fundera ut vilka som är nödvändiga för att driva kommitténs arbete framåt. Ju fler personer du bjuder in, desto längre blir samtalet.

Bestäm tid och datum. Välj ett datum som passar alla i kommittén. Ni kan skapa en omröstning för att snabbt hitta den bästa tiden.

Skicka ut dagordningen i förväg. På så sätt får alla möjlighet att förbereda sig inför mötet.

Börja och avsluta samtalet i tid. Vi vet alla hur snabbt våra scheman kan fyllas upp, så visa respekt för allas tid.

Gör anteckningar. Det hjälper dig att komma ihåg vad som diskuterades och gör det möjligt att skicka ut ett uppföljningsmejl om eventuella åtgärder.

Här är några ytterligare tips för att göra era kommittémöten trevligare:

Håll stämningen lättsam. Kommittémöten kan vara allvarliga tillställningar, men det betyder inte att de måste handla enbart om arbete och inte om nöje. Ta några minuter för att bryta isen och ha lite kul.

Var dig själv. Försök inte vara någon du inte är. Folk märker när du låtsas, så slappna av och var bara den du är.

Var positiv. En optimistisk inställning kan göra stor skillnad. Om du är positiv är det mer troligt att även människorna omkring dig blir positiva.

Hur Doodle kan hjälpa till

Med så många olika intressenter att ta hänsyn till är det omöjligt att via e-post försöka hitta en tid som passar alla för ett samtal. Doodle gör det enkelt.

Med gruppomröstning kan du skicka ut ett urval av tider till deltagarna och hitta den bästa tiden att träffas på bara några minuter. 

Om du håller ditt möte virtuellt läggs länkar till videokonferensen automatiskt till i det e-postmeddelande som skickas när du väljer en tid. Dessutom läggs evenemanget till automatiskt om du kopplar ihop din kalender, så att du aldrig hamnar i en dubbelbokning.

Doodle kan du enkelt ordna ett möte för din kommitté på bara några minuter, utan att behöva skicka e-post fram och tillbaka flera gånger. Oavsett om mötet är för fem eller 500 personer – du hittar enkelt en tid som passar alla. Prova gratis redan idag – inget kreditkort krävs.