Waarom dubbele boekingen ontstaan en hoe je ze kunt voorkomen

Vroeger dacht ik dat dubbele afspraken er nu eenmaal bij hoorden. Hier een vergadering, daar een telefoontje met een klant, en voor je het weet strijden twee dingen om hetzelfde uur in mijn agenda. Klinkt dat bekend?

De waarheid is: overboeking komt niet door onzorgvuldigheid. Het komt meestal doordat we te veel willen doen in te weinig tijd – en te veel plekken hebben om alles bij te houden. Als je net als ik ben, heb je e-mails, agenda-apps, Slack-meldingen en waarschijnlijk ook nog een paar plakbriefjes ergens tussendoor. Geen wonder dat het een rommeltje wordt.

De echte reden waarom dubbele boekingen voorkomen

In mijn ervaring komt overboeking meestal door een van de volgende drie dingen. Ten eerste: je hebt te veel agenda’s – privé, werk, gedeelde projecten – en je houdt ze niet synchroon. Ten tweede: je zegt ‘ja’ tegen iets zonder te kijken wat er al in je agenda staat. Ten derde, en misschien wel het meest voorkomend, is dat er geen simpele manier is waarop anderen een afspraak met me kunnen maken die ook echt laat zien wanneer ik vrij ben.

Voordat ik dit op orde had, miste ik telefoontjes, moest ik me door vergaderingen haasten en moest ik meer dan eens dat gevreesde berichtje sturen: „Sorry, ik had een dubbele afspraak.“ Dat was niet alleen gênant. Het zorgde er ook voor dat ik minder professioneel overkwam dan ik wilde.

Wat me uiteindelijk heeft geholpen om het op te lossen

Wat voor mij het verschil maakte, was niet meer discipline. Het was de overstap naar Doodle. Sindsdien heb ik geen enkele dubbele boeking meer gehad. Doodle koppelt aan al mijn agenda’s en laat mijn klanten alleen de tijdvakken zien waarin ik echt beschikbaar ben. Dat betekent geen overlappingen, geen dubbele boekingen en geen verrassingen.

In plaats van te hopen dat er geen conflicten ontstaan, kan ik er eindelijk op vertrouwen dat wat er in mijn agenda staat, ook echt klopt. Dat bespaart me tijd, maar nog belangrijker: het bespaart me stress.

Een kleine verandering die een groot verschil maakt

Als je een bedrijf runt, met klanten jongleert of een volle lesrooster beheert, kan overboeking aanvoelen als weer een brandhaard die je moet blussen. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Met de juiste planning maak je van die chaos iets wat je onder controle kunt houden. Je hoeft je hele systeem niet op de schop te gooien – kies gewoon een betere methode voor tijdmanagement.

Ik raad Doodle aan. Dat is de tool die ik gebruik als ik wil dat mensen een afspraak met me maken zonder al dat heen-en-weer-gepraat. Het is simpel, betrouwbaar en houdt echt rekening met mijn agenda. Ik hoef me geen zorgen meer te maken over dubbele afspraken – en dat is echt een enorme opluchting.