Wat projectmanagement me heeft geleerd over to-do-lijstjes

Je kunt er gerust vanuit gaan dat veel mensen die op dit artikel hebben geklikt, net als ik, al talloze artikelen over productiviteit hebben gelezen. Vaak zijn de auteurs van die artikelen CEO’s en ondernemers. Hun vermogen om met veel verschillende prioriteiten om te gaan en hun tijd effectief in te delen is inderdaad bewonderenswaardig. Maar ik zou willen stellen dat er op bijna elke werkplek een onbenutte bron zit, een die ons allemaal kan helpen onze persoonlijke projecten beter te plannen en uit te voeren: de projectmanagers. Ze zijn tenslotte in wezen experts in het nauwkeurig uitstippelen van projectplannen en ervoor zorgen dat takenlijsten worden afgewerkt.

Nu ik onlangs een heel eenvoudige agile-training heb gevolgd, is de manier waarop ik mijn persoonlijke taken organiseer radicaal veranderd – en dat is echt een verbetering. Ik zou alleen willen dat ik mijn vrienden en collega’s die projectmanager zijn eerder om hun tips had gevraagd!

Bepaal eerst je productiviteitsdoelen

Wat er in eerste instantie aan mijn manier van plannen is veranderd, is dat ik eerst doelen en gewenste resultaten vaststel voordat ik taken ga opschrijven. Dat klinkt misschien overduidelijk, maar hoeveel van ons nemen daadwerkelijk de tijd om dit te doen voordat we alle afzonderlijke taken gaan opschrijven die we moeten uitvoeren?

Als je aan een specifiek project werkt, bepaal dan wat succes precies inhoudt en ook waarom je dit project onderneemt. Bijvoorbeeld: „De nieuwe functie wordt tegen het einde van het tweede kwartaal gelanceerd” en „Gebruikers zullen makkelijker met elkaar in contact kunnen komen en er zullen betekenisvollere banden ontstaan”. Als je opschrijft wat je hoopt te bereiken met het project en waarom je het überhaupt op je neemt, zal dat je tijdens het proces enorm motiveren.

Voor wie nog geen specifieke projecten in gedachten heeft, maar gewoon zijn takenlijst en planning wil optimaliseren: stel een deadline vast – bijvoorbeeld drie maanden – en baseer je gewenste resultaten op wat je in die tijd zou willen veranderen. Bijvoorbeeld: „al het papierwerk en de boekhouding in de komende drie maanden afhandelen“, of „de eerste 100 pagina’s van mijn roman schrijven“. Het is veel makkelijker om dingen voor elkaar te krijgen als je een duidelijke en constante herinnering hebt aan waar je naartoe werkt, en waarom je een verandering wilt doorvoeren.

Je takenlijst indelen: must-do’s, should-do’s, could-do’s

Misschien wel de meest ingrijpende manier waarop projectmanagement mijn persoonlijke planning heeft veranderd, is de manier waarop ik takenlijstjes maak. Ik schrijf niet langer alle mogelijke taken die ik zou kunnen doen – zonder enige structuur of indeling – in een lijst-app of notitieboekje. In plaats daarvan verdeel ik al mijn taken in categorieën.

De methode waarmee ik kennis heb gemaakt, is de MoScOW-methode. Die wordt vooral gebruikt om duidelijk te maken wat er binnen teams prioriteit moet krijgen, maar ik heb gemerkt dat hij ook op persoonlijk vlak van onschatbare waarde is. Simpel gezegd verdeel je je taken in vier categorieën:

Must-have: De absoluut essentiële taken die je echt moet doen

Zou moeten hebben: Belangrijke taken, maar de wereld vergaat niet als ze niet gedaan worden

Zou kunnen zijn: Taken die je graag zou willen doen, maar waar je alleen naar kijkt als je tijd hebt

Zal niet hebben: Taken die je hebt geïdentificeerd en waar je op dit moment geen tijd aan gaat besteden

Schrijf al je taken op en verdeel ze in vier categorieën (ik gebruik een Trello-bord om items makkelijk te verslepen). Ik heb ook een vijfde categorie toegevoegd: ‘Klaar’, zodat ik alle taken kan zien die ik al heb afgerond – dat geeft net dat beetje extra motivatie. Als je al je taken eenmaal hebt opgesplitst, is de kans groot dat je ‘Must Have’-lijst een stuk korter is dan je oorspronkelijke takenlijst. In feite is die ‘Must Have’-lijst je echte takenlijst; dit is de lijst met dingen die je moet je eigenlijk doen, en de rest zijn dingen die je kunt doen als je tijd hebt. Deze methode is van onschatbare waarde om prioriteiten te stellen en je tijd te besteden aan wat echt je aandacht nodig heeft.

Er zijn twee belangrijke punten van kritiek op de MoSCoW-methode. Het eerste is dat er geen vaste definitie is van de ‘Must Have’s’, ‘Should Have’s’ en zo verder – maar voor mij persoonlijk is dat juist het mooie van het systeem. Als ik aan een persoonlijk project werk waarvan ik weet dat het me enorm veel voldoening geeft, maar dat geen kwestie van leven of dood is, kan ik ervoor kiezen om het naar de ‘Must Have’-lijst te verplaatsen. Op die manier hoef ik niet eerst alle ‘Musts’ en ‘Shoulds’ af te werken voordat ik tijd vrijmaak voor iets wat me persoonlijke voldoening geeft, maar kan ik mijn persoonlijke taak als een hoge prioriteit behandelen en daar tijd voor vrijmaken.

De tweede kritiek op de MoSCoW-methode is dat er geen vaste periode is waarin je opnieuw bekijkt wat prioriteit heeft. En dat brengt ons bij…

Beoordeling, beoordeling, beoordeling

Met deze methode kun je zelf kiezen hoe vaak je al je taken doorneemt en je prioriteiten opnieuw bekijkt. Ik bekijk de lijst elke dag, voeg nieuwe taken toe die zich voordoen en gebruik de lijsten om mijn belangrijkste taken voor die dag te bepalen. Daarna heb ik een agenda-herinnering ingesteld die eens in de twee weken afgaat, zodat ik de prioriteiten kan doornemen en opnieuw kan beoordelen. Staat er iets op je ‘Ga ik niet doen’-lijst waar je nu al mee aan de slag wilt? Schuif het dan naar boven. Is de deadline voor iets op je ‘Zou moeten doen’-lijst verstreken? Streep het dan door.

Terugkijken is nog zo’n belangrijk onderdeel van projectmanagement dat velen van ons in ons eigen tijdmanagement vergeten – maar het is cruciaal om ervoor te zorgen dat je prioriteiten altijd op één lijn liggen, en om onderweg je voortgang te evalueren. Terugkijken geeft je ook de ruimte om na te denken – we hebben de neiging om ons blind te staren op wat we nog moeten doen, en te vergeten hoeveel we al hebben bereikt. Net zoals die eerste doelen je gemotiveerd hielden toen je begon, geven reflectie en terugkijken je de energie om door te gaan.

Kortom: wat ik van projectmanagement heb geleerd, is dat je altijd het grotere geheel in de gaten moet houden. De sleutel tot blijvende productiviteit ligt niet zozeer in het afvinken van taken, maar in het in gedachten houden van je doelen, het stellen van prioriteiten en het reflecteren op je voortgang. Door het grote geheel te bekijken, blijf je op koers om al je doelen te bereiken en zet je de stap op weg naar succes.