Eenvoudige strategieën voor diverse bijeenkomsten

Als het gaat om diversiteit en inclusie op de werkvloer, spreken de cijfers voor zich: volgens onderzoek van McKinsey presteren etnisch diverse werkplekken 35% vaker beter dan hun minder diverse concurrenten, en bedrijven met een gevarieerde samenstelling qua geslacht presteren 15% vaker beter. Marktanalist Josh Bersin ontdekt dat diverse bedrijven 1,7 keer meer kans hebben om innovatieleiders te zijn, en de Harvard Business Review verslagen dat ze 70% meer kans hebben om nieuwe markten te veroveren. En dat niet alleen, maar wervingsbureau Glassdoor vindt dat 67% van de werkzoekenden diversiteit als een belangrijke factor beschouwt bij het beoordelen van potentiële werkplekken. Diverse werkplekken weerspiegelen niet alleen de diverse wereld waarin we leven, maar zijn ook aantrekkelijker en concurrerender dan hun tegenhangers. En toch…

Laten we de VS eens als voorbeeld nemen: in 2016 meldde Fortune dat slechts 4% van de CEO-functies bij Fortune 500-bedrijven door vrouwen werd bekleed. Sterker nog, er waren niet alleen minder vrouwelijke CEO’s dan mannelijke, er waren zelfs minder vrouwelijke CEO’s dan mannelijke CEO’s die Dave heetten. En uit een recent onderzoek blijkt dat zwarte Amerikanen 16% minder kans hebben om uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek – een achterstand die al begint nog voordat ze de deur binnenstappen. Buiten de VS is de situatie vrijwel hetzelfde.

Wat is dan het struikelblok als het gaat om diversiteit op de werkvloer? Het lange antwoord is dat er veel structurele en systeemgebonden vooroordelen zijn die overwonnen moeten worden. Maar er zijn ook praktische, makkelijk toe te passen strategieën voor op de werkvloer die echt een verschil kunnen maken bij het bevorderen en koesteren van een diverse, inclusieve werkomgeving. Op elk niveau van de werkplek, van werving tot promotie tot het houden van vergaderingen, valt er werk aan de winkel. Bij Doodle zijn vergaderingen nu eenmaal onze specialiteit, en daarom delen we graag onze inzichten over het creëren en in stand houden van diverse, inclusieve vergaderingen.

Voor de vergadering

Het organiseren van inclusieve vergaderingen begint al vóór de vergadering zelf. Met een paar simpele, praktische voorbereidingen ben je goed op weg om vergaderingen te houden waar iedereen zich op zijn gemak voelt en wordt aangemoedigd om mee te doen.

Begin met je gastenlijst te bekijken: weerspiegelt de samenstelling van de deelnemers aan belangrijke vergaderingen de diversiteit op je werkplek? Zo niet, dan is dat makkelijk op te lossen! Breng wat verandering aan en nodig andere deelnemers uit – vergeet niet dat nieuwe stemmen voor nieuwe ideeën kunnen zorgen.

Maar wat als je al een gevarieerde gastenlijst hebt voor je bijeenkomsten, maar je toch elke keer weer dezelfde gezichten ziet? Misschien moet je dan wat dieper graven. Is er een reden waarom sommige mensen niet komen opdagen bij belangrijke bijeenkomsten? Waarom komen sommige mensen te laat of gaan ze vroegtijdig weg? Waarom lijken sommige mensen nooit iets te zeggen? Kijk eens of je geplande bijeenkomst samenvalt met religieuze of etnische feestdagen. Als je tijdens bijeenkomsten hapjes en drankjes aanbiedt, zorg er dan voor dat je rekening houdt met allerlei culturele eetgewoonten, en geef duidelijk aan welke opties vegetarisch, halal en koosjer zijn.

Houd rekening met werkende ouders als je belangrijke vergaderingen plant: vergaderingen vroeg in de ochtend en vergaderingen die uitlopen, komen waarschijnlijk in conflict met gezinsverplichtingen. Door van tevoren de tijd te nemen om input te vragen over de agenda van je vergadering, zorg je ervoor dat mensen zich betrokken voelen bij de vergadering en bij het resultaat ervan, en voorkom je dat je zaken over het hoofd ziet die voor anderen belangrijk kunnen zijn. Tot slot: door zoveel mogelijk materiaal voorafgaand aan de vergadering rond te sturen, kunnen deelnemers het op hun eigen tempo doornemen. Zo hoeven mensen met een beperking of verschillende leerbehoeften geen moeite te doen om de vergadering te volgen als deze eenmaal aan de gang is.

Tijdens de vergadering

Oké, je hebt je goed voorbereid en ervoor gezorgd dat een diverse groep mensen niet alleen aanwezig kan zijn, maar zich ook op hun gemak voelt om mee te praten tijdens je vergadering. Maar tegen de tijd dat je klaar bent, hebben weer dezelfde paar stemmen de discussie gedomineerd. Het is een veelvoorkomend probleem: in een typische vergadering met 8 mensen doen 3 mensen 70% van het praten. En deze dominante stemmen kunnen gemakkelijker andere, gevarieerde standpunten overstemmen. Tijdens je vergaderingen is het cruciaal om de juiste toon te zetten, zodat iedereen kan meedoen en het gevoel heeft dat zijn of haar bijdrage gewaardeerd wordt. Als je merkt dat steeds weer dezelfde paar mensen de vergadering overnemen, overweeg dan om bedrijfsbrede richtlijnen op te stellen waarin staat dat er tijdens vergaderingen niet onderbroken mag worden. Als je een vergadering leidt en merkt dat iemand vaak onderbreekt, is het gepast om daar beleefd op in te gaan als het gebeurt en het later met die persoon te bespreken. Als je feedback zoekt over een belangrijk onderwerp, kun je ook eens de ronde doen en elke deelnemer om de beurt om input vragen. Je kunt zelfs een vraag stellen en de deelnemers een paar minuten de tijd geven om hun antwoorden op te schrijven voordat ze die delen. Dit geeft iedereen de tijd om zijn of haar gedachten op een rijtje te zetten en voorkomt een competitieve sfeer waarin de luidste en snelste stemmen als eerste worden gehoord.

Naast het voorkomen van onderbrekingen is het belangrijk om diverse stemmen meer gehoor te geven en ervoor te zorgen dat ideeën aan de juiste persoon worden toegeschreven. Deze strategie kan zo simpel zijn als iemands idee herhalen en er nadrukkelijk zijn of haar naam aan te vermelden — en, zoals vrouwelijke medewerkers in het Witte Huis onder Obama ontdekten, kan dat zijn vruchten afwerpen. Zoals de Washington Post meldt:

‘Vrouwelijke medewerkers pasten een vergadertactiek toe die ze ‘versterking’ noemden: als een vrouw een belangrijk punt naar voren bracht, herhaalden andere vrouwen dat, waarbij ze de spreekster de eer gaven. Hierdoor werden de mannen in de zaal gedwongen de bijdrage te erkennen — en werd hen de kans ontnomen om het idee als hun eigen idee te claimen.’

Tijdens Obama’s eerste ambtstermijn bestond het merendeel van zijn topmedewerkers uit mannen. In zijn tweede ambtstermijn werd de helft van alle afdelingen in het Witte Huis geleid door vrouwen. Het lijkt erop dat deze strategie, bedoeld om de bijdragen van vrouwen beter zichtbaar te maken, heeft gewerkt.

Als werkplekken divers en inclusief zijn, heeft iedereen en alles daar baat bij — ook de bedrijfsresultaten. En dankzij deze simpele strategieën kun je al bij je vergaderingen beginnen met het creëren van een meer inclusieve werkcultuur. Een vergadering waarin alle stemmen gewaardeerd en gehoord worden, is tenslotte een geweldige vergadering.