Microscheduling: trend of hype?

Hier bij Doodle zijn we geïnteresseerd in alles wat onze productiviteit kan verhogen: beter en slimmer werken is tenslotte ons uiteindelijke doel. Toen we hoorden over microscheduling, wilden we natuurlijk graag meer weten. Dus wat is het precies – en nog belangrijker: moet je het eens proberen?

Wat is een microschema?

Microscheduling is de nieuwste productiviteitstrend die online furore maakt — al roept het wel wat vraagtekens op. In essentie komt microscheduling erop neer dat je je dagindeling opsplitst in kleine stukjes — we hebben het dan over tijdsblokken van slechts 90 seconden — en aan elk stukje een taak toewijst. Voorstanders van microscheduling zweren bij deze techniek, maar sommige productiviteitsgoeroes zeggen dat de aanpak te extreem is om blijvende resultaten op te leveren.

Hoe ziet zo’n typische microschema er dan uit? Nou, denk maar aan een gewone takenlijst, met een paar taken in opsommingstekens. Het microschema is eigenlijk precies het tegenovergestelde daarvan. Om te beginnen wordt de dag opgedeeld in kleine tijdsblokken, en aan elk tijdsblok wordt een taak toegewezen. Meestal duren deze blokjes tussen de 5 en 15 minuten, hoewel kortere taken (zoals even naar het toilet gaan) ook in blokjes van slechts anderhalve minuut kunnen worden ingepast. Met een microschema is elke minuut van je werkdag ingevuld.

Waarom zou je aan microschema’s doen?

Het volgen van een microschema heeft één duidelijk voordeel: door je dag in kleine tijdsblokken op te splitsen, word je gedwongen om grote taken op te splitsen in kleinere, beter behapbare taken. Dus terwijl de traditionele takenlijst misschien maar één of twee grote taken bevat – dingen als ‘Verslag schrijven’ – neemt het microschema die taak en splitst die op in: ‘Opzet van het verslag’, ‘Budgetcijfers voor het verslag verzamelen’, ‘Inleiding voor het verslag opstellen’. Onderzoek laat zien dat we ons door grote taken kunnen laten intimideren; het ‘opdelen’ van grote taken in kleine, haalbare stapjes is een beproefde, effectieve strategie om ze ook daadwerkelijk voor elkaar te krijgen.

Bovendien stimuleert het opstellen van een microplanning je om bewust naar je dag te kijken en die doelgericht in te delen. Als elke minuut al ingevuld is, kun je tijdverspillers en afleidingen makkelijk vermijden. Een win-winsituatie!

Waarom zou je geen microschema’s maken?

Een strak microschema kan behoorlijk intens zijn: deze aanpak is zeker niet voor iedereen weggelegd! Ten eerste laat een microschema geen ruimte voor fouten of spontaniteit. Als iemand vijf minuten te laat komt op je geplande afspraak, gaat de rest van je schema de prullenbak in. Omgekeerd kan het contraproductief zijn om van taak te wisselen als je net goed in het ritme zit van een van je geplande taken.

Nog een nadeel: tenzij je er specifiek tijd voor inplant, is er in een microschema geen ruimte voor rustmomenten. En hoewel rustmomenten misschien niet meteen concrete resultaten opleveren, is gebleken dat ze belangrijk zijn voor het stimuleren van creativiteit en het bedenken van ideeën.

En, wat is je oordeel?

Microscheduling is geen standaardoplossing voor iedereen om productiever te worden. Maar de strategie erachter – bewust omgaan met je tijd en grote taken opsplitsen in behapbare klusjes – is wel degelijk zinvol. Als je je overweldigd voelt door een schijnbaar onmogelijke taak, of als je het gevoel hebt dat je aan het eind van je werkdag nooit veel hebt bereikt, waarom probeer je microscheduling dan niet eens? Je zult misschien aangenaam verrast zijn!