Maak je dag wat makkelijker: Doodle en Outlook-agenda

Een efficiënte planning is cruciaal om je werkdagen productief te houden en je werk-privébalans in evenwicht te houden. Wist je dat effectieve planning kan je daarmee tot wel 45 minuten per week besparen? Op een jaar uitgerekend is dat bijna 40 uur – een volledige werkweek, gewoon door je planning beter te regelen.

Het gedoe met het inplannen van vergaderingen, telefoongesprekken en afspraken kan zelfs voor de meest georganiseerde mensen onder ons een echte productiviteitskiller zijn. Het is geen makkelijke klus om rekening te houden met verschillende tijdzones, voorkeuren en beschikbaarheid. Maar door twee van ’s werelds populairste tools te combineren – Doodle en de Outlook-agenda – kun je dit proces automatiseren en weer de baas worden over je dag.

Laten we eens kijken hoe je vandaag nog tijd kunt besparen.

Deel je Outlook-agenda met Doodle

Het hoeft dus niet Outlook-agenda tegen Doodle te zijn, het kan ook Outlook-agenda mét Doodle zijn.

Dankzij de integratie van Doodle in de Outlook-agenda kun je evenementen en vergaderingen efficiënter inplannen. Er zijn twee manieren om Doodle te koppelen. Laten we ze eens bekijken.

De eerste manier is om Office 365 aan Doodle te koppelen.

Ga naar ‘Accountinstellingen’ in je Doodle-account. Klik op ‘Gekoppelde agenda’s’ en vervolgens op ‘Koppelen’ naast Office 365.

Zodra je bent aangemeld, kun je Doodle gebruiken om evenementen en vergaderingen in te plannen, waarna deze automatisch aan je agenda worden toegevoegd.

Je kunt ook even naar je inbox gaan en de Doodle Outlook-add-in.

Maak hiervoor een nieuw bericht aan, klik vervolgens onderaan op de drie puntjes en kies ‘Add-ins ophalen’.

Zoek naar Doodle en log vervolgens in. Zodra je dat hebt gedaan, verschijnen je Boekingspagina's, Groepspolls en 1-op-1-gesprekken aan de rechterkant, of je kunt er een nieuwe aanmaken.

Telkens wanneer je een Groepspoll of deel de link naar je Boekingspagina; zodra je deelnemers een tijdstip hebben gekozen, voegt Doodle dit automatisch toe aan je agenda.

Bovendien zien deelnemers alleen de tijden waarop jij aangeeft beschikbaar te zijn – dus geen dubbele afspraken of een overvolle agenda door te veel vergaderingen.

Hoe maak je een Boekingspagina aan die gesynchroniseerd is met je Outlook-agenda

Een boekingspagina maken is heel makkelijk en een geweldige manier om je agenda te automatiseren.

Log om te beginnen in op je Doodle-account. Eenmaal daar aangekomen klik je op de knop ‘Maak een nieuwe Boekingspagina aan’ aan de rechterkant van het dashboard.

Vul de titel, beschrijving en locatie in (of het nu in persoon of online is). Bepaal vervolgens of de Boekingspagina voor jezelf is, of dat je onze ‘Hosts’-functie gebruikt (alleen bij de Doodle Professional Team- en Enterprise-abonnementen) om vergaderingen namens iemand anders te boeken.

In het volgende gedeelte bepaal je je beschikbaarheid en hoe lang mensen bij je kunnen boeken. Als je op de optie ‘geavanceerde instellingen’ klikt, kun je buffertijden tussen afspraken toevoegen, een maximum aantal afspraken per dag instellen, je tijdzone aanpassen en nog veel meer.

Controleer vervolgens nog eens of de juiste agenda aan de Boekingspagina is gekoppeld. Je kunt je agenda aanpassen in je ‘Accountinstellingen’ of een andere agenda toevoegen als je rekening wilt houden met de agenda’s van meerdere mensen.

Als je klaar bent, klik je gewoon op ‘Boekingspagina aanmaken’ en kun je je link meteen delen.

Met je Doodle Boekingspagina Als je agenda is gesynchroniseerd met je Outlook-agenda, kun je gerust zijn: je zult nooit meer dubbele afspraken hebben. Zo worden bijvoorbeeld alle afspraken die uit je inbox worden gehaald, zoals vluchtreserveringen, automatisch aan je agenda toegevoegd, zodat Doodle die tijden niet als beschikbaar beschouwt.

Je hoeft niet meer steeds heen en weer te gaan om je agenda handmatig bij te werken.

Koppel je agenda aan andere apps en tools via Doodle

Als Doodle is gekoppeld aan je Outlook-agenda, kun je Microsoft Teams gebruiken voor virtuele vergaderingen. Dat betekent dat je met één klik een videoconferentie kunt starten.

Maar je kunt niet alleen Microsoft Teams gebruiken. Doodle werkt ook samen met Zoom, Webex en Google Meet.

Als je een andere tool voor videoconferenties aan je Doodle-account wilt koppelen, ga dan naar je ‘Accountinstellingen’ en klik op ‘Apps en integraties’.

De Zoom-integratie is beschikbaar bij de gratis abonnementen; voor de overige heb je een Professional-account nodig.

Kies welke tool je wilt gebruiken en klik op ‘Verbinden’. Je wordt doorgestuurd naar hun inlogpagina. Vul je accountgegevens in voor de tool die je wilt toevoegen en je bent klaar. Vanaf nu kun je, wanneer je naar de Boekingspagina, Groepspoll of 1:1 gaat en videoconferenties selecteert, de tool gebruiken die je zojuist hebt gekoppeld.

Als je Doodle naar een hoger niveau wilt tillen en het echt in je workflow wilt integreren, kun je dat zonder te programmeren doen via Zapier. Net als bij videoconferenties: ga naar het tabblad ‘Apps en integraties’ in je accountinstellingen, klik onder Zapier op ‘Start setup’ en maak de Zaps die je nodig hebt.

Door Doodle en de Outlook-agenda te koppelen, krijg je weer grip op je dag en houd je tijd over voor belangrijkere zaken – zowel op je werk als privé.