Hoe de CDA meer dan 50 tandarts-vrijwilligers coördineert met veilig plannen in de eigen huisstijl
Doodle helpt de Canadian Dental Association een weg te vinden door de drukke agenda's van teams tandartsen.
Klaar om meer uit je tijd te halen? Bespreek het met een Doodle-expert.
De Canadian Dental Association is een non-profitorganisatie van 50 tandartsen en tandheelkundige professionals op vrijwillige basis, die samen meer dan 20.000 tandartsen in Canada vertegenwoordigen. Ze zijn voor het publiek de verenigde stem van de tandheelkunde: ze behartigen belangrijke kwesties rond mondgezondheid en coördineren bewustwordingsprogramma's die 37 miljoen Canadezen bereiken.
Daarnaast bieden ze talloze diensten en ondersteuning aan praktiserende tandartsen én studenten tandheelkunde. Het team van Doodle sprak met Dean Smith, IT-manager bij de CDA, over de uitdaging om vergaderingen in te plannen met een team van drukke tandartsen.
Een team tandartsen coördineren kan een uitdaging zijn
De CDA werkt met vrijwilligers die, als tandarts, niet de hele dag achter een computer zitten. Ze zijn druk met patiënten en hun praktijkuren zijn onvoorspelbaar. Het werk dat ze voor de CDA doen, vindt meestal 's avonds en in het weekend plaats. Dean vertelde ons dat er doorgaans 20 tandartsen in een commissie zitten en dat het vóór Doodle veel heen-en-weer kostte om iedereen samen te krijgen.
Hij herinnert zich dat ze de groep een e-mail stuurden met 5 mogelijke tijden en daarna alle reacties moesten samenvoegen. Nu ze een Doodle-poll versturen om een commissievergadering te organiseren, zien ze in het overzichtelijke tabeloverzicht meteen welke tijd voor iedereen het beste werkt. Dean zegt: “voor ons is het echt een tijdbesparing. Het maakt alles efficiënter.”
Doodle is perfect voor grote groepen én 1:1-afspraken
Zoals elke organisatie draait ook de CDA op dagelijkse 1:1-gesprekken en trainingssessies. Voor die terugkerende afspraken is Doodle 1:1 de ideale tool. Met Doodle 1:1 kies je meerdere tijdopties en stuur je die naar zoveel gasten als je wilt. Zodra een tijdslot is gekozen, staat het automatisch in jouw agenda en in die van je gast.
Voor je andere genodigden is dat tijdslot niet meer zichtbaar, dus je hoeft je nooit zorgen te maken over dubbele boekingen. Naast het gemak van een 1:1-afspraak plannen in twee stappen is Doodle ideaal om te plannen met mensen buiten je organisatie, wiens agenda je misschien niet kunt zien. Dean zegt dat Doodle in die situaties “cruciaal” is.
Gemaakt voor teams, groot en klein
Als hoofd IT beheert Dean de 50 Doodle-accounts van zijn team centraal vanuit zijn Doodle-dashboard. Het hele team profiteert van Premium-functies zoals deadlines voor polls, automatische herinneringen en professionele uitnodigingen in de huisstijlkleuren en met het logo van de CDA.
Doodle biedt Enterprise-klanten ook beveiliging van wereldklasse en single-sign-on-authenticatie. Daarnaast kan Doodle integreren met Zapier en met duizenden applicaties die bedrijven dagelijks gebruiken, waardoor het administratieve werk rond plannen tot nul wordt teruggebracht.
Toepassingen: Teamvergaderingen, externe stakeholders, 1:1-gesprekken, trainingssessies, evenementen