Semplici strategie per combattere la mentalità del silo

Avete mai sentito parlare di silo informativo? In pratica, è ciò che accade quando le informazioni e le idee sono chiuse, come il grano conservato in un silo. Dall'interno del silo, le informazioni sono facilmente accessibili, ma se ci si trova al di fuori del silo... beh, è una sfortuna. Sul posto di lavoro, la mentalità del silo si verifica quando i diversi reparti, team o uffici operano come silo di informazioni.

Se non riuscite a immedesimarvi in questa descrizione della mentalità del silo, allora è fantastico! È probabile che lavoriate in un ambiente comunicativo e collaborativo. Ma se state facendo un cenno di riconoscimento, non c'è bisogno di disperarsi. Esistono molte strategie comprovate per combattere la mentalità del silos e noi ne abbiamo trovate quattro tra le migliori.

Perfezionare ed enfatizzare la missione aziendale

Uno dei motivi per cui le grandi aziende sono spesso "silo" è che i diversi reparti possono lavorare per raggiungere obiettivi molto diversi. Il reparto IT di un'azienda di e-commerce, ad esempio, potrebbe essere concentrato sulla risoluzione dei bug del back-end, mentre il team del servizio clienti è impegnato a gestire le richieste e i resi dei clienti. Ogni team lavora per un obiettivo diverso, utilizzando processi e competenze diverse, al fine di raggiungere incentivi diversi. Secondo Entrepreneur, "per creare coesione, i membri del team devono avere una ragione convincente per far parte della missione aziendale". Ecco perché è così importante trovare una missione aziendale che leghi insieme questi obiettivi apparentemente disparati. Un'affermazione come "La nostra missione è quella di facilitare un'esperienza memorabile di vendita al dettaglio online nel settore del design indipendente" collega perfettamente gli obiettivi dei diversi reparti. Una volta articolata e perfezionata la missione aziendale, richiamatela durante le riunioni interdipartimentali: vi aiuterà a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

Incoraggiate il "comportamento senza confini".

Jack Welch, il leggendario amministratore delegato che ha guidato GE dal 1981 al 2001, odiava la mentalità del silos e sosteneva invece la "Boundaryless Organization", il suo termine. L'organizzazione senza confini si verifica quando vengono abbattute le barriere tra livelli gerarchici, reparti e funzioni lavorative, il che significa che i dipendenti possono collaborare tra i vari team e ricoprire diversi ruoli. È un approccio che può funzionare meglio per alcuni ambienti di lavoro che per altri, ma quasi tutti gli ambienti di lavoro potrebbero trarre beneficio dall'adozione di una delle tattiche senza confini di Welch: il Work-Out. In poche parole, il Work-Out facilita sessioni di lavoro di più giorni in cui le task force, composte da dipendenti di diversi reparti e da altre parti interessate, si concentrano sulla risoluzione di problemi o sull'attuazione di una nuova strategia. Queste sessioni si tengono a intervalli di 30 giorni per un periodo di 90 giorni. Welch ritiene che riunire un gruppo eterogeneo di dipendenti per concentrarsi su un obiettivo comune incoraggi un "comportamento senza confini" che a sua volta porta a un cambiamento organizzativo, aiutando "qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni, a comportarsi e a sentirsi come un'impresa più piccola, più agile e più resistente". Alla fine del processo, il gruppo di lavoro riferisce a tutta l'azienda in una riunione del municipio. A proposito...

Prova una riunione del Municipio

Il Town Hall è simile a una riunione di tutti i membri dell'azienda, in quanto tutti dovrebbero essere presenti, con una semplice modifica: consente un margine di feedback molto più ampio. Dal punto di vista del formato, prende spunto dalle riunioni in cui i consiglieri comunali parlano con i loro elettori, aprendo le linee di comunicazione per chiedere il loro contributo e affrontare le loro preoccupazioni. Workopolis offre alcuni consigli per organizzare un Town Hall efficace, tra cui: far circolare tutto il materiale con largo anticipo; consentire ai dipendenti di porre domande in forma anonima; distribuire moduli di feedback alla fine dell'incontro. Non è necessario organizzare un Municipio ogni settimana o ogni mese: in effetti, considerando la quantità di preparazione necessaria per realizzare un Municipio di successo, vi suggeriamo di programmarli con parsimonia. Tuttavia, se ben eseguito, un buon municipio dovrebbe creare un senso di comunità e di condivisione di intenti nel luogo di lavoro. Soprattutto, dimostra al vostro team che la direzione prende sul serio il feedback, la comunicazione e la collaborazione. Le ricerche dimostrano che la mentalità del silo spesso si diffonde a partire dalla dirigenza; un municipio consente ai dirigenti di modellare una cultura del lavoro cooperativa.

Non dimenticate i silos geografici

Quando si tiene il Town Hall, c'è una cosa che non si deve assolutamente dimenticare di fare: collegare tutti i lavoratori remoti o fuori sede e i team che lavorano in uffici diversi. Con la crescente accettazione del lavoro da remoto e la creazione di più uffici in tutto il mondo, è facile che si formino anche dei silos informativi geografici: è più che mai probabile che le aziende operino in luoghi e fusi orari diversi. Fortunatamente, la stessa tecnologia che consente di lavorare in remoto e fuori sede può essere utilizzata per combattere i silos geografici: formate un gruppo Slack per i lavoratori di più sedi e organizzate regolarmente riunioni o videoconferenze su Skype (tenendo conto dei diversi fusi orari) tra i dipendenti in sede e quelli fuori sede.

La mentalità del silos rende difficile la collaborazione e la comunicazione: fortunatamente, la creazione di una visione a livello aziendale, l'incoraggiamento di un comportamento senza confini e l'affinamento della strategia di riunione possono combattere gli effetti negativi di questa mentalità e creare una cultura del lavoro più sana.