बैठकों में समय बर्बाद करना बंद करें: उत्पादक और केंद्रित रहें

बैठकें उपयोगी होनी चाहिए, समय की बर्बादी नहीं। फिर भी, अक्सर वे बिना स्पष्ट लक्ष्यों के लंबी खिंच जाती हैं, जिससे प्रतिभागी निराश और अनमोटिवेटेड हो जाते हैं। हर कोई बहुत सारी बैठकें होने की शिकायत कर रहा है—अक्सर वही विषय दोहराए जाते हैं या लोगों को उन चर्चाओं को सुनने के लिए मजबूर किया जाता है जो उनके लिए प्रासंगिक नहीं होतीं।

अगर आप कभी किसी मीटिंग में बैठकर सोचते रहे हैं कि यह ईमेल क्यों नहीं हो सकती थी, तो अच्छी खबर यह है कि मीटिंग्स को सही दिशा में रखने और यह सुनिश्चित करने के सरल तरीके हैं कि वे वास्तव में मूल्य सृजन करें।

मूल्य सृजित करने वाली बैठकों का संचालन कैसे करें

बैठकें केवल तभी आयोजित करें जब वे वास्तव में आवश्यक हों और उनका एक स्पष्ट उद्देश्य हो। एक अच्छी बैठक तैयारी से शुरू होती है—जानें कि क्या चर्चा करनी है, एक स्पष्ट एजेंडा तय करें, और प्रमुख बिंदु पहले से साझा करें।

एक बार बैठक शुरू होने पर सभी का ध्यान बनाए रखें ताकि बातचीत सही दिशा में बनी रहे। समय बर्बाद होने से बचने के लिए योजना पर टिके रहें। समाप्त करने से पहले सुनिश्चित करें कि सभी को उनके अगले कदम पता हों और काम आगे बढ़ाने के लिए फॉलो-अप करें। एक संक्षिप्त पुनरावलोकन ईमेल सभी को एक ही पृष्ठ पर बनाए रखने में मदद करता है।

जब कोई बैठक उत्पादक नहीं होती, तो बिना असभ्य हुए बेहतर तरीके अपनाने के लिए प्रयास करना ठीक है। "यह समय की बर्बादी है" कहने के बजाय कहें, "क्या हम इस बैठक का उद्देश्य स्पष्ट कर सकते हैं?" या "हम इस चर्चा को अधिक क्रियान्वयन योग्य कैसे बना सकते हैं?" इससे ध्यान निराशा से हटकर समाधान खोजने पर केंद्रित हो जाता है।

आप अपनी बैठकों को संरचित करने के लिए 40/20/40, 7 का नियम और 25-5 नियम जैसे विभिन्न ढाँचों का भी उपयोग कर सकते हैं।

बैठकों के लिए 40/20/40 का नियम

40/20/40 नियम बैठकों को अधिकतम दक्षता के लिए संरचित करने में मदद करता है। इसका विचार यह है कि 40% प्रयास तैयारी में, 20% वास्तविक बैठक में, और 40% फॉलो-अप में लगाया जाना चाहिए। इसका मतलब है स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करना, प्रतिभागियों को तैयार रखना, और यह सुनिश्चित करना कि कार्रवाई बिंदु भूल न जाएँ। तैयारी और फॉलो-अप के बिना बैठक केवल एक बातचीत है, समय का उत्पादक उपयोग नहीं।

बैठकों में 7 का नियम

7 का नियम सुझाव देता है कि बैठकों में सात से अधिक प्रतिभागी नहीं होने चाहिए। जब कमरे में बहुत अधिक लोग होते हैं, तो निर्णय लेने की प्रक्रिया धीमी हो जाती है, चर्चाएँ भटक जाती हैं, और कुछ आवाज़ें दब जाती हैं। समूह को छोटा रखने से यह सुनिश्चित होता है कि हर कोई योगदान दे सके और निर्णय तेजी से लिए जा सकें।

बैठकों के लिए 25-50 नियम

25-50 नियम का सुझाव है कि बैठकें 25 या 50 मिनट से अधिक नहीं चलनी चाहिए। छोटी बैठकें प्रतिभागियों को जल्दी मुद्दे पर आने और सभी के समय का सम्मान करने के लिए मजबूर करती हैं। यदि कोई बैठक एक घंटे से कम में समाप्त नहीं हो सकती, तो संभवतः इसकी बेहतर योजना बनाने की आवश्यकता है या इसे छोटे सत्रों में विभाजित किया जा सकता है।

Doodle के साथ शेड्यूलिंग आसान बनाएं

समय कीमती है, और मीटिंग्स आपकी उत्पादकता में मदद करनी चाहिए—न कि नुकसान पहुँचाना। सबसे बड़ी समय बर्बादी में से एक है सभी के लिए उपयुक्त मीटिंग समय खोजने के लिए बार-बार चैट करना। यहीं पर Doodle काम आता है। ग्रुप पोल, साइन-अप शीट्स और बुकिंग पेज जैसे टूल्स के साथ, आप बिना किसी झंझट के जल्दी से मीटिंग्स सेट कर सकते हैं। Doodle आज़माएँ और आज ही अपने समय पर नियंत्रण पाएं।