Pare de perder tempo em reuniões: mantenha-se produtivo

As reuniões devem ser úteis, não uma perda de tempo. No entanto, com muita frequência, elas se arrastam sem objetivos claros, deixando os participantes frustrados e desmotivados. Todo mundo está reclamando do excesso de reuniões - muitas vezes abordando os mesmos tópicos ou forçando as pessoas a sentar e ouvir discussões que não são relevantes para elas.

Se você já participou de uma reunião e se perguntou por que não poderia ter sido um e-mail, a boa notícia é que existem maneiras simples de manter as reuniões sob controle e garantir que elas realmente criem valor.

Como realizar reuniões que geram valor

Só faça reuniões quando elas forem realmente necessárias e tiverem um objetivo claro. Uma boa reunião começa com a preparação - saiba o que precisa ser discutido, defina uma pauta clara e compartilhe os pontos principais com antecedência.

Uma vez iniciada a reunião, mantenha todos concentrados para que a conversa permaneça no rumo certo. Siga o plano para evitar perda de tempo. Antes de encerrar a reunião, certifique-se de que todos saibam quais serão as próximas etapas e faça o acompanhamento para manter o andamento da reunião. Um breve e-mail de recapitulação ajuda todos a permanecerem na mesma página.

Quando uma reunião não for produtiva, não há problema em insistir em uma abordagem melhor - sem ser rude. Em vez de dizer: "Isso é uma perda de tempo", tente dizer: "Podemos esclarecer o objetivo desta reunião?" ou "Como podemos tornar esta discussão mais prática?" Isso muda o foco da frustração para a busca de uma solução.

Você também pode usar diferentes estruturas, como a regra 40/20/40, a regra dos 7 e a regra 25-5, para estruturar suas reuniões.

A regra 40/20/40 para reuniões

A regra 40/20/40 ajuda a estruturar as reuniões para obter o máximo de eficiência. A ideia é que 40% do esforço deve ser dedicado à preparação, 20% à reunião e 40% ao acompanhamento. Isso significa definir objetivos claros, garantir que os participantes estejam preparados e assegurar que os itens de ação não sejam esquecidos. Uma reunião sem preparação e acompanhamento é apenas uma conversa, e não um uso produtivo do tempo.

A regra dos 7 nas reuniões

A regra dos 7 sugere que as reuniões não devem ter mais de sete participantes. Quando há muitas pessoas na sala, a tomada de decisões fica mais lenta, as discussões ficam sem foco e algumas vozes se perdem. Manter o grupo pequeno ajuda a garantir que todos possam contribuir e que as decisões sejam tomadas mais rapidamente.

A regra 25-50 para reuniões

A regra 25-50 sugere que as reuniões não devem durar mais do que 25 ou 50 minutos. Reuniões mais curtas obrigam os participantes a irem direto ao ponto rapidamente e a respeitar o tempo de todos. Se uma reunião não puder ser concluída em menos de uma hora, ela provavelmente precisa de um planejamento melhor ou pode ser dividida em sessões menores.

Facilite o agendamento com o Doodle

O tempo é valioso, e as reuniões devem ajudar - e não prejudicar - sua produtividade. Uma das maiores perdas de tempo é o vai-e-vem para encontrar um horário de reunião perfeito para todos. É aí que entra o Doodle. Com ferramentas como Group Polls, Sign-up Sheets e Booking Pages, você pode marcar reuniões rapidamente sem complicações. Experimente o Doodle e assuma o controle do seu tempo hoje mesmo.