Ne perdez plus de temps en réunion : restez productif

Les réunions devraient être utiles, et non une perte de temps. Pourtant, trop souvent, elles s'éternisent sans objectifs clairs, laissant les participants frustrés et démotivés. Tout le monde se plaint d'avoir trop de réunions, qui portent souvent sur les mêmes sujets ou obligent les participants à rester assis et à écouter des discussions qui ne les concernent pas.

Si vous avez déjà assisté à une réunion en vous demandant pourquoi il n'aurait pas été possible d'envoyer un courriel, la bonne nouvelle est qu'il existe des moyens simples de maintenir les réunions sur la bonne voie et de s'assurer qu'elles créent réellement de la valeur.

Comment organiser des réunions qui créent de la valeur

N'organisez des réunions que lorsqu'elles sont vraiment nécessaires et qu'elles servent un objectif précis. Une bonne réunion commence par sa préparation : sachez ce qui doit être discuté, établissez un ordre du jour clair et partagez les points clés à l'avance.

Une fois la réunion commencée, il faut veiller à ce que tout le monde reste concentré afin que la conversation reste sur la bonne voie. Respectez le plan pour éviter les pertes de temps. Avant de conclure, assurez-vous que tout le monde connaît les prochaines étapes et assurez un suivi pour que les choses continuent à avancer. Un bref courriel de récapitulation permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde.

Lorsqu'une réunion n'est pas productive, il n'y a pas de mal à demander une meilleure approche, sans pour autant être impoli. Au lieu de dire "C'est une perte de temps", essayez plutôt "Pouvons-nous clarifier l'objectif de cette réunion ?" ou "Comment pouvons-nous rendre cette discussion plus opérationnelle ?". Cela permet de passer de la frustration à la recherche d'une solution.

Vous pouvez également utiliser différents cadres tels que la règle des 40/20/40, la règle des 7 et la règle des 25-5 pour structurer vos réunions.

La règle des 40/20/40 pour les réunions

La règle 40/20/40 permet de structurer les réunions pour une efficacité maximale. L'idée est que 40 % des efforts doivent être consacrés à la préparation, 20 % à la réunion proprement dite et 40 % au suivi. Cela signifie qu'il faut fixer des objectifs clairs, veiller à ce que les participants soient préparés et s'assurer que les mesures à prendre ne sont pas oubliées. Une réunion sans préparation ni suivi n'est qu'une conversation et n'est pas une utilisation productive du temps.

La règle des 7 dans les réunions

La règle des 7 suggère que les réunions ne devraient pas compter plus de sept participants. Lorsqu'il y a trop de monde dans la salle, la prise de décision est ralentie, les discussions ne sont plus ciblées et certaines voix se perdent. Le fait de maintenir un groupe restreint permet à chacun d'apporter sa contribution et de prendre des décisions plus rapidement.

La règle des 25-50 pour les réunions

La règle des 25-50 suggère que les réunions ne devraient pas durer plus de 25 ou 50 minutes. Des réunions plus courtes obligent les participants à aller à l'essentiel rapidement et à respecter le temps de chacun. Si une réunion ne peut être achevée en moins d'une heure, il est probable qu'elle nécessite une meilleure planification ou qu'elle pourrait être divisée en sessions plus courtes.

Facilitez la planification avec Doodle

Le temps est précieux et les réunions doivent contribuer à votre productivité, et non pas lui nuire. L'une des plus grandes pertes de temps est le va-et-vient pour trouver une heure de réunion qui convienne à tout le monde. C'est là que Doodle intervient. Grâce à des outils tels que les sondages de groupe, les feuilles d'inscription et les pages de réservation, vous pouvez rapidement organiser des réunions sans vous compliquer la vie. Essayez Doodle et prenez le contrôle de votre temps dès aujourd'hui.