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Las reuniones deben ser útiles, no una pérdida de tiempo. Sin embargo, con demasiada frecuencia se alargan sin objetivos claros, dejando a los participantes frustrados y desmotivados. Todo el mundo se queja de que se celebran demasiadas reuniones, a menudo sobre los mismos temas u obligando a los asistentes a sentarse y escuchar debates que no son relevantes para ellos.
Si alguna vez ha asistido a una reunión preguntándose por qué no podría haber sido un correo electrónico, la buena noticia es que hay formas sencillas de mantener las reuniones en el buen camino y asegurarse de que realmente crean valor.
Cómo organizar reuniones que creen valor
Celebre reuniones sólo cuando sean realmente necesarias y tengan una finalidad clara. Una buena reunión empieza con la preparación: hay que saber qué hay que discutir, establecer un orden del día claro y compartir los puntos clave con antelación.
Una vez iniciada la reunión, mantén la atención de todos para que la conversación no se desvíe del tema. Cíñete al plan para no perder el tiempo. Antes de terminar, asegúrate de que todo el mundo sabe cuáles son los siguientes pasos y haz un seguimiento para que las cosas sigan avanzando. Un breve correo electrónico de recapitulación ayuda a todos a mantenerse en la misma línea.
Cuando una reunión no es productiva, no pasa nada por insistir en un enfoque mejor, sin ser grosero. En lugar de decir: "Esto es una pérdida de tiempo", prueba con: "¿Podemos aclarar el objetivo de esta reunión?" o "¿Cómo podemos hacer que esta discusión sea más práctica?". Esto cambia el enfoque de la frustración a la búsqueda de una solución.
También puedes utilizar diferentes marcos, como la regla 40/20/40, la regla de los 7 y la regla 25-5, para estructurar tus reuniones.
La regla 40/20/40 para las reuniones
La regla 40/20/40 ayuda a estructurar las reuniones para conseguir la máxima eficacia. La idea es que el 40% del esfuerzo se dedique a la preparación, el 20% a la reunión en sí y el 40% al seguimiento. Esto significa establecer objetivos claros, asegurarse de que los participantes están preparados y asegurarse de que no se olvidan los puntos de acción. Una reunión sin preparación ni seguimiento no es más que una conversación, no un uso productivo del tiempo.
La regla del 7 en las reuniones
La regla del 7 sugiere que las reuniones no deben tener más de siete participantes. Cuando hay demasiadas personas en la sala, la toma de decisiones se ralentiza, los debates se desenfocan y algunas voces se pierden. Mantener un grupo reducido ayuda a que todos puedan contribuir y a que las decisiones se tomen más rápidamente.
La regla 25-50 para las reuniones
La regla 25-50 sugiere que las reuniones no duren más de 25 ó 50 minutos. Las reuniones más cortas obligan a los participantes a ir rápidamente al grano y a respetar el tiempo de todos. Si una reunión no se puede cerrar en menos de una hora, es probable que haya que planificarla mejor o dividirla en sesiones más pequeñas.
Facilita la planificación con Doodle
El tiempo es valioso, y las reuniones deben ayudar a tu productividad, no perjudicarla. Una de las mayores pérdidas de tiempo son las idas y venidas para encontrar una hora de reunión perfecta para todos. Ahí es donde entra Doodle. Con herramientas como las encuestas de grupo, las hojas de inscripción y las páginas de reservas, puedes organizar reuniones rápidamente y sin complicaciones. Prueba Doodle y toma el control de tu tiempo hoy mismo.
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