Hold op med at spilde tid på møder: Vær produktiv

Møder skal være nyttige, ikke spild af tid. Alligevel trækker de alt for ofte i langdrag uden klare mål og efterlader deltagerne frustrerede og umotiverede. Alle klager over, at der er for mange møder - ofte om de samme emner, eller at folk tvinges til at sidde og lytte til diskussioner, som ikke er relevante for dem.

Hvis du nogensinde har siddet til et møde og undret dig over, hvorfor det ikke kunne have været en e-mail, er den gode nyhed, at der er enkle måder at holde møderne på sporet og sikre, at de rent faktisk skaber værdi.

Sådan holder du møder, der skaber værdi

Hold kun møder, når der virkelig er brug for dem, og når de tjener et klart formål. Et godt møde starter med forberedelse - vid, hvad der skal diskuteres, sæt en klar dagsorden, og del de vigtigste punkter på forhånd.

Når mødet starter, skal du holde alle fokuserede, så samtalen forbliver på sporet. Hold dig til planen for at undgå spildtid. Før du afslutter, skal du sørge for, at alle kender de næste skridt og følger op på dem for at holde tingene i gang. En kort opsamlingsmail hjælper alle med at holde sig på samme side.

Når et møde ikke er produktivt, er det okay at presse på for en bedre tilgang - uden at være uhøflig. I stedet for at sige: "Det her er spild af tid", så prøv: "Kan vi præcisere målet med dette møde?" eller "Hvordan kan vi gøre denne diskussion mere handlingsorienteret?" Det flytter fokus fra frustration til at finde en løsning.

Du kan også bruge forskellige rammer som 40/20/40, 7-reglen og 25-5-reglen til at skabe struktur på dine møder.

40/20/40-reglen til møder

40/20/40-reglen hjælper med at strukturere møder for at opnå maksimal effektivitet. Ideen er, at 40 % af indsatsen skal gå til forberedelse, 20 % til selve mødet og 40 % til opfølgning. Det betyder, at man skal sætte klare mål, sikre, at deltagerne er forberedte, og sørge for, at handlingspunkter ikke bliver glemt. Et møde uden forberedelse og opfølgning er bare en samtale og ikke en produktiv brug af tid.

7-reglen i forbindelse med møder

7-reglen siger, at der ikke bør være mere end syv deltagere i et møde. Når der er for mange mennesker i lokalet, går beslutningsprocessen langsommere, diskussionerne bliver ufokuserede, og nogle stemmer går tabt. At holde gruppen lille hjælper med at sikre, at alle kan bidrage, og at beslutninger kan træffes hurtigere.

25-50-reglen for møder

25-50-reglen siger, at møder ikke bør vare længere end 25 eller 50 minutter. Kortere møder tvinger deltagerne til at komme hurtigt til sagen og respektere alles tid. Hvis et møde ikke kan afsluttes på under en time, skal det sandsynligvis planlægges bedre eller deles op i mindre sessioner.

Gør planlægningen nemmere med Doodle

Tid er værdifuld, og møder skal hjælpe - ikke skade - din produktivitet. En af de største tidsrøvere er frem og tilbage for at finde et mødetidspunkt, der er perfekt for alle. Det er her, Doodle kommer ind i billedet. Med værktøjer som gruppeafstemninger, tilmeldingsark og bookingsider kan du hurtigt sætte møder op uden besvær. Prøv Doodle, og tag kontrol over din tid i dag.