L'importance de fixer l'ordre du jour des réunions

Combien de fois avez-vous assisté à une réunion, frustré par le manque d'organisation et le va-et-vient constant de différents sujets ? Eh bien, vous n'êtes pas le seul. Selon Insider, 37 milliards de dollars sont perdus en Amérique chaque année à cause de réunions improductives. Cela représente environ un tiers ou 3,6 millions chaque jour.

Ce qui est fou, c'est que... il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Les PDG, les chefs d'entreprise et les entrepreneurs ont déjà une forte demande pour leur temps, il est donc stupide pour eux de ne pas gérer leur temps efficacement avec un ordre du jour. En établir un permet de s'assurer que les réunions se concentrent sur ce qui est important, qu'elles restent sur la bonne voie, qu'elles permettent de prendre de meilleures décisions et qu'elles sont productives.

Les avantages de l'établissement d'un ordre du jour

L'un des avantages de l'établissement d'un ordre du jour pour les réunions est l'augmentation de la productivité. Lorsque vous avez un plan clair en place, cela aide tout le monde à rester concentré et sur la bonne voie. Cela signifie que moins de temps est perdu à sauter autour de différents sujets de manière erratique et plus est consacré à atteindre les objectifs de la réunion.

Mais l'augmentation de la productivité n'est pas le seul avantage car un ordre du jour aide également à la gestion du temps. En soulignant les points qui doivent être discutés et le temps alloué à chacun d'eux, vous pouvez vous assurer que la réunion respecte le temps imparti. Cela peut être particulièrement important pour les chefs d'entreprise et les entrepreneurs très occupés qui ont beaucoup à faire et ne peuvent pas se permettre de passer des heures en réunion. La gestion du temps peut également bénéficier d'un outil de planification comme Doodle. Lorsque vous faites un sondage, vous pouvez réunir des personnes en quelques minutes sans avoir à envoyer de nombreux courriels.

Vous devriez également constater que l'établissement d'un ordre du jour peut améliorer la concentration et la clarté. Avec un aperçu clair des sujets à traiter, chacun peut se préparer et venir à la réunion prêt à discuter et à contribuer. Très important pour s'assurer que les questions essentielles ne sont pas négligées.

Une communication inefficace peut souvent être à l'origine de nombreux problèmes qui surviennent lors des réunions, mais avec un ordre du jour clair, vous constaterez que cela peut être surmonté. En listant les sujets dans l'ordre dans lequel ils seront abordés, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les PDG trouveront cela particulièrement utile lorsqu'ils organisent de grandes réunions ou pour les équipes travaillant à distance.

Comment créer un agenda efficace ?

Vous avez donc décidé de commencer à établir des ordres du jour pour vos réunions. C'est une bonne idée. Mais par où commencer ? Voici quelques conseils pour vous aider :

Déterminer le but et les objectifs de la réunion. Avant de commencer à mettre en place un ordre du jour de réunion, vous devez savoir ce que vous voulez accomplir. Réfléchissez à ce qui doit être discuté et aux décisions qui doivent être prises. N'oubliez pas que tout ne doit pas être décidé sur-le-champ. Cela vous aidera à déterminer les points à inclure et le temps à allouer à chacun.

Invitez les participants nécessaires. Veillez à inclure toute personne qui doit prendre part à la discussion ou qui sera affectée par les décisions prises. C'est aussi une bonne idée d'envoyer l'ordre du jour à tous les participants à l'avance afin qu'ils puissent venir préparés.

Déterminez la durée de la réunion : soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin pour traiter tous les points de l'ordre du jour. Si vous avez beaucoup de choses à discuter, vous pouvez envisager de programmer une réunion plus longue ou de la diviser en plusieurs sessions. Un outil comme Doodle vous aidera à trouver un moment qui convient à tout le monde.

Ordre les points par priorité. Cela vous permettra de vous assurer que les sujets les plus importants sont abordés en premier au cas où vous manqueriez de temps. Vous pouvez également envisager de regrouper les sujets similaires afin de pouvoir traiter les sujets de moindre priorité en même temps et rendre la réunion plus cohérente.

Inclure des pauses et permettre la flexibilité. Il est important de donner aux gens la possibilité de se dégourdir les jambes et de se recentrer, alors pensez à inclure des pauses dans votre agenda. De plus, il est bon de laisser une certaine flexibilité dans le programme au cas où quelque chose d'important surviendrait et devrait être discuté.

En plus de tous ces conseils, n'oubliez pas d'être ouvert à l'ajustement de l'ordre du jour si nécessaire. Et n'oubliez pas de revoir et mettre à jour vos agendas régulièrement pour vous assurer qu'ils continuent à répondre aux besoins de votre équipe. Si vous êtes un PDG ou un entrepreneur, le temps est précieux et vous ne voulez pas le gaspiller avec des agendas périmés.

Comment faites-vous pour vous y tenir ?

Vous avez votre ordre du jour et vous êtes confiant pour la réunion, mais comment vous assurer que les gens s'y tiennent ?

Désignez un animateur. Envisagez de nommer quelqu'un qui puisse modérer la réunion. Cette personne peut aider à maintenir la conversation sur la bonne voie, arrêter les conversations secondaires inutiles et s'assurer que tous les points de l'ordre du jour sont couverts.

Encouragez la participation et la discussion, mais restez concentré. Il est important de permettre aux gens d'exprimer leurs pensées, mais il est également vital de s'en tenir au sujet traité. Encouragez chacun à s'exprimer et évitez de laisser une personne dominer la conversation. Une variété de voix va aider les chefs d'entreprise et les entrepreneurs à prendre de meilleures décisions quand il faut en prendre une.

Utilisez un minuteur. Pour vous aider à garder la notion du temps, pensez à utiliser un minuteur ou à programmer des alarmes sur votre téléphone pour vous indiquer quand il est temps de passer au point suivant de l'ordre du jour.

Soyez flexible. Bien qu'il soit important de respecter l'ordre du jour autant que possible, une trop grande rigidité va frustrer la productivité. Soyez flexible et ouvert à l'ajustement de l'ordre du jour si nécessaire. Si un problème important survient et doit être abordé, n'ayez pas peur de vous écarter du plan.

L'objectif d'un ordre du jour est d'aider à guider la conversation, et non de la dicter. Soyez donc ouvert aux commentaires et aux réactions de votre équipe. S'il s'agit d'une réunion récurrente cela aidera les réunions suivantes à être plus efficaces.

Ne laissez pas votre réunion rejoindre les millions d'autres qui laissent les participants frustrés et incertains des prochaines étapes. Envisagez de créer un ordre du jour dans le cadre de votre planification et organisez des réunions plus efficientes et efficaces.