Hvordan udarbejder man en effektiv dagsorden?
Så du har besluttet at begynde at opstille dagsordener til dine møder. Det er godt. Men hvor starter du? Her er et par tips til at hjælpe dig i gang:
*Før du kan begynde at sammensætte en dagsorden for et møde, skal du vide, hvad du vil opnå. Overvej, hvad der skal drøftes, og hvilke beslutninger der skal træffes. Husk, at ikke alt skal besluttes der og der. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvilke punkter du skal medtage, og hvor meget tid du skal afsætte til hvert punkt.
Invitér de nødvendige deltagere. Sørg for at inddrage alle, der har brug for at deltage i diskussionen eller som vil blive påvirket af de trufne beslutninger. Det er også en god idé at sende dagsordenen til alle deltagere på forhånd, så de kan komme forberedt.
Festlæg mødets længde. Vær realistisk med hensyn til, hvor meget tid du skal bruge til at dække alle punkterne på dagsordenen. Hvis du har meget at diskutere, kan du overveje at planlægge et længere møde eller at dele det op i flere møder. Et værktøj som Doodle vil hjælpe dig med at finde et tidspunkt, der fungerer for alle.
Order punkterne efter prioritet Dette vil hjælpe dig med at sikre, at de vigtigste emner bliver diskuteret først, hvis du skulle løbe tør for tid. Du kan også overveje at gruppere lignende punkter sammen, hvis du kan få afsluttet ting af lavere prioritet på samme tid og gøre mødet mere sammenhængende.
Inkluder pauser og giv plads til fleksibilitet. Det er vigtigt at give folk en chance for at strække benene og fokusere igen, så overvej at inkludere pauser i din dagsorden. Derudover er det en god idé at give lidt fleksibilitet i tidsplanen, hvis der dukker noget vigtigt op, som skal drøftes.
Ud over alle disse tips skal du huske at være åben over for at justere dagsordenen efter behov. Og glem ikke at gennemgå og opdatere dine dagsordener regelmæssigt for at sikre, at de fortsat opfylder dit teams behov. Hvis du er administrerende direktør eller iværksætter, er tid kostbar, og du ønsker ikke at spilde den med forældede dagsordener.