Ville d'Arvada

Une étude sur l'expérience des utilisateurs de Doodle

La petite équipe du conseil municipal d'Arvada, dans le Colorado, a pour mission de répondre aux divers besoins municipaux des plus de 100 000 habitants d'Arvada, en s'occupant de tout, des services de police aux initiatives de développement durable. Lorsque nous nous sommes entretenus avec Charise Canales, responsable de l'engagement des quartiers au sein du bureau du directeur municipal d'Arvada, elle s'est montrée franche quant au rôle important que jouent les réunions dans son travail quotidien. Elle nous a expliqué que son rôle "implique généralement de coordonner un grand nombre de réunions, comme c'est le cas pour n'importe quel travail municipal". En outre, nombre de ces réunions sont organisées avec des parties prenantes externes, qu'il s'agisse de collaborateurs d'entreprises ou de simples citoyens. L'organisation de réunions fréquentes avec divers groupes d'invités externes peut rapidement entraîner des problèmes de planification. Mais la ville d'Arvada rationalise sa planification grâce à Doodle Premium. Selon Charise, "nous utilisons Doodle en permanence.

Doodle permet de planifier facilement des réunions externes à l'aide d'un logiciel de calendrier.

Les réunions internes de la ville d'Arvada sont faciles à planifier parce que tout le monde au bureau utilise le même calendrier. Comme l'explique Charise, "il suffit de consulter le calendrier de chacun pour trouver un créneau libre". Les réunions avec les parties prenantes externes étaient plus difficiles à organiser. Carise se souvient d'avoir essayé d'organiser de grandes réunions externes par courrier électronique : Il y avait beaucoup d'allers-retours : "Cette heure me convient, mais elle ne convient pas à cette personne. C'était l'âge des ténèbres. Aujourd'hui, "s'il s'agit de parties prenantes externes", dit Charise, "c'est à ce moment-là que nous utilisons Doodle". Avec Doodle Premium, après qu'un rapide sondage Doodle a déterminé l'heure d'une réunion, celle-ci est automatiquement inscrite dans les calendriers des participants. Charise estime que son équipe gagne 3 heures par semaine depuis qu'elle est passée à la planification de réunions externes par le biais d'un plan d'équipe Doodle.

Le coup d'envoi du recensement 2020

Plus le projet est important, plus la planification des réunions peut être un casse-tête. Et il n'y a pas de projet plus important que le recensement d'une ville ! Au bureau du directeur municipal, le personnel se prépare au recensement de 2020. Pour commencer, ils sont en train de former un comité de comptage complet, composé d'environ 70 leaders communautaires, afin de sensibiliser la population d'Arvada au recensement. Comme l'admet Charise, "réunir autant de personnes dans une pièce est un défi". Mais Doodle Premium leur a permis de démarrer rapidement, et ils ont déjà programmé et organisé avec succès la première session de formation du comité. Lorsqu'il s'agira de faire le point avec le Comité du Compte Complet, il n'y aura pas de doute : ils utiliseront à nouveau Doodle.

Les rappels changent la donne

Lorsque des participants ne répondent pas à des invitations à des réunions, cela représente beaucoup de travail de les relancer individuellement. Pour Charise, rappeler aux gens de confirmer leur disponibilité pour une réunion était une tâche frustrante qui prenait beaucoup de temps. Surtout lorsque nous avions des réunions très importantes et que je n'arrivais à faire répondre que quelques personnes. Mais avec Doodle Premium, elle peut fixer des délais pour chaque demande d'invitation à une réunion qu'elle envoie et envoyer des rappels automatiques à tous ceux qui n'ont pas répondu au sondage - sans aucun travail supplémentaire de sa part.

Cas d'utilisation : Réunions d'équipe, parties prenantes externes, réunions individuelles, sessions de formation.