How to Use Virtual Pitch Meetings to Win New Business

C'est la faute de Mad Men. C'est la faute aux profits gonflés de Madison Avenue. Ou encore au premier directeur d'agence qui a prononcé la phrase "Pourquoi faire cette réunion de présentation par téléphone alors que nous pouvons venir et la faire sur place ?".

Quelle qu'en soit la cause, le résultat est le même : chaque fois qu'une agence lance une nouvelle affaire, on attend d'elle qu'elle le fasse en personne et souvent en masse. Mais pour avoir été des deux côtés de cette étrange équation - à la fois lanceur et pitché, si vous voulez - je me suis longtemps demandé pourquoi ce rite étrangement anachronique reste au centre de la dynamique client-agence.

Cela avait un sens il y a quelques années, bien sûr. Faxer des présentations et réunir les deux groupes autour d'un téléphone n'est guère propice à la réflexion créative. Cependant, nous disposons aujourd'hui de la technologie nécessaire pour organiser facilement des réunions de présentation virtuelles et engageantes, mais nous persévérons dans les coûteuses présentations en personne. Et elles sont coûteuses. Un rapport du magazine britannique Campaign a révélé que les agences engloutissaient jusqu'à 83 000 euros dans la prospection d'un seul client.

Le problème se résume à un seul mot : la chimie. Selon le cabinet de conseil en marketing AAR Group, l'alchimie entre la marque et l'agence figure toujours parmi les cinq principales raisons pour lesquelles une agence réussira lors d'une réunion de présentation, tout comme le sentiment "qu'ils comprennent ce que nous essayons de faire".

Il est difficile de contester qu'il est plus facile de créer un lien avec quelqu'un lorsque vous le regardez dans les yeux, lui serrez la main et partagez peut-être même un repas avec lui. Ainsi, dès qu'une agence met ses meilleurs éléments dans un taxi, un train ou un avion pour se rendre au siège du client, toutes les agences doivent faire de même. En ce sens, COVID-19 a été un grand niveleur.

Parcourez la presse marketing et vous trouverez des articles d'opinion de dirigeants d'agences expliquant comment ils ont adapté leurs réunions de présentation pour l'ère de la pandémie. Cependant, la quasi-totalité de ces patrons se lamentent sur la perte du pitching en personne et considèrent le pitch virtuel pour les nouvelles affaires comme un inconvénient temporaire, mais nécessaire. C'est là que se trouvent les opportunités de rupture les plus significatives.

L'agence numérique et le numérique

Pourquoi ne pas être l'agence qui non seulement accepte le pitch virtuel comme une nouvelle réalité, mais qui l'adopte ? Construisez votre processus de présentation autour d'elle. Soyez fier que, même lorsque la pandémie sera dans le rétroviseur et que nous retournerons tous dans nos bureaux, le pitch virtuel sera votre nouvelle norme. Vous ne l'utiliserez peut-être pas pour toutes vos réunions de présentation, mais ce sera sans aucun doute une arme puissante dans votre arsenal.

Tout comme le travail à distance n'est pas inférieur au travail sur place, la présentation virtuelle de nouveaux contrats est simplement une autre option et n'est pas intrinsèquement meilleure ou pire qu'une présentation en personne. Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients. Et il est bon de se rappeler que, plutôt que d'être le parent pauvre de l'approche en personne, l'approche virtuelle présente plusieurs avantages évidents :

• Notre propre rapport 2019, The State of Meetings, a révélé que 71 % des professionnels perdent du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou annulées. La réunion de pitch typique est beaucoup trop longue, le processus s'éternise et les deux ont tendance à impliquer trop de personnes. Considérez la présentation virtuelle comme un exercice de rationalisation.

• Le simple fait de trouver un moment où tout le monde est disponible (se rendre chez le client nécessite une fenêtre beaucoup plus grande) est un cauchemar. Si quelqu'un de l'un ou l'autre côté doit annuler à la dernière minute en raison d'un problème médical imprévu ou s'il est bloqué dans une autre ville, tout le processus doit recommencer. Rejoindre une réunion de présentation en ligne est plus facile, surtout si l'on utilise un meeting scheduler.

• Les déplacements sont coûteux et prennent du temps. Rassurez le client en lui disant que travailler et se réunir virtuellement est dans votre ADN et que vous préférez passer ce temps supplémentaire à travailler sur leurs projets et faire profiter vos clients des économies réalisées.

• Enfin, une fois que vous avez éliminé les effets théâtraux de la présentation au client - mais pas tous (nous y reviendrons plus tard) - la présentation et le travail doivent parler d'eux-mêmes.

Les réunions virtuelles peuvent faire beaucoup pour améliorer votre activité, mais les gens continuent à avoir des réserves. Dans notre rapport sur L'état des réunions, nous avons également découvert que trois quarts des professionnels préfèrent les réunions de présentation en face à face aux appels ou aux chats vidéo. Une partie du défi du pitching virtuel consiste à aider les clients à surmonter des années d'expérience de mauvaises conférences en ligne.

Le pitching virtuel : Les principes de base

Au cours de nos recherches, nous avons découvert que les trois principales causes de réunions inefficaces, classées en fonction du niveau d'irritation des participants, étaient les suivantes :

• Réunions inefficaces ou mauvaise organisation (89 %)

• Les conférences téléphoniques dont la réception est mauvaise (88%)

• Les réunions vidéo avec des problèmes techniques (86 pour cent)

La résolution de ces problèmes est essentielle pour convaincre les cadres de la valeur des réunions virtuelles de présentation. Les cadres nous ont également dit que, selon eux, les éléments essentiels à la réussite des réunions étaient les suivants :

• des objectifs clairement définis (72 %)

• Un ordre du jour clair (67%)

• un nombre minimal de personnes dans la salle (35 %)

• Des supports visuels dans la présentation, tels que des vidéos (27 %).

Mais quels sont les autres conseils et astuces fondamentaux dont les agences numériques devraient être obsédées pour s'assurer qu'elles sont productives lorsqu'elles font des présentations et travaillent à distance ?

1. Utilisez un planificateur de réunion qui permet à chacun de choisir le meilleur moment, de préférence avec leurs calendriers en ligne intégrés, pour rendre l'organisation de la réunion indolore.

2. Assurez-vous que tous les participants à la réunion de présentation disposent d'une excellente connexion Internet.

3. Même si vous utilisez Zoom en interne et que vous envoyez toujours les invitations, assurez-vous que vous connaissez tous et êtes à l'aise avec Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx et tout autre fournisseur de plateforme de réunion important. Cela signifie que vous avez leurs applications sur votre ordinateur portable, que vous avez vérifié les paramètres audio et micro et que vous savez exactement où se trouvent les boutons "Présenter" et "Muet".

4. Investissez dans l'aspect visuel. Votre bureau à domicile et la façon dont vous apparaissez à l'écran revêtent désormais une importance subliminale énorme - un mur blanc et le micro de votre ordinateur portable ne suffisent pas lors d'une réunion de présentation à un client. Prenez le temps de rendre votre arrière-plan attrayant et accueillant - une bibliothèque en arrière-plan est toujours populaire, mais vous pouvez même ajouter un bouquet de fleurs coloré. C'est aussi le moment d'investir dans une lampe circulaire et un microphone de qualité podcast pour vous assurer que vous avez l'air et le son de l'agence la plus soignée dans le processus de présentation.

5. Tous les participants de l'agence doivent rejoindre l'appel séparément, même s'ils se trouvent dans le même bâtiment que leurs collègues. Comme Claude Zdanow, fondateur et PDG de The Stadiumred Group expliqué à Campaign US : "La tenue d'un appel vidéo de groupe, où plusieurs personnes sont assises autour d'une table et regardent fixement une caméra, tend à donner à chacun l'impression qu'il regarde fixement l'abîme d'une pièce sans contact visuel direct, et cela enlève l'importance de créer une chimie de personne à personne."

6. Une réunion de présentation virtuelle exige la même étiquette qu'une réunion en personne. Toute votre équipe doit être experte dans l'utilisation du bouton "mute". Si vous ne parlez pas, mettez-vous en sourdine. Il en va de même pour les alertes de notification sur vos différents appareils.

Conseils avancés pour une bonne présentation au client virtuel

Une fois les détails réglés, il ne reste plus qu'à s'amuser : gagner la présentation. Une fois que vous avez programmé l'entretien virtuel, le reste dépend de l'acceptation et de l'intériorisation par l'ensemble de l'agence d'une affirmation simple : tout comme les campagnes numériques ne sont pas des campagnes télévisées sur un ordinateur portable, une réunion d'entretien virtuel n'est pas la même chose qu'un entretien en personne réalisé en ligne.

Si vous percevez le support comme un avantage plutôt que comme un obstacle et que vous vous concentrez sur ce que la technologie vous permet de réaliser, vous placerez rapidement votre agence en tête du peloton.

• Tous les participants de l'agence peuvent changer leurs avatars pour leurs produits préférés fabriqués par le client.

• Utilisez la possibilité de créer des arrière-plans pour montrer votre amour de la marque, qu'il s'agisse de son logo accroché au mur comme œuvre d'art ou d'une maison remplie de ses produits.

• Complétez la réunion de présentation par des éléments audiovisuels qui créent un effet dramatique.

• Vous pouvez aussi renverser la technologie et utiliser le courrier postal pour envoyer à chaque participant un accessoire ou une version imprimée de la présentation.

Séparer les meilleurs des autres

Certaines agences considèrent le pitch virtuel comme une excuse pour réduire les coûts et consacrer moins de temps et d'efforts à la présentation au client. Cela donne un avantage énorme aux agences qui pratiquent le pitching virtuel. Sans l'avantage de pouvoir lire dans une salle ou de voir les signaux de ses collègues, les réunions de pitch virtuel doivent être pratiquées encore et encore, en accordant une attention particulière au passage d'un orateur à l'autre. Il est plus difficile de retenir l'attention lors d'une réunion virtuelle qu'en personne, c'est pourquoi une histoire claire et bien racontée est essentielle.

Le fait de repenser votre processus de présentation pour qu'il soit plus conversationnel peut également maintenir l'intérêt des clients. La plupart des cadres supérieurs déclarent passer 20 heures par semaine ou plus en réunion - la plupart du temps virtuelles de nos jours - en les faisant participer activement à la présentation du client, vous vous assurez qu'ils sont attentifs et qu'ils se souviennent de votre présentation plutôt que d'autres présentations à sens unique.

Enfin, l'établissement du profil du client et de ses participants peut vous aider à créer une chimie malgré la distance qui vous sépare. Chaque membre de votre équipe doit savoir qui sera présent à la réunion de présentation, ce qu'il cherchera à en retirer, comment il prendra sa décision et comment établir une relation de confiance avec chacun d'eux. Le responsable du commerce électronique n'aura probablement pas les mêmes besoins que le CMO. Veillez à ce que les deux se sentent vus et compris.

La pandémie a, à bien des égards, rendu le processus de présentation plus égalitaire. L'agence qui prépare l'offre la meilleure et la mieux construite a plus de chances de gagner qu'auparavant. Toutefois, si vous parvenez à convaincre les clients que la tenue de réunions de présentation virtuelles est dans l'intérêt de leur temps, de leur budget et de leur commodité, vous serez en mesure d'acquérir de nouvelles affaires par le biais de présentations virtuelles bien au-delà de ces jours de pandémie.

Si votre entreprise est en train de passer aux réunions en ligne et cherche des moyens de maîtriser vos présentations virtuelles aux clients, les fonctions avancées de planification de Doodle (https://doodle.com/en/features/) peuvent vous aider à accélérer cette transition. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations sur l'amélioration de la productivité organisationnelle liée aux réunions.